Zmiany w przepisach Kodeksu Pracy (1) – praca zdalna

Definicja pracy zdalnej zawarta jest w art. 67(18) nowelizowanego Kodeksu pracy.

Zgodnie z art. 67(18) K.p.:

„Praca może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość (praca zdalna).

Zgodnie z założeniami ustawodawcy pracą zdalną jest praca, która w całości (albo nawet jedynie w części) wykonywana jest w miejscu, które zostanie uzgodnione pomiędzy pracownikiem, a pracodawcą. Istotny tutaj jest zwrot „ustalone każdorazowo”. Wskazuje to na konieczność każdorazowego ustalenia miejsca wykonywania pracy zdalnej, nawet jeśli przeważnie odbywa się ona w tym samym miejscu. Przepis ten wprowadza możliwość wykonywania pracy zdalnej nie tylko pod adresem zamieszkania pracownika, ale również w innych miejscach, które zostaną ustalone.

Kodeks pracy zawiera także przepisy precyzujące moment, w którym ta formuła wykonywania pracy jest ustalana przez strony.

Z art. 67(19) K.p. wynika, że uzgodnienie, że część albo całość pracy będzie wykonywana przez pracownika zdalnie może nastąpić albo przy zawarciu umowy o pracę albo też już w trakcie zatrudnienia.

Kodeks pracy przewiduje także przypadki obligatoryjnego wykonywania przez pracownika w trybie zdalnym na polecenia pracodawcy.

Może to mieć miejsce:

„1) w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub 2) w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

– jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej”.

Ważne jest, że w przypadku pracy wykonywanej zdalnie na polecenie pracodawcy w przypadkach opisanych powyżej, pracodawca jest zobowiązany wycofać polecenie wykonywania pracy zdalnej, jeśli pracownik poinformuje pracodawcę o zmianie warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają dalsze wykonywanie przez niego pracy zdalnej.

Z nowych przepisów (art. 67(19) § 6 K.p.) wynika też, że pewne grupy pracowników w tym m.in. pracownicy w ciąży, czy wychowujący dziecko do 4 roku życia, a także pracownicy sprawujący opiekę nad członkiem najbliższej rodziny posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności mogą złożyć wniosek o pracę zdalną. Zaznaczyć jednak trzeba, że jeśli ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika nie jest możliwe wdrożenie pracy zdalnej wówczas pracodawca może odmówić uwzględnienia takiego wniosku pracodawcy. Wówczas pracodawca jest zobowiązany wysłać do pracownika odmowę uwzględnienia wniosku w ciągu 7 dni od dnia jego złożenia. Ustawodawca wziął zatem pod uwagę, że nie każda praca stwarza warunki do wykonywania jej w trybie zdalnym, dlatego też pozostawił pracodawcy pewną „furtkę”.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Zarówno pracownik, jak i pracodawca, mogą złożyć wniosek o zakończenie wykonywania pracy w trybie zdalnym, wyznaczają wówczas termin na powrót do normalnego trybu- nie dłużej niż do 30 dni. W razie braku porozumienia przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy następuje w dniu następującym po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Ustawodawca jasno również przesądził, że wystąpienie przez pracownika z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej czy zaprzestanie takiej pracy nie mogą stanowić uzasadnienia dla wypowiedzenia przez pracodawcę umowy o pracę.

W jakich przypadkach praca nie może odbywać się zdalnie?

Odpowiedź na to pytanie zawiera art. 67(31) kodeksu pracy. Zgodnie z § 4:

„Praca zdalna nie obejmuje prac:

1) szczególnie niebezpiecznych;

2) w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;

3) z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;

4) związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;

5) powodujących intensywne brudzenie.”

Jak widać nie każdy rodzaj pracy umożliwia dopuszczenie pracownika do wykonywania jej w sposób zdalny. Przy ocenie tej możliwości pracodawca w szczególności uwzględnia wpływ pracy na narząd wzroku, słuchu, czy układ mięśniowy. Pracodawca nie dopuści do pracy zdalnej, jeśli stanowi ona zagrożenie życia i zdrowia, podczas wykonywania jej w nieprzystosowanych pomieszczeniach.

Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Podczas wykonywania pracy zdalnej, na pracodawcy ciąży szereg obowiązków, o czym stanowi art. 67(24) K.p.

Między innymi pracodawca zobowiązany jest do zapewnienia pracownikowi odpowiednich materiałów i narzędzi do wykonywania pracy (np. komputer, laptop, myszka, klawiatura, kamera).

Oprócz tego pracodawca musi zapewnić zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Obowiązek pokrycia ww. kosztów może być zastąpiony wypłatą ustalonego przez strony ekwiwalentu pieniężnego, albo wypłatą ryczałtu.

Kontrola pracy zdalnej

Kolejną nowością, którą wprowadza nowelizacja Kodeksu pracy jest kontrola w miejscu świadczenia pracy zdalnej. Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. Ważne jest, że kontrola ta odbywa się po wcześniejszym uzgodnieniu z pracownikiem miejsca i czasu kontroli.

Art. 67(28) § 3K.p. stanowi, że:

„Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, o której mowa w art. 6719 § 1 pkt 2, stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, o której mowa w art. 6731 § 5, lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę”.

Konsekwencją ustalenia nieprawidłowości wykonywania pracy zdalnej przez pracownika podczas kontroli, jest cofnięcie zgody na wykonywanie tego typu pracy i przywrócenie go do pracy stacjonarnej.

UWAGA! Zwolnienie z pracy z tego powodu nie jest możliwe, co przewiduje także następny artykuł ustawy- Art. 67(29):

„Pracownik wykonujący pracę zdalną nie może być traktowany mniej korzystnie w zakresie nawiązania i rozwiązania stosunku pracy, warunków zatrudnienia, awansowania oraz dostępu do szkolenia w celu podnoszenia kwalifikacji zawodowych niż inni pracownicy zatrudnieni przy takiej samej lub podobnej pracy, z uwzględnieniem odrębności związanych z warunkami wykonywania pracy zdalnej.”

Czym jest okazjonalna praca zdalna?

Art. 67 (33) K.p. wprowadza definicję okazjonalnej pracy zdalnej. Zgodnie z przepisami, praca zdalna okazjonalna jest pracą wykonywaną na wniosek pracownika, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Zaznaczyć należy, że pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika w tym zakresie. Ww. rodzaj pracy zdalnej strony muszą uzgodnić pomiędzy sobą.

WAŻNE! Do tego typu pracy nie mają zastosowania zobowiązania pracodawcy do partycypacji w kosztach pracy zdalnej, o którym mowa powyżej.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (tekst jedn. Dz. U. z 2022 r. poz. 1510)

2. Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, Dz.U. 2023 poz. 240.

Stan prawny na dzień 4 kwietnia 2023 r.

Klaudia Kowalczyk, Aplikant radcowski w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach