Monitoring w zakładzie pracy

Obraz  Joseph Mucira z  Pixabay

Monitoring w zakładzie pracy – ogólnie

Zagadnienia związane z możliwością wprowadzenia monitoringu w zakładzie pracy zostały uregulowane w art. 22² kodeksu pracy.

Zgodnie z tym przepisem, pracodawca może wprowadzić nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających nagrywanie obrazu, jeżeli jest to niezbędne do: zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienia mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie „środki techniczne umożliwiające rejestrację obrazu” wyklucza możliwość użycia przez pracodawcę urządzeń rejestrujących dźwięk. Należy zwrócić szczególną uwagę na fakt, że wymienione w przepisie przyczyny z powodu których pracodawca może założyć monitoring, stanowią katalog zamknięty[1]. Oznacza to, że zakazane jest monitorowanie zakładu pracy z jakichkolwiek innych powodów.

Ww. przepis art. 22² § 1 KP stanowi, że:

„Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę, pracodawca może wprowadzić szczególny nadzór nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu (monitoring)”.

Monitoring w zakładzie pracy – gdzie jest wykluczony

Co do zasady nie powinno się monitorować pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, jednak jest to dopuszczalne pod pewnymi warunkami określonymi w przepisach.

Natomiast należy pamiętać, że zakładanie monitoringu w pomieszczeniach, które są udostępniane zakładowej organizacji związkowej, jest prawnie zakazane co ma na celu realizację zasady wolności i niezależności związków zawodowych[2].

Jak wprowadzić monitoring w zakładzie pracy?

Decydując się na wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Pierwszą z nich jest konieczność poinformowania o tym fakcie pracowników przynajmniej na dwa tygodnie przed jego uruchomieniem. Przepisy nie regulują formy, w jakiej należy to zrobić, ustawodawca zapewnia pracodawcy w tej kwestii dowolność. Co jednak istotne, zgodnie z § 6 omawianego przepisu, pracodawca jest obowiązany do ustalenia celu, zakresu oraz sposobu zastosowania monitoringu. Powyższe informacje powinny zostać określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo obwieszczeniu. K. Baran w Komentarzu do Kodeksu Pracy wskazuje, że:

„zadaniem pracodawcy jest więc jedynie konkretyzacja tych celów i ustalenie ich w sposób adekwatny do monitorowanych przestrzeni.  Jest zatem wysoce prawdopodobne, że cele te będą odmienne dla różnych obszarów na terenie tego samego zakładu pracy. Zakres monitoringu sprowadza się w zasadzie do obrazu, co również dookreśla ustawa. Przedmiotem zarejestrowanych obrazów będzie wizerunek pracownika, co musi być jasne i zrozumiałe dla monitorowanego pracownika. Należy jednak dookreślić, w jakich konkretnie przestrzeniach obraz będzie rejestrowany. Zasięg zainstalowanych kamer bądź innych środków rejestracji obrazu ma zatem również być przedmiotem wspomnianych ustaleń. Określenia wymaga wreszcie sposób zastosowania monitoringu. Chodzi tu zapewne o wskazanie środków, jakie planuje wdrożyć pracodawca w celu nadzorowania określonego obszaru, oraz zasad korzystania z nich (m.in. częstotliwości podejmowanych czynności kontrolnych)”[3].

W przypadku nowo zatrudnionego pracownika, konieczne jest pisemne poinformowanie go o celach, zakresie oraz sposobie stosowania monitoringu jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy.

Oprócz powyższych obowiązków w zakresie indywidualnego poinformowania pracowników o uruchomieniu monitoringu, ustawodawca nakłada na pracodawcę dodatkowo obowiązek oznaczenia monitorowanych pomieszczeń za pomocą znaków lub ogłoszeń dźwiękowych w sposób widoczny i czytelny najpóźniej na dzień przez jego uruchomieniem. Najprostszym sposobem jest chociażby umiejscowienie w strefach objętych monitoringiem tabliczek z taką informacją, co zadośćuczyni ustawowemu obowiązkowi.

Istotną kwestią, którą należy mieć bezwzględnie na uwadze decydując się na założenie monitoringu w zakładzie pracy, jest okres przechowywania nagrań. Zgodnie z § 3 omawianego przepisu, pracodawca przechowuje nagrania przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy. Po upływie tego czasu, nagrania powinny zostać co do zasady zniszczone.

Jedynym wyjątkiem, który powoduje, że okres ten może ulec przedłużeniu jest sytuacja, w której nagrania obrazu stanowiłyby dowód w postępowaniu lub też pracodawca powziąłby informację o tym, że nagrania mogą stanowić taki dowód. W powyższej sytuacji okres przechowywania nagrań ulega przedłużeniu aż do prawomocnego zakończenia postępowania w danej sprawie.

Zgodnie z art. 22² § 3-5 KP:

„§3. Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. §  4. W przypadku, w którym nagrania obrazu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu, termin określony w § 3 ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. §  5. Po upływie okresów, o których mowa w § 3 lub 4, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe podlegają zniszczeniu, o ile przepisy odrębne nie stanowią inaczej.”

Monitoring w zakładzie pracy – co w przypadku naruszenia przepisów przez pracodawcę

 Niemniej istotna jest kwestia ewentualnych konsekwencji, które może ponieść pracodawca na skutek naruszenia przepisów dotyczących monitoringu.

Zwracają na to uwagę m.in. K. Jaśkowski i E. Maniewska:

„(…) sankcje z tytułu naruszenia przepisów o dozwolonym monitoringu pracownika, procedury wprowadzenia monitoringu oraz innych wymagań dotyczących przetwarzania danych osobowych pracownika z tym związanych w pierwszym rzędzie określają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych z 2018 r., a w zakresie przez nią nieuregulowanym lub z nią sprzecznym ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Ponadto w przypadku wykazania przez pracownika naruszenia jego dóbr osobistych lub poniesienia z tego tytułu szkody może on żądać przed sądem ochrony na podstawie przepisów Kodeksu cywilnego (w związku z art. 300 k.p.). Na ogół pracownik będzie mógł również skorzystać z prawa do niezwłocznego rozwiązania stosunku pracy z powodu ciężkiego naruszenia przez pracodawcę podstawowych obowiązków wobec pracownika na podstawie art. 55 § 1¹[4].

Podsumowanie

Podsumowując, wprowadzenie monitoringu w zakładzie pracy jest możliwe jeżeli nie da się osiągnąć celów określonych w art. 22² Kodeksu pracy w inny sposób.

Dodatkowo, pracodawca musi pamiętać, o spełnieniu warunków przewidzianych ustawą, takich jaki oznaczenie monitorowanych stref, dokonanie odpowiednich zapisów w regulaminie, obwieszczeniu bądź układzie zbiorowym pracy, a także poinformowanie pracowników o planowanym uruchomieniu monitoringu.

Dodatkowo należy pamiętać o kwestiach związanych z ochroną danych osobowych, a także okresie przechowywania nagrań.

Zadbanie przez pracodawcę o spełnienie tych wymogów pozwoli uniknąć mu ewentualnych sankcji przewidzianych prawem.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)
2. Baran Krzysztof W., Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), VI, 2022.
3. Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024

Stan prawny na dzień 21 lutego 2024 r.

Katarzyna Surma-Winiarska, aplikantka radcowska w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach

[1] Baran Krzysztof W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI

[2] Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024

[3] Baran Krzysztof W. (red.), Kodeks pracy. Komentarz. Tom I. Art. 1-93, wyd. VI

[4] Jaśkowski Kazimierz, Maniewska Eliza, Kodeks pracy. Komentarz aktualizowany, LEX/el. 2024