Nowe obowiązki i uprawnienia rady nadzorczej oraz zarządu w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością – zmiany w K.s.h.

Czym jest rada nadzorcza w spółce z o.o. ?

Rada nadzorcza w spółce z o.o. jest organem, który sprawuje stały nadzór nad działalnością spółki we wszystkich dziedzinach jej działalności. W spółkach z o.o. rada nadzorcza powinna być ustanowiona wtedy, gdy kapitał zakładowy przewyższa kwotę 500 000 złotych, a wspólników jest więcej niż dwudziestu pięciu. W pozostałych przypadkach utworzenie rady nadzorczej jest nieobowiązkowe.

Rada nadzorcza składa się co najmniej z trzech członków powoływanych i odwoływanych uchwałą wspólników. Członków rady nadzorczej powołuje się na rok, jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej. Każdy członek rady nadzorczej może samodzielnie wykonywać prawo nadzoru, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.

Obowiązki rady nadzorczej

Zgodnie z nowym art. 214 (1) k.s.h. członek rady nadzorczej powinien przy wykonywaniu swoich obowiązków dołożyć staranności wynikającej z zawodowego charakteru swojej działalności oraz dochować lojalności wobec spółki. Nie może ujawniać tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu.

Z art. 219 § 3 k.s.h. wynika, że do szczególnych obowiązków rady nadzorczej należy:

1)ocena sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy w zakresie ich zgodności z księgami, dokumentami i ze stanem faktycznym,

2)ocena wniosków zarządu dotyczących podziału zysku albo pokrycia straty,

3) sporządzanie oraz składanie zgromadzeniu wspólników corocznego pisemnego sprawozdania z wyników oceny obu sprawozdań zarządu spółki i wniosku zarządu dotyczącego wyniku finansowego spółki oraz pisemnego sprawozdania z działalności rady nadzorczej za ubiegły rok obrotowy (sprawozdanie rady nadzorczej).

Nowe uprawnienia rady nadzorczej wynikające z nowelizacji Kodeksu spółek handlowych

W celu wykonania obowiązków wynikających z art. 219 § 3 k.s.h. rada nadzorcza sp. z o.o może: badać wszystkie dokumenty spółki, dokonywać rewizji stanu majątku spółki oraz żądać od zarządu, prokurentów i osób zatrudnionych w spółce na podstawie umowy o pracę lub wykonujących na rzecz spółki w sposób regularny określone czynności na podstawie umowy o dzieło, umowy zlecenia albo innej umowy o podobnym charakterze sporządzenia lub przekazania wszelkich informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień dotyczących spółki, w szczególności jej działalności lub majątku. Przedmiotem żądania mogą być również posiadane przez organ lub osobę obowiązaną informacje, sprawozdania lub wyjaśnienia dotyczące spółek zależnych oraz spółek powiązanych.

Doraźny lub stały komitet rady nadzorczej – w jakim celu?

Rada nadzorcza spółki z o.o. może ustanowić doraźny lub stały komitet rady nadzorczej, składający się z członków rady nadzorczej, do pełnienia określonych czynności nadzorczych (art. 219(1) k.s.h). Piśmiennictwo wyjaśnia:

„Komitet może mieć pewną strukturę organizacyjną: przewodniczącego, sekretarza, itp. Funkcje w komitecie nie muszą pokrywać się z funkcjami w ramach rady nadzorczej. (-) Komitety stałe to komitety na czas trwania kadencji rady. (-) Komitet rady nadzorczej ma prawo podejmować wszystkie czynności nadzorcze określone w art. 219 § 4 i 4(1) KSH, chyba że rada nadzorcza postanowi inaczej. (-) Skorzystanie przez radę nadzorczą z uprawnienia do powołania komitetu nie zwalnia jej członków z odpowiedzialności za sprawowanie nadzoru ( tak Adamus R. (red.), Kodeks spółek handlowych. Komentarz do nowelizacji. Prawo holdingowe. Zmiany w funkcjonowaniu organów spółek kapitałowych, Warszawa 2022, wyd. 1 , Legalis).

Rada nadzorcza spółki z o.o. może powołać swojego doradcę

Rada nadzorcza może korzystać z wiedzy specjalistycznej swojego doradcy. W tym celu na podstawie art. 219(2) § 1 k.s.h. może podjąć uchwałę o ustanowieniu doradcy rady nadzorczej w    sprawie zbadania na koszt spółki określonej sprawy dotyczącej działalności spółki lub jej majątku albo w celu przygotowania określonych analiz oraz opinii.

Jak wskazuje piśmiennictwo:

„Rada nadzorcza może skorzystać z usług wybranego i zakontraktowanego przez nią doradcy jedynie na podstawie upoważnienia zawartego w umowie spółki” Tak będzie „(-) głównie w tych spółkach, w których pozycja rady nadzorczej jest silna, w szczególności gdy w jej skład bezpośrednio wchodzą strategiczni wspólnicy lub ich nominaci, a zarządzanie spółką powierzone jest menedżerom. Umowa spółki może albo generalnie umocować radę do dokonania wyboru doradcy, albo (-) ograniczać swobodę rady, np. przez zastrzeżenie rocznego budżetu na usługi doradcze” ( tak Bieniak J., Bieniak M, Nita-Jagielski G.,    Kodeks spółek handlowych Komentarz ,Wyd. 8, Warszawa 2022, Legalis).

Zarząd spółki z o.o. umożliwia doradcy dostęp do żądanych dokumentów i udziela mu wszystkich niezbędnych informacji. W literaturze prawniczej podkreślono, że:

„Doradca rady nadzorczej oraz osoba fizyczna wykonująca czynności w jego imieniu lub na jego rzecz są obowiązani zachować w tajemnicy wszystkie niemające publicznego charakteru informacje i dokumenty otrzymane od spółki”. ( tak Jara Z. (red.), Kodeks spółek handlowych Komentarz, Wyd. 4, Warszawa 2022, Legalis).

Czym jest zarząd w spółce z o.o.?

Zarząd w spółce z o.o. spółki jest to organ wykonawczy spółki. W świetle art. 201 k.s.h. składa się z jednego albo większej liczby członków. Do zarządu mogą być powołane osoby spośród wspólników lub spoza ich grona. Członek zarządu jest powoływany i odwoływany uchwałą wspólników, chyba że umowa spółki stanowi inaczej. Wymagania jakie powinni spełniać kandydaci na stanowisko członka zarządu określa uchwała wspólników lub umowa spółki.

Zarząd w spółce z o.o. prowadzi on sprawy spółki oraz reprezentuje spółkę    w czynnościach sądowych i pozasądowych. Wyjątek stanowi zawieranie umów pomiędzy spółką z o.o, a członkiem jej zarządu

Sprawdź: Czy umowę pomiędzy spółką a jej członkiem zarządu może podpisać inny członek zarządu?

Jakie nowe obowiązki posiada zarząd w spółce z o.o.?

Zarząd w spółce z o.o. ma obowiązek protokołowania swoich posiedzeń (art. 208(1) k.s.h.) . Protokół powinien zawierać porządek obrad, imiona i nazwiska obecnych członków zarządu i liczbę głosów oddanych na poszczególne uchwały. W protokole zaznacza się również zdanie odrębne zgłoszone przez członka zarządu wraz z jego ewentualnym umotywowaniem. Protokół podpisuje co najmniej członek zarządu prowadzący posiedzenie lub zarządzający głosowanie, chyba że umowa spółki lub regulamin zarządu stanowi inaczej.

Jak wskazano w literaturze prawniczej:

„Obowiązek zaprotokołowania dotyczy zarówno uchwał podjętych na »tradycyjnym« posiedzeniu, jak i uchwał podjętych za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Dotyczy to także uchwał podjętych przez jedynego członka zarządu albo przez tego członka zarządu wieloosobowego, który wyłącznie był obecny na posiedzeniu” (tak Bieniak J., Bieniak M., Nita-Jagielski G., Kodeks spółek handlowych Komentarz , Wyd. 8, Warszawa 2022, Legalis).

Ponadto zarząd ma obowiązek :

• dochowania należytej staranności (art. 209[1] § 1 k.s.h.),
• przekazywania informacji, dokumentów, sprawozdań lub wyjaśnień, radzie nadzorczej niezwłocznie, nie później niż w terminie dwóch tygodni od dnia zgłoszenia żądania do organu lub osoby obowiązanej, chyba że w żądaniu określono dłuższy termin (art. 219 § 4[1] i § 4[2] k.s.h.),
• przekazywania dokumentacji doradcy rady nadzorczej (art. 219[1] § 3 k.s.h.) oraz
• zakaz ujawniania tajemnic spółki także po wygaśnięciu mandatu (art. 209[1] § 2 k.s.h.).

Podstawa prawna:

Art. 201, art. 208(1), art. 209 (1) § 1- 2 , art. 213 § 2, art. 214 (1) § 1 , art. 215 § 1 , art. 216 , art. 219 § 1, art. 219 § 3 – § 5 Kodeksu spółek handlowych (t.j. Dz.U.2022.1467).

Stan prawny na dzień 2 czerwca 2023 roku

Małgorzata Gach

Wanda Książek