Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych? 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to fundusz na którym gromadzone są środki pracodawcy, które przekazywane są pracownikom w ramach wsparcia socjalnego.  

Istnieje jednak możliwość powołania Funduszu także przy mniejszej liczbie pracowników, wpływ na to mogą mieć organizacje związkowe lub może być to decyzja samego pracodawcy.  

Pieniędzmi zgromadzonymi w ramach funduszu dysponuje pracodawca i to on decyduje o ich przeznaczeniu. Podstawą jest jednak regulamin ZFŚS uzgodniony ze związkami zawodowymi lub przedstawicielami pracowników.   

Fundusz tworzony jest z corocznego odpisu podstawowego naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis ten wynosi najczęściej 37,5%. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, w roku poprzednim bądź w drugim półroczu roku poprzedniego (wyjątek stanowią pracownicy młodociani, pracownicy wykonujący prace w szczególnych warunkach lub prace o szczególnym charakterze). 

Ogólne zasady przyznawania świadczeń socjalnych 

Zasady tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych reguluje Ustawa z dnia a 4 marca 1994 r o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r. poz. 746) Ustawa ta określa nie tylko zasady tworzenia Funduszu przez pracodawców lecz także to, komu przysługuje prawo korzystania ze zgromadzonych w ramach funduszu pieniędzy. Najważniejsze jest tzw. kryterium socjalne. Zgodnie z art. 8 ust. 1 Ustawy: 

„Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu”.  

Wartość świadczenia przyznawanego pracownikowi zależna jest więc od wielu czynników. Należy pamiętać o tym, żeby przyznawane kwoty/świadczenia były różnej wartości. W innym przypadku organy podatkowe mogą uznać owe świadczenie jako premię dla pracowników a nie formę zapomogi.  

Stworzony przez pracodawcę Fundusz musi posiadać swój regulamin, którym zawarte zostaną zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania ich na poszczególne cele. 

Z Funduszu korzystać mogą, po wcześniejszym złożeniu wniosku: 

• pracownicy i ich rodziny,
• emeryci i renciści, będący byłymi pracownikami oraz ich rodziny,
• pracownicy przebywający na urlopie wychowawczym, 
• członkowie rodzin po zmarłych pracownikach oraz byłych pracownikach, jeżeli byli na ich utrzymaniu. 

Przykładowe wykorzystanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych 

Pomysłów na wykorzystanie pieniędzy zebranych w ramach Funduszu jest wiele. Oprócz podstawowej pomocy w formie pieniężnej, świadczenia te mogą przybrać chociażby formę dofinansowania urlopów czy organizacji kolonii dla dzieci. Często spotykane jest sfinansowanie uczestnictwa osób uprawnionych w wydarzeniach kulturalno-oświatowych (np. poprzez zakup biletów do kina czy teatru) lub sportowo-rekreacyjnych (poprzez zakup karnetów na basen czy siłownię). 

Szczególnie okres Mikołajek, Świąt Bożego Narodzenia czy karnawału sprzyja wydatkowaniu środków z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Najczęściej pracodawcy wydają ww. środki na prezenty świąteczne, paczki żywnościowe, bony czy karnety. Oczywiście również i ci pracodawcy, którzy nie posiadają ZFŚS traktują w wielu przypadkach okres świąteczny wyjątkowo, finansując prezenty dla pracowników i współpracowników.  

Korzyści wynikające z posiadania funduszu 

Korzyści z funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą być różnego typu. Dla pracodawcy odpisy na Fundusz stanowią koszty uzyskania przychodów. Im większe koszty podatkowe, tym mniejszy podatek. Ważny jest jednak w szczególności cel posiadania Funduszu, a zatem możliwość wsparcia osób faktycznie potrzebujących pomocy. Dla pracowników to nie tylko paczki świąteczne, ale i świadomość, że w trudnych sytuacjach mogą liczyć także na pomoc finansową pracodawcy. Korzyść jest zatem obopólna.   

Powołanie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, nawet w przypadku gdy nie jest on wymagany, jest zatem czymś, co warto przemyśleć.  

Temat Funduszu i finansowania wydatków z ZFŚS pojawia się zwłaszcza w okresach świątecznych. Osoby zainteresowane tym, co i w jaki sposób może być sfinansowane ze środków ZFŚS w związku ze zbliżającymi się Świętami Bożego Narodzenia, zapraszam do lektury mojego e-booka „Podatkowe rozliczenia świąteczno-noworocznych wydatków firmowych. Edycja 2021”. W publikacji tej nie ograniczam się jednak wyłącznie do firm posiadających Fundusz, ale także omawiam sytuację podatkową tych przedsiębiorców, którzy dotychczas nie zdecydowali się na Fundusz. Zatem dla każdego coś – mam nadzieję – intersującego.