Wydatek przedsiębiorcy na zakup odzieży ochronnej i roboczej jako koszt uzyskania przychodu

Zdjęcie z Freepik

Przypomnijmy …

W ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz w ustawie o podatku dochodowym od  osób prawnych (ustawa o CIT) podstawę opodatkowania stanowi dochód, czyli przychód pomniejszony o koszty jego uzyskania [1].  Z zasady ogólnej zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o PIT oraz w art. 15 ust. 1 ustawy o CIT wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wyłączonych w tychże ustawach.

Ustawodawca nie definiuje tutaj o jaki koszt konkretnie chodzi. Z pomocą przychodzi orzecznictwo sądów administracyjnych . W uzasadnieniu wyroku z dnia 6 czerwca 2017 r. (sygn. akt I SA/Lu 197/17, Legalis nr 1674568) WSA w Lublinie wyjaśnia, że:

„(…) podatnik ma możliwość odliczenia od przychodów kosztów pod tym jednakże warunkiem, że mają one bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma bądź może mieć wpływ na uzyskania przychodów”. Należy podkreślić iż „Do uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów niezbędne jest nie tylko zaistnienie konkretnego zdarzenia gospodarczego polegającego na zakupie towaru u konkretnego sprzedawcy, za konkretną cenę, ale i odpowiednie udokumentowanie tej operacji” [2].

Odzież robocza, a odzież ochronna  – czym się odróżniają

Odzież robocza  i odzież ochronna są to dwa rożne rodzaje ubioru pracowników. Od 21 kwietnia 2018 roku obowiązuje w tej kwestii rozporządzenie unijne w sprawie środków ochrony indywidualnej [3].

Odzież robocza ma na celu ochronę własnych ubrań pracowników przed zniszczeniem lub znacznym zabrudzeniem w czasie wykonywanej pracy. Jest stosowana jest ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy. W świetle art. 237(7) § 1 Kodeksu pracy (k.p.) musi spełniać wymagania określone w Polskich Normach. Natomiast odzież ochronna (tzw. środki ochrony indywidualnej)  zabezpiecza częściowo pracowników  zatrudnionych w warunkach, w których są narażeni m.in. na  zagrożenia mechaniczne, chemiczne, termiczne  [4].

Przykład z orzecznictwa:

„(…) praca na wysokości polegająca na przycinaniu gałęzi drzew połączona z wychylaniem się z podnośnika zalicza się do rodzaju prac, przy których wymagane jest stosowanie środków ochrony indywidualnej (…)” – wyrok NSA z dnia 30 listopada 2010 r. w sprawie o sygn. akt  I OSK 802/10 , Legalis nr 308024.

Ważne!

Odzież robocza musi być zgodna z Polską Normą PN-P-84525:1998. Natomiast wymagania ogólne dla odzieży ochronnej zawiera Polska  Norma  PN-EN ISO 13688:2013-12.

Zaliczenie wydatków na odzież ochronną dla przedsiębiorcy do kosztów podatkowych

W wydawanych interpretacjach podatkowych organ skarbowy zezwala na zaliczenie wydatków na odzież ochronną dla przedsiębiorcy do kosztów firmowych.

Zobaczmy przykłady:

1.Podatnik jest inspektorem budowlanym, zatwierdza i kontroluje wbudowywane materiały oraz odbiera wykonane roboty drogowe. Jak podaje we wniosku w czasie jego pracy„(…) występują m.in. zagrożenia potrącenia/najechania przez sprzęt budowalny i użytkowników/pojazdy na drogach publicznych, uszkodzenia wzroku i chorób płuc w wyniku pylenia materiałów budowlanych, urazy narządów w wyniku upadku elementów z wysokości, poparzenia i zatrucia, porażenie prądem”. Podatnik planuje zakupić certyfikowaną odzież ochronną, której będzie używał tylko „(…) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej.

Podatnik zapytał o możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków  na:

„(…) – kurtkę roboczą o specyfikacji zapewniającej prawidłową dostrzegalność dla wszystkich uczestników budowy oraz w zakresie użytkowników dróg publicznych kolidujących z budowaną drogą i zapewniającej spełnienie wszystkich przepisów BHP dla wskazanych robót (kolor pomarańczowy z pasami odblaskowymi);

– buty ochronne robocze zapewniające ochronę przed urazami nóg, między innymi upadek elementów z wysokości, przebicie, poślizgnięcie, temperaturę;

– kask zapewniający ochronę głowy przed spadnięciem elementów z wysokości;

– rękawice zapewniające ochronę przed urazami;

– okulary ochronne zapewniające ochronę wzroku przed pyleniem, oślepieniem między innymi w zakresie prac spawalniczych i prac przy światłowodach;

– maseczki zabezpieczające przed pyleniem?” .

W indywidualnej interpretacji podatkowej z dnia 28 marca 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.98.2025.2.AA) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) stwierdził:

„(…) w złożonym wniosku wykazał Pan związek przyczynowo-skutkowy między ww. wydatkami, a uzyskiwaniem przychodów z prowadzonej działalności gospodarczej. Wskazał Pan wprost, że wydatki na wskazane we wniosku zakupy będzie Pan ponosił wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co równie istotne, wydatki powyższe, jako niewskazane w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostały przez ustawodawcę wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Zauważam, że wydatki na zakup ochronnej odzieży roboczej mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej jedynie w takim zakresie, w jakim racjonalnie jest to uzasadnione w tej działalności i wyłącznie pod warunkiem ich należytego udokumentowania”.

Dyrektor KIS  zgodził się na  zaliczenie  przez podatnika  do kosztów uzyskania przychodów  wydatków podanych we wniosku, które zostały poniesione na zakup odzieży ochronnej w celu zachowania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.

2. Wnioskodawca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług geodezyjnych dla firm oraz osób fizycznych. Podatnik pracuje w rożnych warunkach atmosferycznych. „Do pracy kupuje ochronną odzież roboczą: specjalne buty robocze, skarpety termoaktywne, spodnie, polary, kurtki, softshelle, koszulki. Ubrania kupowane są w sklepie z odzieżą roboczą”.

Zdaniem organu interpretacyjnego:

„(…) Wnioskodawca wskazał wprost, że wydatki na wskazane we wniosku zakupy ponosił wyłącznie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Co równie istotne, wydatki powyższe, jako niewskazane w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zostały przez ustawodawcę wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. (…) Jeżeli zatem bezpośrednim celem poniesienia przedmiotowych wydatków przez Wnioskodawcę jest precyzyjne wykonywanie świadczonych usług także w trudnych warunkach atmosferycznych (precyzyjne wykonywanie zadań może istotnie wpływać na wysokość uzyskiwanych przychodów, bowiem dzięki dobrej opinii przedsiębiorca może utrzymać obecnych oraz uzyskać nowych klientów), to wydatki te mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów”.

Tak interpretacja indywidualna z dnia 15 lipca 2019 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.226.2019.1.JŁ).

Zaliczenie wydatków na odzież roboczą dla pracowników do kosztów podatkowych

Obowiązek zakupu przez pracodawcę odzieży i obuwia roboczego oraz jej nieodpłatne przekazanie pracownikom wynika z art. 237(7) § 1 k.p. Stosownie do art. 237(9) § 1 k.p. pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. Stąd też generalnie wydatki z tego tytułu są ujmowane w kosztach firmowych  przedsiębiorcy.

Przykładowo w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 13 czerwca 2017 r. (sygn. 0112-KDIL5.4010.50.2017.1.ŁM) Dyrektor KIS zezwolił na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wydatków na pokrycie części kosztów zakupu obuwia i odzieży dla pracowników.

„Koszty związane z zapewnieniem bezpiecznych i higienicznych warunków pracy pracownikom będą stanowić dla Wnioskodawcy koszty uzyskania przychodów, ponieważ obowiązek ich ponoszenia wynika z przepisów Kodeksu pracy.(…)

Reasumując, wydatki na pokrycie części kosztów na zakup obuwia i odzieży nieatestowanej i nieoznaczonej znakiem firmowym dla pracowników stanowią dla Spółdzielni koszty uzyskania przychodu zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych” – uzasadnił.

Oprócz odzieży roboczej i ochronnej istnieje również odzież  firmowa. Na temat ujęcia jej zakupu w kosztach podatkowych napiszemy w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

• Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 15 ust. 1 , art. 16 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych.

Objaśnienie:

„Przedmiotem PDoFizU jest podatek od dochodu, a zatem, ogólnie rzecz ujmując, podatek od kwoty przychodu pomniejszonej o koszty przychodu, czyli o wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu” .Tak Uchwała SN  z dnia 10 grudnia 2015 r. (sygn. akt III UZP 14/15, Legalis nr 1361416) – dostęp w dniu 4 maja 2025 r.

[2] Wyrok WSA w Szczecinie z dnia 17 lutego 2016 r. (sygn. akt I SA/Sz 823/14, Legalis nr 1447228).

[3] rozporządzenie unijne w sprawie środków ochrony indywidualnej: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/425 z dnia 9 marca 2016 r. w sprawie środków ochrony indywidualnej …  (Dz.U.UE.L.2016.81.51) – dostęp w dniu 2 maja 2025 r.

[4] „Zastosowanie środków ochrony indywidualnej ma na celu obniżenie wpływu czynników szkodliwych oddziałujących na danego pracownika, ale nie eliminuje ich całkowicie ze środowiska pracy” . Tak  SN w uzasadnieniu wyroku z dnia 24 kwietnia 2024 r. (sygn. akt  II USKP 230/21,  Legalis nr 3081588) – dostęp w dniu 4 maja 2025 r.

Stan prawny na dzień 21 maja 2025 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek