Wydatki przedsiębiorcy poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej jako koszt podatkowy (1)

Zdjęcie z Freepik

Przypomnijmy…

W świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych  (ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT.

W wyroku z dnia z dnia 13 września 2023 w sprawie o sygn. akt III SA/Wa 650/23 WSA w Warszawie wskazał:

„Wykładnia językowa użytego przez ustawodawcę pojęcia « koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu » oznacza, że osoba, która jest już podatnikiem, ma możliwość odliczenia do celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym warunkiem, że wykaże, że świadomie poniósł określony wydatek, który ma związek z prowadzoną już działalnością gospodarczą, a jego poniesienie miało lub mogło mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu” [1] .

Zobacz: Interpretacja ogólna Ministra Finansów w sprawie ujmowania w księdze przychodów i rozchodów kosztów uzyskania przychodów

Czy przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej?

Zasada ogólna podana w powyższym przepisie prawnym odnosi się także do wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. W wyroku z dnia 4 kwietnia 2013 r., sygn. akt  I SA/Po 50/13  WSA w Poznaniu wyjaśnił:

„Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie zawierają unormowań, które zabraniałyby zaliczania do kosztów uzyskania przychodów wydatków ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej. Należy przyjąć, że jeżeli wydatki są poniesione w celu uruchomienia działalności gospodarczej, to spełniają warunki określone w art. 22, są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione oraz właściwie udokumentowane, a tym samym stanowią koszt uzyskania przychodu w miesiącu rozpoczęcia działalności gospodarczej”.

Powyższe stanowisko WSA w Poznaniu potwierdzają przykładowo interpretacje podatkowe:

• Interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 28 kwietnia 2021 r. (sygn.  0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG),
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 18 marca 2020 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.23.2020.2.MK).

W kwestii zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu wydatku poniesionego przed dniem rozpoczęcia działalności gospodarczej wypowiedział się organ skarbowy w interpretacji indywidualnej z dnia 23 października 2021 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.632.2021.2.JS). Chodzi tutaj o to, że:

„(…) istotnym jest ustalenie, czy takie wydatki są potrzebne w prowadzonej działalności i mają związek z tą działalnością, czy też wydatki te nie są związane z działalnością gospodarczą, czy też związek ten jest na tyle iluzoryczny, że można przesądzić, ze mają charakter osobisty. Poza tym koszt podatkowy musi być odpowiednio udokumentowany” .

Analogiczne stanowisko zawiera interpretacja indywidualna Dyrektora  Izby Skarbowej w Warszawie wydana w dniu 19 sierpnia 2009 r. (sygn. IPPB1/415-473/09-3/AM).

Ważne!

Wydatki, które przedsiębiorca zaliczy do kosztów podatkowych musi następnie wpisać do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Regulacje prawną w tym zakresie  zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544, ost. zm. Dz. U. z 2024 r. poz. 1744).

Jakie wydatki poniesione przed rozpoczęciem działalności będą stanowiły koszty uzyskania przychodów?

Kosztami podatkowymi poniesionym przed rozpoczęciem działalności gospodarczej mogą być m.in. wydatki na:

1. Wynajem lokalu

W zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów Spółki z o.o. ograniczoną wydatków na najem nieruchomości (czynsz) od jednego z jej wspólników wypowiedział się Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 3 września 2021 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.279.2021.2.NL)

Zdaniem organu skarbowego niniejsze wydatki:

„(…) będą bezpośrednio związane z osiąganymi przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością przychodami (są poniesione w celu uzyskania przychodów), gdyż spółka będzie prowadzić swoją działalność gospodarczą na tej nieruchomości. (…)”.

Stąd też:

„(…) wydatki, jakie zamierza ponieść Spółka z tytułu najmu nieruchomości od jednego z jej wspólników, (…) mogą stanowić koszty uzyskania przychodów Spółki, bowiem ponoszone przez Spółkę wydatki z ww. tytułu będą związane z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą i mają oczywisty związek z osiągnięciem przychodów lub zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów Spółki. (…)”.

Podobnie stanowisko zawiera interpretacja podatkowa wydana w dniu  3 stycznia 2024 r.  (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.730.2023.1.KM).

2. Remont lokalu

Na temat kosztów w zakresie remontu lokalu wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 28 kwietnia 2021 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.55.2021.2.JG).

„Z przedstawionego we wniosku opisu stanu faktycznego wynika, iż Wnioskodawca przed rozpoczęciem działalności gospodarczej ma zamiar dokonać remontu lokalu (…), którego jest jedynym właścicielem. (…) Poniesione nakłady będą dotyczyły wyłącznie tego lokalu i będą to wydatki na zakup farb, tapet, oświetlenia, gniazd elektrycznych , kontaktów do prądu, materiałów budowlanych i wykończeniowych.

Wnioskodawca poniósł również wydatki na następujące składniki majątkowe stanowiące wyposażenie (…) zakup (…), szyldu (…), mebli, oświetlenia, sprzętu biurowego, opłacenie kosztów wyrobienia pieczęci (…). Wnioskodawca zaznaczył przy tym, że jednostkowy koszt nabywanego wyposażenia, sprzętu, oprogramowania nie będzie przekraczał kwoty 10 000 zł. i nie zamierza zaliczać go do środków trwałych.

Wobec powyższego skoro opisane okoliczności zdarzenia przyszłego wskazują, że poniesione wydatki na remont lokalu oraz jego wyposażenie są związane z całokształtem planowanej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej i spełniają wskazane wyżej przesłanki, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, to mogą stanowić koszty uzyskania przychodów”.

Analogicznie: Interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 1 października 2013 r. (sygn. ILPB1/415-767/13-2/AP).

3. Wydatek na zakup laptopa

W interpretacji indywidualnej z dnia 23 października 2021 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.632.2021.2.JS).

„(…) w opisie sprawy wskazano, że Wnioskodawca przed podjęciem działalności gospodarczej poniósł wydatek na zakup laptopa (zakup laptopa nastąpił 28 czerwca 2021 r., podczas gdy działalność gospodarcza została zarejestrowana w CEIDG 2 lipca 2021 r.)”.

Zdaniem podatnika ma on związek z uzyskiwanym przychodem ponieważ:

„(…) nie byłoby możliwe udzielanie porad, opinii i wyjaśnień w bieżącej pracy doradcy podatkowego, jak również wykonywanie innych czynności zawodowych, tj. sporządzanie pism procesowych, opinii, analiz, reprezentacji przed organami podatkowymi czy w trakcie spotkań z klientami, jak również przedstawienie oferty kancelarii potencjalnym klientom bez poniesienia którego uzyskanie przychodów nie byłoby możliwe – stanowi koszt uzyskania przychodu prowadzonej działalności gospodarczej”.

Organ skarbowy zgodził się z podatnikiem i wskazał, że „(…) wydatek na zakup laptopa, poniesiony co prawda przed rozpoczęciem działalności gospodarczej, może stanowić koszt uzyskania przychodów w tej działalności”.

4. Wydatek na założenie strony internetowej firmy

W interpretacji indywidualnej z dnia 7 września 2012 r. (sygn.  IPTPB1/415-299/12-6/DS) Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznał, że:

„(…) analiza treści, zarówno art. 22 ust. 1 jak i art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, prowadzi do wniosku, że co do zasady, nie ma przeszkód, aby podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup wyposażenia, tj. składników majątku, które nie są środkami trwałymi, oraz na utworzenie strony internetowej (…)”.

Istotne!

Tożsame  stanowisko zawiera interpretacja indywidualna z dnia  25 sierpnia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.498.2021.1.MM ) z której wynika, że:

„(…) wydatki na zakup: laptopa wraz z oprogramowaniem (…) oraz reklamę (…) można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej w miesiącu poniesienia wydatków”.

Czy wydatki na zakup towarów handlowych i wyposażenia sfinansowane z dotacji z urzędu pracy poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Zgodnie  z kierunkiem interpretacyjnym:

„(…) co do zasady nie ma przeszkód, aby podatnik zaliczył do kosztów uzyskania przychodów wydatki poniesione na zakup składników majątku, niezaliczonych do środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych, a które zostały sfinansowane ze środków dotacji otrzymanej z urzędu pracy”.

W tym przypadku „(…) warunkiem jest związek przyczynowo-skutkowy między poniesionymi wydatkami a przychodami z prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej” [2].

Zobaczmy przykłady z interpretacji podatkowych:

1. W interpretacji indywidualnej  z dnia  17 marca  2025 r. (sygn. 015-KDIT3.4011.120.2025.1.RS) organ skarbowy zezwala Wnioskodawcy na „(…) zakup wyposażenia biura niezbędnego do prowadzenia działalności gospodarczej, które nie zostały zaliczone do środków trwałych, ze środków przyznanych z urzędu pracy na podjęcie działalności gospodarczej  (…), mimo że przyznane środki korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przepis ten nie został bowiem wymieniony w art. 23 ust. 1 pkt 56 tej ustawy”.
2. Kosztami uzyskania przychodów będą również wydatki pochodzące z dotacji urzędu pracy „(…) na zakup: drukarki, prasy termotransferowej, laptopa, licencjonowanego oprogramowania graficznego, manekina krawieckiego, maszyny do szycia oraz materiałów eksploatacyjnych. Wszystkie wydatki zostały udokumentowane fakturami VAT i ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w styczniu 2025 r. jako wyposażenie. Wartość jednostkowa tych składników majątku nie przekracza 10 000 zł)” – tak Dyrektor  KIS w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 20 czerwca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.380.2025.2.WS).
3. W interpretacji  indywidualnej z dnia 4 września 2024 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.573.2024.1.DP) organ skarbowy  stwierdził, że „(…) poniesione przez Panią wydatki na zakup wyposażenia oraz materiałów biurowych niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej, sfinansowane ze środków otrzymanych z dotacji z Urzędu Pracy może Pani bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej”
4. Podsumowując „(…) sfinansowanie zakupu wyposażenia, które nie zostało zaliczone do środków trwałych, ze środków przyznanych z urzędu pracy osobie bezrobotnej na podjęcie działalności gospodarczej nie wyklucza możliwości zaliczenia tych wydatków do kosztów uzyskania przychodów, mimo że przyznane środki korzystają ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 121 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”. Zatem „(…) wydatki poniesione na zakup wyposażenia (tj. składniki majątkowe, które nie zostały przez Panią zaliczone do środków trwałych ani wartości niematerialnych i prawnych) mającego związek przyczynowo−skutkowy z prowadzoną działalnością gospodarczą, sfinansowane z przyznanej dotacji z Urzędu Pracy może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów” – stwierdził organ interpretacyjny w interpretacji podatkowej z dnia 28 kwietnia 2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.211.2023.1.MBN).

Na temat innych kosztów ponoszonych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej napiszemy w drugiej części artykułu.

Podstawa prawna:

Art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163).

Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych (t.j. Dz.U z 2025 r. poz. 278).

Objaśnienie

[1] Podobnie wypowiedział się NSA w wyroku z dnia 6 kwietnia 2018 r. (sygn. akt  II FSK 911/16) oraz WSA w Warszawie w wyroku z dnia 27 lutego 2015 r. (sygn. akt  III SA/Wa 1850/14).

[2] Tak interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wydana w dniu 12  marca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.30.2025.3.MW) oraz z dnia 28 kwietnia 2023 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.211.2023.1.MBN) i z dnia  17 grudnia 2018 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.549.2018.1.BO).

Stan prawny na dzień 22 lipca 2025 roku

Małgorzata Gach – radca prawny i doradca podatkowy – Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Gach

 Wanda Książek