Interpretacja ogólna Ministra Finansów w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów

Informacyjnie …

W świetle art. 24a ust. 1 ustawy o PIT osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, wykonujące działalność gospodarczą, są obowiązane prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów, albo księgi rachunkowe, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy.

Z dyspozycji art. 22 ust. 6b ustawy o PIT wynika, że w przypadku podatników prowadzących PKPiR, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu.

Zasady prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r., poz. 2544).

Jakie wątpliwości związane z prowadzeniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów wyjaśnił Minister Finansów?

W wydanej interpretacji ogólnej Minister Finansów wyjaśnił:

„czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony”. Tak może być wtedy, gdy „podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu zgodnie z przepisami art. 22 ustawy PIT, po dacie jego wystawienia. Dokonywanie zapisów w porządku chronologicznym jest również utrudnione dla biura rachunkowego z powodu późnego przekazywania przez podatnika dowodów stanowiących podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu”.

Jakie stanowisko przyjął Minister Finansów?

Powołując się na przepis art. 22 ust. 6b ustawy PIT Minister Finansów wyjaśnił, że:

„ Powyższy przepis nie oznacza więc, że tylko w dniu wystawienia dowodu stanowiącego podstawę zaksięgowania (ujęcia) w PKPiR, podatnik ma prawo do potrącenia tego kosztu”.

Dlatego też:

„(…) dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w PKPiR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika bądź przekazany do biura rachunkowego.

Powinno to nastąpić do końca roku podatkowego, w którym (…) koszt ten może być potrącony”.

Jak wyjaśnił Minister Finansów księgując ten dowód w pkpir, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Zgodnie z objaśnieniami do pkpir, jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu (datę poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu albo datę zestawienia sprzedaży). Zatem, późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia, o której mowa w art. 22 ust. 6b ustawy PIT.

Ponadto, zdaniem Ministra, w przypadku dowodu księgowego otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w pkpir w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze.

Źródło: Interpretacja ogólna Nr DD2.8202.3.2022 Ministra Finansów z dnia 23 lutego 2023 r. w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów (Dz.u. Min.Fin. z dnia 2 marca 2023 r., poz. 21).

Stan prawny na dzień 17 marca 2023 roku

Małgorzata Gach

Wanda Książek