Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?

Co to jest kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie, na którym zapisać wszystkie towary, lub usługi z asortymentu oferowanego przez przedsiębiorcę, a następnie ewidencjonować ich sprzedaż.

Istnieją 4 rodzaje kas:

1. kasy on-line

2. kasy z elektronicznym zapisem kopii

3. kasy z papierowym zapisem kopii

4. kasy w formie oprogramowania (wirtualne).

Uwaga! Kasy fiskalne on-line to urządzenia, które przesyłają dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej.

Kiedy kasa fiskalna jest obowiązkowa?

Kasę fiskalną muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym.

Obowiązek wymiany starych kas rejestrujących na urządzenia online wprowadzany był stopniowo.

Od 2021 r. do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą nowych urządzeń zobowiązano kolejną grupę przedsiębiorców, zajmujących się świadczeniem usług:

• fryzjerskich,
• kosmetycznych i kosmetologicznych,
• budowlanych,
• w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
• prawniczych,
• związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Docelowo kasy fiskalne online będą musieli posiadać wszyscy zobowiązani do rejestrowania obrotu za pomocą kasy podatnicy. Od  2023 r. w sprzedaży znajdują się tylko kasy nowego typu.

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?

Ustawodawca przewidział zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej wśród przedsiębiorców. Zwolnienia te obowiązują do 31 grudnia 2023 roku i mogą dotyczyć:

• wybranych kategorii towarów lub usług
• całej sprzedaży, która powinna być ewidencjonowana za pomocą kasy, jeśli obrót ze sprzedaży osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł.

ISTOTNE!

Ww. zwolnienia nie dotyczą przedsiębiorców, którzy sprzedają towary lub usługi objęte obowiązkiem ewidencjonowania. Jako przykład obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i usług można między innymi wymienić: sprzedaż gazu płynnego, części do silników spalinowych, czy usługi: przewozu osób i ich bagażu podręcznego taksówkami, naprawy pojazdów silnikowych i motorowerów, a także doradztwa podatkowego.

Warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej

Warunki zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej różnią się dla przedsiębiorców, którzy prowadzili sprzedaż w poprzednim roku podatkowym, i dla tych, którzy ją rozpoczęli w bieżącym roku podatkowym.

1) Sprzedaż prowadzona w poprzednim roku podatkowym

Przedsiębiorca, który prowadził działalność w poprzednim roku podatkowym, który chce skorzystać ze zwolnienia obowiązku posiadania kasy fiskalnej, musi spełnić jeden z poniższych warunków:

a) Jego obrót na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 tys. zł i jednocześnie nie był objęty obowiązkiem ewidencjonowania sprzedaży

(Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony!)

b) Jego firma sprzedaje towary lub usługi, które są zwolnione z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży i zarówno w pierwszym, jak i w drugim półroczu poprzedniego roku podatkowego (rozpatrywanych odrębnie) oraz w całym poprzednim roku podatkowym udział obrotu z tej sprzedaży w całkowitym obrocie ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, lub rolnikom ryczałtowym był wyższy niż 80%.

(Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy, licząc od końca półrocza danego roku podatkowego, w którym z niego korzystasz, jeżeli w okresie tego półrocza udział procentowy obrotu był równy albo niższy niż 80%!)

2) Sprzedaż rozpoczęta w bieżącym roku podatkowym

Przedsiębiorca, który rozpoczął prowadzenie działalności w poprzednim roku podatkowym, który chce skorzystać ze zwolnienia obowiązku posiadania kasy fiskalnej, musi spełnić jeden z poniższych warunków:

a) Przewiduje, że obrót ze sprzedaży towarów lub usług osobom fizycznym, które nie prowadzą własnej firmy, i rolnikom ryczałtowym nie przekroczy kwoty 20 tys. zł.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin ten liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony.

b) Po 31 grudnia 2021 roku zaczął sprzedawać towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej, oraz rolnikom ryczałtowym i przewiduje, że przez pierwsze 6 miesięcy oraz za okres do końca roku (jeśli do końca roku pozostało mniej niż 6 miesięcy) udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie będzie wyższy niż 80%.

Zwolnienie traci moc po upływie 2 miesięcy następujących po miesiącu, w którym udział procentowy obrotu z tej sprzedaży w twoim całkowitym obrocie był równy albo niższy 80%.

Podsumowanie

Ustawodawca przewidział możliwość zwolnienia przedsiębiorców z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Podstawy te różnią się od siebie w zależności, czy przedsiębiorca prowadził działalność gospodarczą w poprzednim roku podatkowym, czy też dopiero ją rozpoczyna w bieżącym roku podatkowym.

Wystarczy, aby przedsiębiorcy spełniali jeden z dwóch warunków, wymienionych wyżej, aby mieć możliwość skorzystania z tego zwolnienia.

Podstawa prawna

1. Ustawa o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r., Dz.U. 2004 Nr 54, poz. 535, t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1570;
2. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących z dnia 29 kwietnia 2019 r., Dz.U. z 2019 r. poz. 816, t.j. Dz.U. z 2021 r. poz. 1625;
3. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących z dnia 22 grudnia 2021 r., Dz.U. z 2021 r. poz. 2442.

Stan prawny aktualny na dzień 19 października 2023 r.

Klaudia Kowalczyk, aplikant radcowski w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach