Urlop na żądanie – czy można odmówić pracownikowi?

Obraz Pexels z  Pixabay

Urlop na żądanie – ogólnie

Regulacje dotyczące urlopu na żądanie możemy  odnaleźć w art. 167² kodeksu pracy, zgodnie z którym pracownikowi przysługuje prawo do zgłoszenia tzw. urlopu na żądanie, w wymiarze nieprzekraczającym 4 dni w roku kalendarzowym, a pracodawca jest obowiązany takiego urlopu mu udzielić.

Warunkiem, który musi spełnić pracownik jest poinformowanie pracodawcy o zamiarze skorzystania z takiego urlopu najpóźniej w dniu, w którym chciałby z tego uprawnienia skorzystać.

Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na to, że pracownikowi przysługuje możliwość skorzystania z takiego urlopu dopiero jeśli pracodawca mu go udzieli.

„W żadnym razie nie można przyjąć, że pracownik zgłaszając żądanie sam sobie udziela urlopu. Formalne rozpoczęcie wykorzystywania urlopu na żądanie nie jest możliwe bez uprzedniego jego udzielenia przez pracodawcę”[1]. Co istotne urlop ten nie stanowi dodatkowych dni wolnych dla pracownika, ale wlicza się w wymiar urlopu przysługującego pracownikowi. Oczywiście w przypadku kiedy pracownik pozostaje w kilku stosunkach pracy, prawo do urlopu na żądanie przysługuje mu u każdego z nich[2].

„Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu.”

Warto pamiętać, że zgodnie z art. 167³ kodeksu pracy, łączny wymiar tego urlopu nie może przekroczyć 4 dni w roku kalendarzowym, niezależnie od liczby pracodawców, z którymi pracownik pozostaje w danym roku w kolejnych stosunkach pracy.

Forma złożenia wniosku o urlop na żądanie

Interesującą kwestią jest to, w jakiej formie należy złożyć wniosek o urlop na żądanie. W temacie tym wypowiedział się Sąd Apelacyjny w Szczecinie w wyroku z dnia 27 stycznia 2015 r., sygn. III APo 5/14. Sąd jednoznacznie stwierdził, że wniosek o udzielenie urlopu na żądanie może być zgłoszony ustnie, telefonicznie, a nawet faksem lub smsem.

„Wniosek o udzielenie urlopu „na żądanie” (art. 167² k.p.) powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu. Można zatem zgłosić przez pracownika skorzystanie z urlopu „na żądanie” ustnie, telefonicznie, czy nawet faksem lub sms-em, i ten swoisty sposób wystąpienia o udzielenie części urlopu nie jest wcale uwarunkowany od złożenia formalnego (pisemnego) wniosku, w szczególności po dacie wykorzystania urlopu i po powrocie do pracy[3].

Odmowa pracodawcy

W kwestii urlopu na żądanie, pojawia się niezwykle istotne pytanie. Mianowicie, czy pracodawca może odmówić pracownikowi urlopu na żądanie? Skoro, jak wspomniano wcześniej warunkiem skorzystania przez pracownika z tego urlopu, warunkiem możliwości rozpoczęcia go, jest udzielenie przez pracodawcę zgody, to czy tym samym, pracodawca może takiej zgody nie udzielić?

Z pomocą przychodzi orzecznictwo sądów. Wbrew literalnemu brzmieniu przepisu art. 167² kodeksu pracy, który mówi, że „pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika (…) urlopu”, sądy jednoznacznie utrzymują, że ostateczna decyzja co do udzielenia pracownikowi urlopu należy do pracodawcy, w związku z czym należy stwierdzić, że odmowa udzielenia takiego urlopu jest jak najbardziej możliwa, jakkolwiek powinna być dokonana tylko w wyjątkowych sytuacjach. Pomimo takiego a nie innego brzmienia przepisu, nie można bowiem traktować obowiązku pracodawcy jako mającego charakter bezwzględny[4].

Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 listopada 2018 r., II PK 199/17:

„Z jednej strony, dominujące znaczenie ma obowiązek zatrudniającego („pracodawca jest obowiązany”), z drugiej zaś, podkreślono aktywność i decyzyjność podmiotu oferującego pracę – świadczy o tym słowo „udzielić”. Zmienne te doprowadzają do co najmniej dwóch wniosków. Po pierwsze, w ramach. Art. 167² k.p. pracodawcy pozostawiono niewielką przestrzeń decyzyjną, może on odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego tylko w wyjątkowych przypadkach. Po drugie, oczywiste jest, że mimo tak zdeterminowanego braku swobody podmiotem kreującym zaistnienie urlopu wypoczynkowego pozostaje jednak pracodawca”[5].

Podobnie wypowiedział się również Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 stycznia 2005 r., sygn.. II PK 197/04, stwierdzając, że:

„może natomiast zaistnieć sytuacja, gdy we wskazanym przez pracownika terminie wystąpi spowodowana ważnymi przyczynami potrzeba jego obecności w zakładzie pracy. Skoro na podstawie art. 167 § 1 k.p. pracodawca może odwołać pracownika z urlopu z powodu wystąpienia nieprzewidzianych okoliczności, może także w razie zaistnienia takich okoliczności sprzeciwić się wykorzystaniu urlopu w trybie art. 167² k.p. i zażądać obecności pracownika w pracy. Rozpoczęcie i wykorzystywanie urlopu w takiej sytuacji może być traktowane w kategoriach odmowy wykonania polecenia i nieobecność pracownika w pracy może być uznana za nieusprawiedliwioną”[6].

Podsumowanie

Urlop na żądanie jest niewątpliwie ukłonem w stronę pracowników, jednocześnie jednak może stanowić pewien problem dla pracodawcy, który nierzadko przez zgłoszenie takiego urlopu, często w ostatniej chwili, musi przeorganizować pracę całej firmy.

Pomimo faktu, że jak wynika z brzmienia przepisu artykułu 167² kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany udzielić takiego urlopu pracownikowi, to jednak należy pamiętać, że zgodnie z orzecznictwem, obowiązek ten nie ma charakteru bezwzględnego, a ostateczna decyzja co do udzielenia pracownikowi urlopu na żądanie, zawsze należy do pracodawcy. Jak wynika z orzecznictwa, w uzasadnionych sytuacjach, pracodawca może odmówić udzielenia pracownikowi takiego urlopu. Pracownik zaś powinien pamiętać, że tylko zgoda udzielona przez pracodawcę umożliwia mu skorzystanie z urlopu na żądanie, zaś samowolne udzielenie go sobie może skutkować wyciągnięciem przez pracodawcę konsekwencji z tego tytułu.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)
2. Baran Krzysztof W., Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), VI, 2022.
3. Kryczka Sebastian, Odmowa udzielenia urlopu na żądanie, LEX,el. 2022.
4. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie z dnia 27 stycznia 2015 r., sygn. III APo 5/14
5. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09
6. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 listopada 2018 r., II PK 199/17
7. Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 r. II PK 197/04

Stan prawny na dzień 16 lutego 2024 r.

Katarzyna Surma-Winiarska, aplikantka radcowska w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach

[1] Kryczka Sebastian, Odmowa udzielenia urlop na żądanie., LEX,el. 2022.

[2] Baran Krzysztof W., Kodeks pracy. Komentarz. Tom II. Art. 94-304(5), wyd. VI, 2022.

[3] Wyrok Sądu Apelacyjnego w Szczecinie  z dnia 27 stycznia 2015 r., sygn. III APo 5/14.

[4] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 28 października 2009 r., II PK 123/09

[5] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 22 listopada 2018 r., II PK 199/17

[6] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 stycznia 2005 r. II PK 197/04