Know- how firmy należy chronić tak jak tajemnice przedsiębiorstwa

Jakie informacje stanowią know-how  firmy?

Know- how  przedsiębiorstwa jest składnikiem niematerialnym firmy. Piśmiennictwo definiuje know- how , ”(…) różnie,  jako wiadomości poufne dotyczące, techniki, technologii i organizacji i inna wiadomość intelektualna, umiejętność pewnego postępowania, całokształt wiadomości, a więc wiedzy fachowej oraz doświadczeń dotyczących technologii i prowadzenia procesu produkcyjnego określonego wyrobu” [1].

Na temat know- how firmy pisałyśmy w artykule: Know- how  firmy – co to takiego

Przedsiębiorca powinien chronić know – how  firmy

Know- how posiada określoną wartość gospodarczą dla firmy, stąd też powinno być odpowiednio zabezpieczone. W świetle art. 1 ust. 1 lit.i) Rozporządzenia  Komisji (UE) NR 316/2014 z dnia 21 marca 2014 r. w sprawie stosowania art. 101 ust. 3 Traktatu o funkcjonowaniu Unii Europejskiej do kategorii porozumień o transferze technologii (Dz.Urz.UE  L 93/17). Stanowi ono bowiem pakiet informacji praktycznych, wynikających z doświadczenia i badań, które są:

• niejawne, czyli nie są powszechnie znane lub łatwo dostępne,
• istotne, czyli ważne i użyteczne z punktu widzenia wytwarzania produktów objętych umową  oraz
• zidentyfikowane, czyli opisane w wystarczająco zrozumiały sposób, aby można było sprawdzić, czy spełniają kryteria niejawności i istotności.

Jeżeli powyższe cechy wystąpią łącznie ( tj. razem) wówczas przedsiębiorca powinien je chronić w ramach tajemnicy przedsiębiorstwa.

Przykład z orzecznictwa:

„(…) opracowane przez wykonawcę na potrzeby zamówienia takie elementy oferty jak np. opis funkcjonalny systemu, opis techniczny, zastosowana metodologia, zawierające «know-how» wykonawcy, jak i wykaz sprzętu i licencji zastosowanych do budowy systemu w ramach oferowanego rozwiązania oraz sposób kalkulacji ceny oferty, uwzględniający szczegółowe elementy kosztowe, stanowią informację, która może podlegać ochronie jako tajemnica przedsiębiorstwa” – uzasadnienie  wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 1 marca 2010 r.(sygn. akt  KIO/UZP 6/10), Legalis nr 218143.

Tajemnice przedsiębiorstwa – czym są 

W świetle art. 11 ust. 2 ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. 2022.1233) przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.

W uzasadnieniu wyroku z dnia 20 sierpnia 2014 r., sygn. akt IV SA/Wr 298/14, Legalis nr 1106347 WSA we Wrocławiu podkreślił:

„(-) że aby dana informacja stanowiła tajemnicę przedsiębiorstwa i podlegała ochronie na podstawie art. 11 powyższej ustawy, musi spełniać następujące warunki: a) poufności, b) braku ujawnienia, c) zabezpieczenia informacji. (…) Jeżeli bowiem przedsiębiorca nie podjął działań w celu zabezpieczenia poufności, to informacja nie jest poufna, skoro każdy może mieć do niej dostęp”.

Istotne!

Pojęcia: know – how i tajemnica przedsiębiorstwa nie są tożsame. Pomimo tego, że posiadają  cechy wspólne tajemnica przedsiębiorstwa jest pojęciem szerszym niż know – how.  Przykładowo tajemnicą przedsiębiorstwa będzie wynagrodzenie kadry kierowniczej lub tworzone biznesplany, których nie można uznać jako know- how .

Na czym polega ochrona know – how firmy?

Informacje know – how podlegają ochronie prawnej. W uzasadnieniu wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 25 listopada 2022 r. w sprawie o sygn. KIO 2956/22, Legalis nr 2899009 czytamy, że:

„podjęcie niezbędnych działań w celu zachowania poufności informacji ma prowadzić do sytuacji, w której chroniona informacja nie może dotrzeć do wiadomości osób, które ze względu na swój zawód lub prowadzoną działalność są zainteresowane jej posiadaniem, bez żadnych specjalnych starań z ich strony. Z kolei ciężar podjęcia odpowiednich działań w celu utrzymania danej wiadomości w tajemnicy, spoczywa na przedsiębiorcy”.

Jakie środki w celu zabezpieczenia  know – how powinien podjąć przedsiębiorca ?

W celu zabezpieczenia informacji stanowiących know- how firmy przedsiębiorca powinien:

1. Przeprowadzać szkolenia pracowników i zleceniobiorców w zakresie ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa.
2. Zawrzeć z osobami zatrudnionymi na umowie o pracę lub umowy cywilnoprawne (np. umowę zlecenia), współpracownikami (np. agencją marketingową) oraz kontrahentami umowy o zachowaniu poufności lub klauzule o zachowaniu poufności .
3. Przechowywać dokumenty papierowe w których znajdują się informacje poufne w niedostępnym miejscu np. w sejfie. W celach zachowania bezpieczeństwa wymagana jest częsta zmiana kodu dostępu do sejfu.
4. Zaszyfrować i zabezpieczyć za pomocą silnego hasła [2] poufne dokumenty firmy w wersji elektronicznej znajdujące się na komputerach firmowych. W celu zabezpieczenia przed nieuprawnionym wyciekiem informacji należy często zmieniać hasło dostępu oraz nałożyć blokadę nagrywania informacji poufnych na płyty CD/DVD .
5. Wyznaczyć osoby, które będą miały dostęp do ważnych danych.
6. Niszczyć w niszczarce niepotrzebne dokumenty.

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – kiedy powinna być zawarta

Umowa o zachowaniu poufności znana jako NDA (z j. ang. non-disclosure agreement) powinna być zawierana w przypadku, gdy może dojść do przekazania informacji poufnych na zewnątrz firmy. Powinna być zawarta przed ujawnieniem niniejszych informacji drugiej stronie m.in. wtedy, gdy:

• firma X zleca innej firmie zewnętrznej Y analizę jej stanu finansowego,
• przeprowadzany zostaje audyt prawny (z j. ang. due diligence) tj. badanie kondycji przedsiębiorstwa działającego na rynku przykładowo przed jego sprzedażą lub połączeniem spółek kapitałowych,
• firma X zawiera umowę z firmą Y informatyczną w ramach objęcia nadzorem baz danych w firmie X .

Umowa o zachowaniu poufności (NDA) – jakie postanowienia powinna zawierać?

Umowa o zachowaniu poufności zobowiązuje strony do zachowania tajemnicy w zakresie przekazywanych poufnych informacji podczas jej wykonywania.  Może być to osobna umowa lub stanowić część innej umowy jako klauzula poufności.

Umowa o zachowaniu poufności powinna m.in. zawierać :

• datę i miejsce zawarcia umowy,
• oznaczenie stron umowy,
• cel zawarcia umowy w związku z którym zostaną ujawnione poufne informacje firmy,
• wyszczególnienie informacji, które przedsiębiorca uważa za poufne ( np. informacje finansowe, prawne, organizacyjne, techniczne, know-how),
• obowiązki stron dotyczące postępowania z poufnymi informacjami,
• wskazanie kto będzie miał dostęp do poufnych informacji,
• okres obowiązywania umowy do zachowania poufności,
• sankcje za naruszenie zobowiązania do zachowania poufności informacji, np.  kary umowne za ujawnienie tychże informacji,
• klauzula RODO (obowiązek informacyjny),
• postanowienia końcowe,
• podpisy stron umowy.

Zobacz także: RODO 2018: Dane osobowe oraz ich przetwarzanie (2)

Podstawa prawna:

• Art. 3 ust. 1 pkt 14 Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. 2023. 120)
• Art. 11 ust. 2 Ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej (t.j. Dz.U. 2022.1233)

Objaśnienie:

[1]  Tak Kurluta – Bagan K. [w:] Część III, rozdz. 2 , par. 2 , Mróz T, Stec M (red.) Prawo gospodarcze prywatne, Warszawa 2005, str. 606- 607

[2] Silne hasło powinno zawierać co najmniej 10 znaków w tym duże i małe litery, cyfry, znaki interpunkcyjne np. WoQks$Mv2a-1c

Stan prawny na dzień 15 marca 2023 roku

Małgorzata Gach

Wanda Książek