Prawo pracy
Regulamin pracy zdalnej – co powinien zawierać?
Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. (Dz. U. z 2023 r. poz. 240) o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (dalej: K.p.) wprowadziła do Kodeksu pracy pracę zdalną.
Praca zdalna – nowa regulacja
Nowe przepisy regulujące pracę zdalną weszły w życie z dniem 7 kwietnia 2023 r., oznacza to że przedsiębiorcy którzy chcą wprowadzić możliwość tego trybu pracy powinni odpowiednio ją uregulować w swoim zakładzie pracy. Zgodnie przy tym z art. 67(18) K.p.:
„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).
Szerzej o pracy zdalnej pisaliśmy o tym w artykule: Zmiany w przepisach Kodeksu Pracy (1) – praca zdalna
Zgodnie z art. 67(20) nowelizowanego Kodeksu pracy zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym pomiędzy pracodawcą, a zakładową organizacją związkową. Jeśli jednak u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, a taka sytuacja zdarza się najczęściej, to pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.
Nawet jednak jeśli nie dojdzie do zawarcia porozumienia z zakładową organizacją związkową, czy przyjęcia regulaminu pracy zdalnej, wykonywanie takiej pracy jest możliwe jeśli pracodawca określi warunki pracy zdalnej w poleceniu wykonywania pracy zdalnej wydanej pracownikowi (w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, albo wystąpienia siły wyższej).
„Art. 67(20) [Zasady wykonywania pracy zdalnej]
1. Zasady wykonywania pracy zdalnej określa się w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i zakładową organizacją związkową, a w przypadku gdy u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa – w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami.
2. Jeżeli nie jest możliwe uzgodnienie treści porozumienia z wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia treść porozumienia z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 253 ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych u pracodawcy.
3. Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia zgodnie z § 1 albo 2, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, uwzględniając ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.
4. Jeżeli u danego pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy
5. Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także w przypadku, gdy nie zostało zawarte porozumienie, o którym mowa w § 1 albo 2, albo nie został wydany regulamin, o którym mowa w § 3 albo 4. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej, o którym mowa w art. 6719 § 3, albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem”.
Co powinien zawierać Regulamin pracy zdalnej
Regulamin pracy zdalnej jest wewnątrzzakładowym źródłem prawa pracy (art. 9 K.p.), w związku z tym powinien on zawierać podstawowe informacje jak:
- wskazanie u jakiego pracodawcy regulamin obowiązuje,
- wskazanie od jakiego momentu regulamin obowiązuje.
Ważne jest, że pracownik zobowiązany jest do zapoznania się z regulaminem i podpisania stosownego oświadczenia (oświadczenie to należy dołączyć do regulaminu jako załącznik), wymóg ten wynika z art. 67(19) K.p.
Art. 67(20) K.p. wskazuje na elementy, które w szczególności powinny być ujęte w ww. porozumieniu lub w Regulaminie pracy zdalnej.
W Regulaminie należy ująć następujące informacje:
Grupa lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
Trzeba pamiętać, że nie każdy rodzaj pracy może być wykonywany w formie zdalnej. Art. 67(31) § 4 K.p. wskazuje, że:
„§ 4. Praca zdalna nie obejmuje prac:
1) szczególnie niebezpiecznych;
2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
5) powodujących intensywne brudzenie”.
Regulamin winien określać, czy praca określonej grupy pracowników może być wykonywana zdalnie w całości lub tylko w części, uwzględniając m.in. wymogi stanowiska pracy.
Obowiązki pracodawcy i pracownika dotyczące tego trybu pracy.
Pracownik powinien między innymi: bieżąco wypełniać zlecane mu zadania, pozostawać w gotowości do pracy w godzinach jej umownego świadczenia, pozostawać w kontakcie ze współpracownikami i potwierdzać obecność w pracy w sposób zgodnie przyjęty.
Z kolei obowiązki pracodawcy określa art. 67(24) K.p. Zgodnie z tym przepisem:
„§ 1. Pracodawca jest obowiązany:
1) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
2) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
3) pokryć inne koszty niż koszty określone w pkt 2 bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 1 i 2, regulaminie, o którym mowa w art. 67(20) § 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67(19) § 3, albo porozumieniu, o którym mowa w art. 67(20) § 5 zdanie drugie;
4) zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy.”
W związku z obowiązkiem pracodawcy w zakresie zapewnienia pracownikowi odpowiednich materiałów i narzędzi pracy do wykonywania pracy zdalnej, a także zapewnienia instalacji i serwisu tych urządzeń oraz pokrywania kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych – powinno się wprowadzić w regulaminie zapis szczegółowo określający jakie materiały i narzędzia pracy zobowiązany jest dostarczyć pracownikowi pracodawca, jak wygląda serwis tych urządzeń, w jaki sposób rozliczane będzie pokrycie kosztów zużycia energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, a także w jaki sposób pracownik będzie mógł skorzystać z pomocy technicznej. Ważne jest także, żeby uregulować kwestię odpowiedzialności pracownika za powierzony mu przez pracodawcę sprzęt, a także poufność danych informacji i tajemnic pracodawcy i jego klientów (tudzież wykonywania innych obowiązków ustawowych, takich jak RODO, AML.
Art. 67(24) § 4 K.p. wskazuje, że obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej, czy usług telekomunikacyjnych może zostać zastąpiony obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Jego wysokość powinna odpowiadać „przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej”. W regulaminie zatem wskazać należy kwotę ryczałtu, odpowiednio wyliczoną, a także sposób jego wypłaty, jest to najprostszy sposób rozliczenia z pracownikiem w zakresie tych kosztów.
W art. 67(24) § 4 K.p. wprowadzono możliwość ustalenia przez strony zasad wykorzystywania materiałów niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej niezapewnionych przez pracodawcę. Jeśli pracodawca nie zapewni niezbędnego sprzętu i na podstawie porozumienia z pracownikiem uzgodnią, że będzie on korzystał z własnego sprzętu podczas świadczenia pracy zdalnej, to pracownikowi należeć będzie się za to odpowiedni ekwiwalent pieniężny (art. 67 (24 § 3 K.p.). Wysokość takiego ekwiwalentu należy wskazać w regulaminie pracy zdalnej.
Kontrola pracy zdalnej
Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła także możliwość kontroli pracy zdalnej (art.67 (28) K.p.). W regulaminie pracy zdalnej należy zatem wprowadzić odpowiedni zapis w tym temacie. Trzeba wskazać czego dotyczyć może kontrola, kto ją wykonuje oraz w jaki sposób się ona odbywa, jak jest uzgadniana, a także skutki stwierdzenia niezgodności podczas kontroli.
BHP
W Regulaminie pracy zdalnej trzeba wskazać także na kwestie dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy, bowiem na podstawie art. 67(31) K.p. pracodawca realizuje w stosunku do pracownika w czasie wykonywania przez niego pracy zdalnej obowiązki w zakresie wynikającym z rodzaju i warunków wykonywanej pracy.
Z przepisów wynika, że pracownik przed przystąpieniem do pracy zdalnej potwierdza, że posiada odpowiednie miejsce do wykonywania pracy oraz odpowiednie warunki do wykonywania pracy w tym miejscu. To na pracownika ustawodawca nałożył ciężar zorganizowania ergonomicznego stanowiska pracy, pracodawca może jednak kontrolować to stanowisko zgodnie z przepisami bezpieczeństwa i higieny pracy.
Zapisy końcowe
W przepisach końcowych mogą znaleźć się odwołania do przepisów powszechnego prawa pracy i innych aktów zakładowego prawa pracy, jakie obowiązują u danego pracodawcy. Wskazać też trzeba na dokumentów rozliczeniowych, zasadność dołączenia Załączników. Będą nimi wzory wszelkich koniecznych oświadczeń pracowników, jakie wynikają z regulaminu, ale też ustandaryzowanych kontrolnych itp.
Podstawa prawna:
- Ustawa z 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz. U. 2023 poz. 240.
Stan prawny na dzień 19 kwietnia 2023 r
Klaudia Kowalczyk, aplikant radcowski w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach