Wydatek przedsiębiorcy na zakup ubioru służbowego jako koszt uzyskania przychodu

Obraz autorstwa freepik

Informacyjnie

W świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów . Wyjątek stanowią koszty wyłączone w tychże ustawach. Powyższa definicja ma charakter ogólny. W interpretacji  indywidualnej wydanej w dniu 23 kwietnia 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.309.2025.2.MW) organ skarbowy wyjaśnił, że

„(…) nie każdy wydatek poniesiony przez podatnika w związku z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą podlega odliczeniu od podstawy opodatkowania, lecz tylko ten wydatek, który pozostaje w takim związku przyczynowo-skutkowym, że poniesienie go ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodów” .

Na ten temat pisałyśmy w dwóch artykułach :

• Nie zawsze wydatek przedsiębiorcy poniesiony na zakup własnej garderoby będzie kosztem podatkowym w PIT
• Wydatek przedsiębiorcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej jako koszt uzyskania przychodu

Ubiór służbowy, czyli jaki

W obu ustawach podatkowych nie ma podanej

„(…) definicji ubioru (odzieży) służbowego, rozstrzygnięcia co może być elementem ubioru służbowego, czy też w jakich przypadkach ubiór pracownika uznaje się za służbowy, (…)” . Pomocne jest w tym przypadku okazuje się  „(…) językowe znaczenie słów «ubiór» i «służbowy». Uniwersalny Słownik Języka Polskiego określa mianem «ubrania» – to, co się nosi; ubranie, strój, «służbowy» – dotyczący pracy w jakiejś instytucji, w wojsku itp., wynikający z pracy w takiej instytucji; urzędowy.

Wobec powyższego uznać należy, że odzież służbowa to specjalna odzież (lub elementy tej odzieży) noszona tylko w związku z wykonywaną pracą np. odzież charakterystyczna dla firmy poprzez barwę, krój, logo itp. W związku z tym, ubiorem służbowym będzie taki ubiór, którego noszenie przy świadczeniu pracy jest obowiązkiem pracownika i który jednocześnie charakteryzuje się jakimś stopniem wyróżnienia powodującym, że niecelowe lub utrudnione byłoby używanie go na potrzeby prywatne pracownika”.

Tak Interpretacja indywidualna  z dnia  5 lutego 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.723.2024.2.SJZ).

Tożsame stanowisko wynika z interpretacji  indywidualnych  Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 22 stycznia 2025 r. (sygn.  0115-KDIT2.4011.535.2024.2.KC) oraz z dnia 1 marca 2024 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.29.2024.2.PS).

Kiedy wydatek na zakup odzieży służbowej będzie kosztem podatkowym?

Odpowiedzi na to pytanie udzielił  Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 10 stycznia 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.842.2024.4.EC). Czytamy w niej:

„Powszechnie obowiązujące przepisy prawa pracy nie regulują w sposób wyraźny kwestii związanych z odzieżą służbową niebędącą ani odzieżą roboczą ani ochronną. (…).

Pracodawca może natomiast podjąć decyzję o używaniu przez pracownika stosownej odzieży służbowej – reprezentacyjnej. Mając na uwadze odpowiedni standard pracy, pracodawca powinien w regulaminie pracy umieścić zapisy o obowiązku noszenia strojów firmowych podczas wykonywania przez pracowników obowiązków służbowych. Odzież może zostać uznana za służbową w przypadku, gdy obowiązek jej noszenia przez pracowników wynika z wewnętrznych regulacji prawnych lub umowy o pracę oraz posiada cechy charakterystyczne dla danego pracodawcy (np. logo z nazwą jego firmy)”.

(…). Z wniosku wynika, że ubrania, buty i torebka będą wykorzystywane przez pracowników podczas uczestniczenia w targach, kongresach, prelekcjach czy spotkaniach z klientami. Strój ten nie będzie wykorzystywany jako codzienny uniform. Noszenie stroju będzie miało na celu reklamę firmy na zewnątrz oraz ma powodować rozpoznawalność marki. Strój (ubrania, obuwie i torebka) będzie własnością Spółki”.

Taki sam pogląd zawiera interpretacja indywidualna z dnia 12 stycznia 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-1.4010.726.2022.4.KM).

O możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem odzieży służbowej dla pracowników i prezesa zarządu Spółki wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji podatkowej wydanej w dniu 8 kwietnia 2016 r. (sygn. IBPB-1-3/4510-201/16/SK).

Spółka prowadzi działalność gospodarczą w zakresie ubezpieczeń.  W ramach rozwoju firmy planuje zakupić jednolitą odzież zgodną z kolorystyką logo firmy dla pracowników w postaci koszul w jednakowym kolorze, opatrzonych widocznym logo firmy – znajdującym się na wysokości klatki piersiowej w połączeniu z krawatem dla mężczyzn oraz apaszką dla kobiet oraz odzieży służbową dla członków zarządu Spółki przeznaczoną na udział w spotkaniach biznesowych z przedstawicielami towarzystw ubezpieczeniowych.

Organ skarbowy zgodził się ze stanowiskiem podatnika co do wydatków

„(…) które Spółka zamierza ponieść na zakup ubrań służbowych, oznaczonych logo firmy, będą mogły być uznane za wydatki reklamowe. Ubrania te kojarzą się bowiem z firmą poprzez oznaczenie ich logo firmy; taki strój wyróżnia zarówno pracowników jak i prezesa zarządu firmy spośród innych osób. Tym samym, wydatki te będą mogły zostać zgodnie z cyt. art. 15 ust. 1 updop, zaliczone do kosztów uzyskania przychodów Spółki”.

Kiedy wydatek na zakup odzieży służbowej nie będzie kosztem podatkowym?

W zakresie możliwości zaliczenia wydatku na zakup odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu wypowiedział się organ skarbowy w interpretacji indywidualnej z dnia  4 października 2018 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB).

We wniosku  podano, że Spółka jest autoryzowanym dealerem samochodowym. Wnioskodawca:

„(…) zamierza nabyć ubiór pracowniczy m.in. garnitur, koszule, krawat i nieodpłatnie przekazać go ww. personelowi, celem odpowiedniej prezentacji w trakcie spotkań z klientami. (…) W strojach zostanie wszyte na trwałe oznaczenie wskazujące na Spółkę. Pracownicy będę wykorzystywali odzież służbową wyłącznie do wykonywania czynności zawodowych. Noszenie odzieży służbowej będzie obowiązkiem pracownika wynikającym z regulaminu Spółki dotyczącego obowiązującego dress code”.

W uzupełnieniu wniosku podatnik wyjaśnił, że w przy garniturach oraz koszuli logo firmy zostanie wszyte po wewnętrznej stronie ubioru (metka), natomiast w przypadku koszulki polo oraz kurtki typu softshell będzie ono zlokalizowane po lewej stronie klatki piersiowej. Będzie widoczne w przypadku koszulki polo oraz kurtki typu softshell.

Podatnik chciał wiedzieć, czy  będzie miał prawo zaliczyć koszty zakupu ww. odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu?

W wydanej interpretacji podatkowej Dyrektor KIS stwierdził, że:

„(…) wydatki związane z zakupem odzieży oznaczonej logo firmy w miejscu widocznym dla klientów, kontrahentów czy partnerów Spółki, z którymi kontakt będą mieli pracownicy ubrani w odzież służbową (koszulki polo, kurtki typu softshell – oznakowane logo firmy widocznym na zewnątrz), (…) można zaliczyć do wydatków o charakterze reklamowym i tym samym do kosztów uzyskania przychodów”.

Z kolei wydatków:

„(…) na zakup odzieży z oznaczeniem wszytym po wewnętrznej stronie ubioru, które jest niewidoczne na zewnątrz np. na metce, w ocenie Organu, nie można ich uznać za działanie w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia jego źródła.

W ocenie Organu wydatki związane z zakupem odzieży z logo niewidocznym na zewnątrz nie stanowią wydatków o charakterze reklamowym. Reklama firmy bądź oferowanych przez nią towarów lub usług może być prowadzona poprzez określone prezentowanie logo danego przedsiębiorcy. Oczywistym przy tym jest, że logo powinno być umieszczone na odzieży w sposób widoczny. Tylko w takiej sytuacji może być ono dostrzeżone przez odbiorców, spełniając swoją reklamową funkcję”.

Advertisement

Organ podatkowy odmawia …

W interpretacji indywidualnej z dnia 7 sierpnia 2019 r., (sygn. 0115-KDIT2-3.4011.285.2019.1.PS) organ skarbowy  nie  zezwolił podatniczce na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z zakupem odzieży, używanej do należytego wykonywania zleceń od kontrahenta, tj. realizacji materiałów telewizyjnych oraz prowadzenia programów telewizyjnych.

Stwierdził, że:

„Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży, tj. klasycznego czy też eleganckiego, zdobnego, kolorowego stroju takiego jak, np. garsonka czy eleganckie spodnie, żakiet, marynarka, narzutka, kurtka czy płaszcz, nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać przedmiotowe wydatki za koszty uzyskania przychodu.

Wydatki poniesione przez Wnioskodawczynię na zakup odzieży (ubrań oraz obuwia) nie mogą być również uznane za wydatki poniesione na zakup stroju służbowego”.

W interpretacji podatkowej wydanej w dniu 20 grudnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-2.4010.586.2024.3.KW) organ interpretacyjny nie zgodził się na uznanie przez Spółkę za koszt firmowy zakupu eleganckiego obuwia do firmowej odzieży oraz torebki nie jej opatrzonych firmowym logo . Jego zdaniem:

„(…) wydatki związane z zakupem obuwia oraz torebki bez firmowego logo, nie stanowią wydatków o charakterze reklamowym. (…) Wskazane elementy ubioru są zatem zwykłymi elementami garderoby, które nie wyróżniają się w żaden sposób trwałymi cechami indywidualizującymi je w stosunku do ogólnie dostępnych i stosowanych do celów prywatnych ubrań”.

Podsumujmy

W przypadku zaliczenia przez przedsiębiorcę wydatku na  zakup stroju służbowego do kosztów  firmowych powinien zachodzić związek pomiędzy poniesionym wydatkiem, a przychodem z prowadzonej działalności gospodarczej. Podatnik powinien wykazać w jaki sposób firmowy strój pracowników wpłynie na rozpoznawalność firmy na rynku. Istotny jest tutaj kolor odzieży, jej krój oraz naszyte na niej w miejscu widocznym logo firmy. Utraci ona wtedy charakter odzieży osobistej.

Poza tym obowiązek posiadania przez pracowników  strojów służbowych  powinien wynikać np. z regulaminu pracy. „Postanowieniami regulaminu może być wprowadzony obowiązek używania w czasie pracy odzieży «służbowej» przydzielonej przez pracodawcę” –  tak Muszalski W., Walczak K. (red.), Kodeks pracy. Komentarz. , Wyd. 14, Warszawa 2024 [w:] Komentarzu do art. 104 (1) Kodeksu pracy.

Podstawa prawna:

• Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1  ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych ( t.j. Dz.U z 2025 r. poz. 163),
• Art. 15 ust. 1 , art. 16 ust. 1  ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz. U z 2025 r. poz. 278).

Stan prawny na dzień 30 czerwca 2025 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek