Prawo spółek
Czerwiec miesiącem zwyczajnych zgromadzeń w spółkach z o.o.
Zgodnie z art. 231 § 1 ksh „Zwyczajne zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego”. Jako, że w większości spółek rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, w tym roku ostatecznym terminem odbycia się takiego zgromadzenia będzie dzień 30 czerwca 2023.
Przedmiot zwyczajnych zgromadzeń wspólników
Zwyczajne zgromadzenie wspólników, to istotny moment, kiedy to wspólnicy spółki mogą przyjrzeć się sytuacji finansowej spółki oraz działaniom organów spółki, w tym zarządu. Przedmiotem zwyczajnego zgromadzenia wspólników, zgodnie z art. 231 § 2 ksh jest:
1) rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności spółki oraz sprawozdania finansowego za ubiegły rok obrotowy
2) powzięcie uchwały o podziale zysku albo pokryciu straty, jeżeli zgodnie z art. 191 § 2 sprawy te nie zostały wyłączone spod kompetencji zgromadzenie wspólników
3) udzielenie członkom organów spółki absolutorium z wykonania przez nich obowiązków
Co do zasady, zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jednakże przepis pozostawia de facto dowolność wyboru miejsca takiego zgromadzenia. Nie ma przeszkód do tego, żeby zgromadzenie wspólników odbyło się nawet poza granicami Polski, jakkolwiek ustawa wymaga wyrażenia na to pisemnej zgody przez wspólników. Ustawa przewiduje również możliwość udziału w zgromadzeniu przy użyciu środków komunikowania się na odległość.
Zwoływanie Zwyczajnego Zgromadzenia Wspólników
Zgodnie z artykułem 235 ksh zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd, a w przypadku niezwołania go w określonym terminie, uprawnienie takie przysługuje również radzie nadzorczej lub komisji rewizyjnej.
Tryb zwoływania zgromadzeń wspólników reguluje art. 238 ksh, który określa zarówno sposób zawiadomienia wspólników o planowanym zgromadzeniu, jak i również wymagania formalne i elementy, które powinno zawierać takie zawiadomienie.
Zgodnie z § 2 przywołanego przepisu, zaproszenie musi zawierać:
„dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad, a w przypadku zamierzonej umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian”.
Istotny jest także tryb zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników. Zgodnie z art. 238 § 1 ksh istnieją trzy możliwości zwołania zgromadzenia wspólników:
- zawiadomienie listem poleconym
- zawiadomienie nadane przesyłką kurierską
- zawiadomienie wysłane na adres do doręczeń elektronicznych albo pocztą elektroniczną, przy czym ten ze sposobów wymaga odebrania od wspólnika uprzedniej pisemnej zgody oraz podania przez niego adresu do doręczeń
Zawiadomienie powinno zostać wysłane do wspólników na co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia.
Na gruncie tej regulacji powstaje jednak pytanie, czy tylko zwołanie zgromadzenia w któryś z powyższych sposobów należy uznać za prawidłowe. Szczególnie interesującą kwestią wydaje się, czy możliwe jest osobiste doręczenie takiego zaproszenia wspólnikowi za pokwitowaniem odbioru. Nietrudno bowiem wyobrazić sobie sytuację, w której to wspólnik jest chociażby zatrudniony w spółce i codziennie pojawia się w jej siedzibie. Powstaje pytanie, czy w takiej sytuacji konieczne jest zawiadomienie go o zgromadzeniu wspólników w sposób przewidziany w ustawie i ewentualnie jakie skutki mogłoby wywołać zaproszenie z pominięciem ustawowej formy.
Przepis art. 238 ksh w świetle orzecznictwa i doktryny
W tym kontekście istotny wydaje się być wyrok Sądu Najwyższego z dnia 26 marca 2009 roku, sygn. I CSK 253/08, w którym to Sąd Najwyższy wyraźnie wskazuje, że:
„wymieniony przepis stwarza tylko minimalne gwarancje zapewnianej wspólnikom ochrony ustawowej. Zawiadomienie ich dokonane w inny sposób, pozwalające wszakże na powzięcie z określonym wyprzedzeniem czasowym informacji o terminie, miejscu i porządku obrad zwołanego zgromadzenia wspólników, nie może być traktowane jako zwołane wadliwie i pozbawione uprawnienia do podejmowania uchwał”.
W dalszej części tezy, Sąd Najwyższy zwraca uwagę na to, że:
„zwołanie zgromadzenia wspólników w sposób nieprzewidziany w art. 238 § 1 ksh, nie powoduje automatycznej nieważności uchwały, ponieważ wadliwość ta nie może mieć jakiegokolwiek wpływu na przebieg samego zgromadzenia ani treść kwestionowanej uchwały”.
W podobnym tonie, wypowiadał się również między innymi Sąd Apelacyjny w Krakowie w wyroku z dnia 5 października 2022 r., sygn. III AUa 772/18, jak i Sąd Apelacyjny w Katowicach w wyroku z dnia 21 lutego 2019 r., sygn. V Aga 454/18, wyraźnie podkreślając to, co podniósł Sąd Najwyższy, tzn. że:
„przepis art. 238 ksh tworzy zapewnienie wspólnikom minimalnych gwarancji ochrony ustawowej”.
Również głosy doktryny zdają się iść w kierunku liberalizacji wymogów art. 238 ksh. Według prof. Kidyby:
„normy zawarte w art. 238 § 1 i 2 k.s.h. mają charakter bezwzględnie obowiązujący. Uregulowany nimi sposób zawiadamiania wspólników o zgromadzeniu nie może zostać zmieniony w umowie spółki. Natomiast dopuszczalne jest określenie w niej dodatkowego – poza trybem ustawowym – sposobu poinformowania wspólników o zgromadzeniu” (z komentarza: Kidyba Andrzej (red.), Kodeks spółek handlowych. Tom II. Komentarz do art. 151-300, 2018).
Prof. Kidyba szczególną uwagę zwraca na fakt, że:
„celem regulacji zawartej w art. 238 k.s.h. jest zapewnienie wspólnikom uzyskania informacji o czasie, miejscu zgromadzeniu wspólników, a także jego porządku obrad w taki sposób i w takim czasie, by zagwarantować im możliwość otrzymania tych informacji z odpowiednim wyprzedzeniem, a przez to umożliwić im rozważenie uczestnictwa i uczestniczenie w takim zgromadzeniu”.
Jeszcze dalej w swoich poglądach idzie dr Rodzynkiewicz, który opowiada się wręcz za wykładnią dynamiczną tego przepisu i rozszerza pojęcie „poczty elektronicznej” z paragrafu 3, na takie formy komunikowania się na odległość jak Facebook, Whatsapp lub inny komunikator internetowy, czy też formę popularnego sms (Tak. M. Rodzynkiewicz, w komentarzu: „Kodeks spółek handlowych. Komentarz”, wyd. VII, 2018).
Podsumowanie
Pomimo tego, że przepisy art. 283 k.s.h. przewidują trzy zasadnicze formy, w jakich może zostać zwołane zgromadzenie wspólników, to w świetle orzeczeń sądów oraz poglądów doktryny nie ma przeszkód do zaproszenia wspólników do udziału w zgromadzeniu w sposób odmienny od przewidzianego w ustawie. Przykładowo może to nastąpić poprzez doręczenie zaproszenia wspólnikowi za pokwitowaniem jego odbioru. Należy mieć bowiem na uwadze główny cel przepisu, jakim jest uzyskanie przez wspólników informacji o mającym się odbyć zgromadzeniu w taki sposób, ażeby mogli wziąć w nim udział.
Podstawa prawna:
Ustawa z dnia 15 września 2000 r. Kodeks spółek handlowych (tekst jedn. Dz. U. z 2022r. poz. 1467)
Stan prawny na dzień 21 czerwca 2023 r.
Katarzyna Surma-Winiarska – aplikantka radcowska w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach
