Wydatki przedsiębiorcy poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej jako koszt podatkowy (2)

Zdjęcie z Freepik

Przypomnijmy

Definicję ogólną kosztów uzyskania przychodów zawiera art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych (ustawa o CIT).

„W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

(…) Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji prawnej” – tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji indywidualnej  z dnia 30 czerwca 2025 r.  (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.329.2025.2.KP).

Do najważniejszych wydatków związanych z  uruchomieniem firmy należy m.in. wynajem lokalu (czynsz i media), remont lokalu, zakup wyposażenia (laptop), założenie strony internetowej firmy.

Pisałyśmy o tym w artykule: Wydatki przedsiębiorcy poniesione przed rozpoczęciem działalności gospodarczej jako koszt podatkowy (1)

Zobacz także: Wydatki przed rozpoczęciem działalności gospodarczej

Inne wydatki

Do innych wydatków związanych z rozpoczęciem działalności gospodarczej możemy zaliczyć:

• usługi doradcze,
• reklamę w mediach,
• ulotki firmowe, pieczątki i wizytówki,
• oprogramowanie graficzne,
• wydatki na szkolenie specjalistyczne .

Przykład z interpretacji indywidualnej:

 „W styczniu 2025 r. otrzymane środki przeznaczyła Pani na zakup: drukarki, prasy termotransferowej, laptopa, licencjonowanego oprogramowania graficznego, manekina krawieckiego, maszyny do szycia oraz materiałów eksploatacyjnych. Wszystkie wydatki zostały udokumentowane fakturami VAT i ujęte w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w styczniu 2025 r. jako wyposażenie. Wartość jednostkowa tych składników majątku nie przekracza 10 000 zł). (…) Podsumowanie: może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatki poniesione w styczniu 2025 r. na zakup opisanych składników majątkowych stanowiących wyposażenie (…)” – interpretacjaindywidualna z dnia 20 czerwca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.380.2025.2.WS).

Podobnie  interpretacja podatkowa z dnia 12 marca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.30.2025.3.MW).

Istotne!

Ministerstwo Finansów  wyjaśnia:

„Wydatki z tytułu korzystania z usług firmy doradczej nie mogą być powiązane z konkretnym przychodem uzyskanym przez podatnika. Niewątpliwie wiążą się jednak z prowadzoną przez niego działalnością. Z tych też względów wydatki z tego tytułu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów” (Pismo Ministra  Finansów  z dnia 10 czerwca 2002 r., sygn.  PB3/GM-8214-127/02, Legalis).

Wydatki na szkolenie przedsiębiorcy mogą być kosztem firmowym

Generalnie, wydatki związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przedsiębiorcy nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT.

„Do stwierdzenia zatem, czy wydatki takie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w związku wykonywaną działalnością, istotnym jest ustalenie:

–    czy związane są z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne do wykonywanej działalności i które mają z nią związek,

–    czy służą tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością, a więc co do zasady mają charakter osobisty” – tak przykładowo interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia  31 grudnia 2024 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.826.2024.2.DP).

Ważne!

W Tezie wyroku NSA z dnia 1 marca 2023 r. w sprawie o sygn. akt  II FSK 2072/20 (Legalis) czytamy:

„Wydatki na różne formy kształcenia prawniczego, poniesione gdy podatnik nie prowadził jeszcze działalności gospodarczej, mają charakter osobisty i służą wyłącznie podwyższaniu wiedzy prawniczej, a co za tym idzie, nie można uznać ich za koszty uzyskania przychodów z działalności gospodarczej”.

Podatnicy mają wątpliwości …

Powstaje pytanie, czy wydatki na szkolenie niezbędne do  podjęcia działalności gospodarczej mogą być zaliczone do kosztów podatkowych przed jej rozpoczęciem?

Na to pytanie odpowiedział Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 19 maja 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.364.2025.2.MM).

W okresie od  27 stycznia 2025 r. do 07 lutego 2025 r. Wnioskodawca  odbył szkolenie w zakresie  „Serwisant gazowych oraz przystosowanych do spalania mieszanki z wodorem kotłów centralnego ogrzewania i podgrzewaczy ciepłej wody użytkowej”. Było ono bezpośrednio związane z planowanym rozpoczęciem działalności gospodarczej w zakresie serwisowania i naprawy kotłów gazowych oraz podgrzewaczy wody. Działalność gospodarczą założył w dniu 19 lutego 2025 r. po otrzymaniu dokumentów z uprawnieniami państwowymi. Za szkolenie podatnik otrzymał  fakturę imienną wystawioną w dniu 27 stycznia  br. Opłacił ją w tym samym dniu z własnych środków.

Podatnik chciał wiedzieć, czy wydatek poniesiony na szkolenie, które było niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności gospodarczej, może zostać uznany za koszt uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?

W wydanej interpretacji podatkowej organ skarbowy zgodził się z podatnikiem, że:

„(…) wydatek na szkolenie, mimo że został poniesiony przed formalnym rozpoczęciem działalności gospodarczej, pozostaje w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami (…).(…) Koszt został udokumentowany fakturą, a usługa miała charakter edukacyjny, bez związku z wydatkami o charakterze osobistym” .

Wyjaśnił także:

„(…) wydatki na szkolenie – poniesione przez Pana w związku z planowanym rozpoczęciem działalności gospodarczej (…) są związane z zakresem prowadzonej przez Pana działalności (od momentu rozpoczęcia działalności wykonuje Pan usługi zgodne z zakresem szkolenia, czyli serwis kotłów gazowych i podgrzewaczy), a zdobyta wiedza i umiejętności na szkoleniu będą miały odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodów z tego źródła bądź wpłyną na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów.  Istotny w sprawie jest również fakt, że wydatki te poniósł Pan w roku podatkowym, w którym istnieje źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Podkreślam przy tym, że kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki właściwie udokumentowane”.

Advertisement

Z kolei w interpretacji podatkowej z dnia 30 kwietnia 2021 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.807.2020.2.MK) organ skarbowy odpowiadając na pytanie podatnika: „Czy wydatki wniesionych opłat kwalifikacyjnych związanych z uzyskaniem uprawnień budowlanych – uprawnień uzyskanych już w trakcie prowadzonej działalności – a poniesionych przed jej rozpoczęciem można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych?”  wyraził następujący pogląd:

„(…) wydatki, które Wnioskodawca poniósł w związku z egzaminem na uprawnienia budowlane, choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, to jako ściśle powiązane z wykonywaną działalnością gospodarczą oraz mające, jak wskazano we wniosku, wpływ na wysokość uzyskiwanych z prowadzonej działalności gospodarczej przychodów, mogą stanowić koszt uzyskania przychodu prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej.

Zatem stanowisko Wnioskodawcy, że: powyższe wydatki mimo, że poniesione przed rozpoczęciem wykonywania działalności gospodarczej stanowią koszty uzyskania przychodu ponieważ są bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą i osiąganymi z jej tytułu przychodami (…)”.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w  Bydgoszczy na temat  wydatków poniesionych przez podatniczkę na  szkolenie  specjalistyczne  przed rozpoczęciem działalności gospodarczej w  zakresie usług  stomatologicznych.

Wnioskodawczyni zaczęła prowadzić firmę od 17 grudnia 2015 roku. Natomiast w dniach 23-24 października 2015 roku odbyła szkolenie stomatologiczne – Mikroskopowy kurs pierwotnego leczenia kanałowego – w celu poszerzenia wiedzy niezbędnej do wykonywania usług stomatologicznych. Wydatek na wyżej wymienione szkolenie został poniesiony 22 września 2015 r., co udokumentowano fakturą.

„Biorąc pod uwagę powyższe, stwierdzić należy, że Wnioskodawczyni może do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej od 17 grudnia 2015 r. działalności gospodarczej zaliczyć wydatek na szkolenie stomatologiczne poniesiony w dniu 22 września 2015 r. Przedmiotowy wydatek spełnia bowiem przesłanki, o których mowa art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych” (interpretacja indywidualna z dnia 26 lipca 2016 r. (sygn. ITPB3/4511-229/16/JG).

Od czego zależy zaliczenie przez podatnika wydatków poniesionych przed rozpoczęciem działalności gospodarczej do kosztów firmowych ?

W świetle art. 22 ust. 4 ustawy o PIT koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione [1]. Jak wskazano w orzecznictwie powyższy przepis  „(…) odnosi się jedynie do podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, którzy nie wybrali tzw. metody memoriałowej z art. 22 ust. 5 wskazanej ustawy” (Wyrok WSA w Poznaniu  z dnia 16 kwietnia 2021 r. (sygn. akt I SA/Po 671/20 , Legalis).

U podatników  prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu ( art. 22 ust. 6b ustawy o PIT).

„Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych jako okres rozliczeniowy przyjmują rok podatkowy rozumiany jako rok kalendarzowy. W związku z tym konieczność badania związku pomiędzy poniesionymi kosztami a przychodami winna odbywać się w analogicznym czasie” – wyjaśnia orzecznictwo [2] .

Stąd też wydatki na szkolenia poniesione w roku rozpoczęcia działalności gospodarczej podatnik może zaliczyć do kosztów  uzyskania przychodów.

Potwierdza to m.in. interpretacja indywidualna  Dyrektora KIS  z dnia 20 lutego 2025 r. (sygn.  0112-KDIL2-2.4011.895.2024.2.AG):

„Natomiast wydatki poniesione przez Pana w roku rozpoczęcia tej działalności gospodarczej (czyli w 2024 r.), tj. obowiązkowe składki członkowskie z tytułu uczestnictwa w samorządzie adwokackim jako aplikant adwokacki oraz opłata za egzamin adwokacki na rzecz Ministerstwa Sprawiedliwości, mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Pana działalności gospodarczej w dacie jej rozpoczęcia”.

Z treści interpretacji indywidualnej  z dnia 4 lutego 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.909.2024.3.AC) wynika, że:

„wydatek na poczet szkolenia na samolot (…) w kwocie 6000 euro udokumentowany duplikatem faktury z 17.10.2023 r., który poniósł Pan przed rokiem podatkowym, w którym istnieje źródło przychodów nie może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej w 2024 r.”

Ważne!

W przypadku wątpliwości dotyczących zaliczenia poniesionego wydatku do kosztów uzyskania przychodu, podatnik może wystąpić o uzyskanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Sprawdź: Eureka! Nowa wyszukiwarka interpretacji

Podstawa prawna:

Art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163).

Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych (t.j. Dz.U z 2025 r. poz. 278).

Objaśnieni:

[1] Regulacje prawna w zakresie rozliczania kosztów bezpośrednio związanych z przychodami zawiera art. 15 ust. 4 i 4b-4c ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 5 i 5a-5b ustawy o PIT .

[2] Wyrok NSA z dnia 21 listopada 2023 r. (sygn. akt II FSK 1588/23, Legalis).

Stan prawny na dzień 29 lipca 2025 r.

Małgorzata Gach – radca prawny i doradca podatkowy – Kancelaria Radcy Prawnego Małgorzata Gach

Wanda Książek