Prawo spółek
Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – najważniejsze informacje
W skład każdego przedsiębiorstwa wchodzą m.in. ruchomości, nieruchomości, a także tajemnice przedsiębiorstwa. Powinny być chronione przed wykorzystaniem ich przez konkurencję. Jednym z prawnych środków ochrony jest zawarcie umowy o zachowaniu poufności (z j.ang. non-disclosure agreement) znane jako NDA. Niniejsza umowa ma na celu zabezpieczenie informacji poufnych, które zostaną przekazane innym osobom lub firmom w czasie podejmowanej współpracy oraz po jej rozwiązaniu.
Poznajmy istotne szczegóły takiej umowy.
Przypomnijmy …
Z dyspozycji zawartej w art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji wynika, że tajemnicami przedsiębiorstwa są informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje, które:
- posiadają określoną wartość gospodarczą,
- są niejawne, oraz
- zostały podjęte działania w celu utrzymania ich w poufności.
Więcej o tajemnicach przedsiębiorstwa w artykułach:
- Tajemnice przedsiębiorstwa – co to takiego?
- Know- how firmy należy chronić tak jak tajemnice przedsiębiorstwa
Należy podkreślić, że zgodnie z utrwaloną linią orzeczniczą: „Informacja staje się «tajemnicą», kiedy przedsiębiorca przejawia wolę zachowania jej jako niedostępnej dla osób trzecich”. Tak przykładowo wyroki WSA w Warszawie z dnia 5 stycznia 2023 r. (sygn. akt II SA/Wa 1091/22, Legalis) oraz dnia 23 marca 2022 r.( sygn. akt II SA/Wa 3828/21, Legalis).
Ochrona informacji poufnych – umowa NDA
Umowa o zachowaniu poufności nie została prawnie zdefiniowana. Należy do umów nienazwanych i jest zawierana na mocy zasady swobody umów. W tym miejscu istotny jest art. 353(1) Kodeksu cywilnego (k.c.) zgodnie z którym strony zawierające umowę mogą ułożyć stosunek prawny według swego uznania, byleby jego treść lub cel nie sprzeciwiały się właściwości (naturze) stosunku, ustawie ani zasadom współżycia społecznego.
Umowa o zachowaniu poufności powinna być podpisana przed zawarciem umowy głównej m.in. z osobami zatrudnionymi na umowie o pracę lub umowy cywilnoprawne, współpracownikami, podwykonawcami, firmami IT, firmami księgowymi, potencjalnymi inwestorami (np. przed dokonaniem audytu prawnego tzw. due diligence).
Jakie elementy powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności?
W umowie o zachowaniu poufności należy określić m.in.:
- miejsce i datę zawarcia umowy,
- cel zawarcia umowy,
- zakres przekazywanych informacji poufnych,
- w jakim celu będą wykorzystywane,
- kto i w jaki sposób będzie miał do nich dostęp,
- sposób zabezpieczenia przekazanych informacji niejawnych,
- okres obowiązywania umowy,
- stosowane umowne sankcje karne w przypadku naruszenia postanowień umowy,
- sposób postępowania z przekazanymi informacjami poufnymi po zakończeniu umowy,
- klauzulę RODO.
Kto może podpisać umowę o zachowaniu poufności ?
Umowę o zachowaniu poufności podpisują osoby prowadzące jednoosobowa działalność gospodarczą, a w przypadku innych firm osoby uprawnione do jej reprezentacji. Tutaj istotne jest załączenie do umowy pełnomocnictwa oraz aktualnego odpisu z rejestru przedsiębiorców KRS.
Zobacz także nasze e- booki
Spółka cywilna. Praktyczny poradnik
Spółka jawna. Praktyczny poradnik
Jakie poufne informacje powinny być podane w umowie NDA ?
W umowie o zachowaniu poufności należy wyszczególnić jakiego rodzaju informacje przedsiębiorca uznaje się za poufne. Nie istnieje żaden wykaz informacji nieujawnionych. Z pomocą przychodzi orzecznictwo sądowe. Przykładowo w uzasadnieniu wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 22 listopada 2022 r. (sygn. akt KIO 2948/22, Legalis nr 2899483) czytamy:
„Jako Tajemnicę przedsiębiorstwa należy traktować w szczególności wszelkie:
- informacje finansowe – obrazujące zarówno pasywa, jak i aktywa, dochód i zyski, koszty działalności, straty, zobowiązania finansowe, dane obrazujące sprzedaż usług, a także źródła zaopatrzenia i zbytu, informacje dotyczące wynagrodzeń, zasad premiowania oraz innych świadczeń o zbliżonym charakterze wypłacanych pracownikom oraz podmiotom współpracujących, w tym o rodzaju i formach przyznawanych i udzielanych zniżek lub upustów,
- informacje istotne z punktu widzenia organizacji przedsiębiorstwa pracodawcy jako takiego – dotyczące struktury przedsiębiorstwa, regulaminów i procedur wewnętrznych, prezentacji i tym podobnych opracowań, dokumentów, sposobu kalkulacji cen ofertowych, strategii i zabezpieczania danych itp.
- informacje o planach i zamierzonych przedsięwzięciach gospodarczych, o podmiotach współpracujących, warunkach wynagradzania i wszelkich innych warunkach handlowych umów zawieranych w związku z działalnością przedsiębiorstwa pracodawcy,
- dane osobowe pracowników, klientów i współpracowników,
- informacje, które znajdują się systemie informatycznym przedsiębiorstwa pracodawcy, do którego dostęp jest chroniony hasłami,
- informacje o klientach i dostawcach, dane osobowe, dokumenty wytwarzane w toku pracy, korespondencję tradycyjną i elektroniczną, dane zawarte w pamięci komputerów i elektronicznych nośników informacji, należących do przedsiębiorstwa pracodawcy,
- informacje zawarte w projektach realizowanych przez pracodawcę, produktach i usługach pracodawcy, technikach, danych, know‐how, procesach, badaniach i rozwoju, systemach zarządzania, planach marketingowych, strategiach lub propozycjach”.
Ochrona informacji poufnych – na czym polega
Informacje poufne określone w umowie NDA powinny być chronione. Regulację prawną w tym zakresie zawiera art. 72(1) § 1 Kodeksu cywilnego. Piśmiennictwo podkreśla, że
„Obowiązek strony negocjacji, której druga strona udzieliła informacji z zastrzeżeniem ich poufności, polega na:
1) zakazie ujawniania tych informacji innym osobom, niż strony negocjujące;
2) zakazie przekazywania tych informacji innym osobom, niż strony negocjujące;
3) zakazie wykorzystywania tych informacji dla własnych celów, innych niż zawarcie lub wykonanie negocjowanej umowy” – tak M. Gutowski (red.), Kodeks cywilny. Tom I. Komentarz do art. 1–352. Wyd. 3, Warszawa 2021 [w:] Komentarz do art. 72(1) § 1 k.c.
Jaki powinien być okres obowiązywania umowy o zachowaniu poufności
Umowa o zachowaniu poufności obowiązuje podczas trwania współpracy oraz po jej zakończeniu. Przepisy ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji nie określają dokładnego czasu jej trwania. W umowie NDA należy wskazać w miesiącach lub latach okres obowiązywania umowy. Umowa NDA nie powinna być zawierana na czas nieokreślony, ponieważ na podstawie art. 365(1) k.c. , zobowiązanie bezterminowe o charakterze ciągłym wygasa po wypowiedzeniu przez dłużnika lub wierzyciela z zachowaniem terminów umownych, ustawowych lub zwyczajowych, a w razie braku takich terminów niezwłocznie po wypowiedzeniu. Powyższe oznacza, że wypowiedzenie bezterminowej umowy NDA powoduje ryzyko ujawnienia informacji poufnej objętych umową.
Sankcje karne w umowie NDA
W umowie NDA wprowadzamy kary umowne za naruszenie tajemnicy przedsiębiorstwa, czyli ujawnienie przekazanych informacji poufnych. Brak kary umownej oznacza odpowiedzialność na zasadach ogólnych. Stanowi o tym art. 471 K.c. zgodnie z którym dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi.
Sposób postępowania z informacjami po zakończeniu umowy
W umowie NDA należy określić sposób postepowania strony otrzymującej z przekazanymi informacjami poufnymi po zakończeniu umowy. Przykładowo można zawrzeć postanowienie, że powinny one zostać zniszczone (protokoły zniszczeń) lub zwrócone stronie ujawniającej.
Klauzula RODO
Umowa o zachowaniu poufności powinna zawierać również klauzulę RODO, ponieważ podlega pod artykuł 5 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – Dz.U.UE.L.2016.119.1.
Podsumowanie
Zawieranie umów o zachowaniu poufności jest istotne dla przedsiębiorstw funkcjonujących w obrocie gospodarczym. Taka umowa zabezpiecza informacje poufne stanowiące dla firmy określoną wartość gospodarczą . Jest to ważne ze względu na jej konkurencyjność na rynku.
Podstawa prawna:
- Art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. 2022.1233)
- Art. 72(1) § 1 , art. 365(1), art. 471 Kodeksu cywilnego (Dz.U. 2022.1360)
Stan prawny na dzień 6 czerwca 2023 roku
Małgorzata Gach,
Wanda Książek