Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (4)

Zdjęcie z Freepik

Kiedy wynagrodzenia pracownicze będą kosztami kwalifikowanymi?

Należności z tytułu wynagrodzeń pracowników którzy wykonują w firmie prace  badawczo- rozwojowe  w firmie stanowią koszt kwalifikowany. Mogą oni być całkowicie  lub częściowo (określona liczba godzin) zaangażowani w realizację projektów  B+R.

Na podstawie art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT oraz art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT kosztami kwalifikowanymi dla ulgi B+R są  wydatki poniesione na wynagrodzenia pracowników [1] oraz należne składki ZUS  w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ich ogólnym czasie pracy w danym miesiącu.

Podatnik może do nich zaliczyć:

„(…) koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych w oparciu o umowę o pracę, realizujących prace z zakresu działalności badawczo – rozwojowej, w tym również wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, nagrody, dodatki, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop [2] oraz składki na ubezpieczenie społeczne od tych należności, (…) , a także wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe, które Spółka będzie zobowiązana dokonywać (…)”  –  interpretacja  indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 lutego 2026 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.650.2025.2.DK).

Pracownicy wykonujący prace badawczo – rozwojowe – kim są?

Zgodnie z linią interpretacyjną organu skarbowego:

• „(…) do pracowników zajmujących się działalnością B+R należy zaliczyć wszystkie osoby zatrudnione bezpośrednio przy działalności B+R. (…)” – interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 25 września 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.417.2024.2.ZK),
• „(…) ustawodawca z kosztów kwalifikowanych nie wyłącza wynagrodzeń osób pełniących funkcje kierownicze. Jedynym kryterium alokacji danego składnika wynagrodzenia do kosztów kwalifikowanych osób pełniących funkcje kierownicze pozostaje w tym kontekście związek wykonywanej pracy z działalnością badawczo-rozwojową, który wykazany może zostać na podstawie ewidencji czasu pracy, którą pracownicy Spółki prowadzą”- interpretacja indywidualna wydana w dniu 19 sierpnia 2020 r. (sygn.  0111-KDIB1- 3.4010.264.2020.1.PC) oraz interpretacja indywidualna z dnia 11 maja 2018 r. ( sygn. 0111-KDIB1-3.4010.159.2018.1.IZ).

Zobacz przykładową listę pracowników badawczo- rozwojowych.

Sporządzanie ewidencji czasu pracy –  regulacja prawna

W art. 24a ust. 1b ustawy o PIT oraz art. 9 ust. 1b ustawy o CIT prawodawca zobowiązuje podatników  chcących skorzystać  z ulgi B+R  m.in. do wyodrębniania kosztów osobowych w prowadzonej ewidencji rachunkowej. Są one następnie odliczane w zeznaniu za rok podatkowy, w którym zostały poniesione [3].

Ministerstwo Finansów w komunikacie Ulga podatkowa na działalność badawczo-rozwojową podkreśla, że:

„(…) „ustawodawca nie narzucił przedsiębiorcom formy takiego podziału/wyodrębnienia. Wybór sposobu udokumentowania tych wydatków pozostawiony został podatnikom, którzy prowadzą działalność badawczo-rozwojową. Dlatego wskazane jest, aby dla celów dowodowych, ewidencja czasu pracy, poświęconego przez pracowników na działalność badawczo-rozwojową, była prowadzona przez podatnika korzystającego z ulgi”.

Na tenże komunikat powołuje się organ skarbowy przykładowo w  interpretacji indywidualnej  z dnia 10 grudnia 2025 r. ( sygn. 0114-KDIP2-1.4010.559.2025.2.DK) i z dnia  16 stycznia 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.774.2023.2.IM).

Sporządzanie ewidencji czasu pracy w jakiej formie

W wydawanych indywidualnych interpretacjach podatkowych Dyrektor  Krajowej Informacji  Skarbowej zgadza się ze stanowiskami podatników w zakresie prowadzenia ewidencji pomocniczej w programie  Microsoft Excel.

Przykładowo:

„Spółka sporządza ewidencję czasu pracy pracowników zaangażowanych w prace badawczo-rozwojowe w rozdziale na czas pracy poświęcany na projekty badawczo-rozwojowe oraz projekty pozostałe. Ewidencja czasu pracy sporządzana jest dla każdego pracownika w zestawieniach w programie Excel. Na tej podstawie Spółka może wyodrębnić wynagrodzenie pracownika za czas pracy poświęcany na działalność badawczo-rozwojową” – tak interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 27 stycznia 2025 r.  (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.665.2024.3.AZ).

W interpretacji podatkowej z dnia 18 lutego 2022 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.601.2021.2.IM) organ skarbowy  potwierdził stanowisko podatnika dotyczące zaprowadzenia ewidencji pomocniczej w arkuszu kalkulacyjnym , gdzie  zostały wydzielone „(…) z ogółu kosztów wynagrodzeń i składek na ubezpieczenia społeczne koszty kwalifikowane, o których mowa w art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT, które zostały następnie zaksięgowane na kontach pozabilansowych w podziale na Projekty”.

Dokumentacja czasu pracy pracownika realizującego projekt badawczo –  rozwojowy  – co powinna zawierać?

Generalnie obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z  art. 149 § 1 Kodeksu pracy oraz  Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Dla każdego projektu  B+R  podatnik  powinien prowadzić ewidencję czasu pracy. W Interpretacji Ogólnej (sygn. DD8.8203.1.2021) wydanej w dniu 13 lutego 2024 r. Minister Finansów podkreślił:

„Przepis art. 26e ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT i odpowiednio art. 18d ust. 2 pkt 1 ustawy o CIT wymaga wyodrębnienia kosztów wynagrodzeń pracownika w podziale na miesiące, co za tym idzie zaangażowanie pracownika realizującego w części lub całości swojego czasu pracy działalność badawczo-rozwojową (…). Podatnik ma obowiązek posiadać dokumentację uzasadniającą zaangażowanie poszczególnych pracowników w realizację działalności badawczo-rozwojowej”.

Na str. 77 Objaśnień  podatkowych  z dnia 15 lipca 2019 r.[4]  Ministerstwo Finansów wyjaśnia:

„Podatnicy prowadzący działalność badawczo-rozwojową, (…) powinni prowadzić ewidencję projektów badawczo-rozwojowych, która składałaby się z następujących elementów:

 opis projektu,

 czas rozpoczęcia i zakończenia projektu,

 wykaz osób zaangażowanych w pracę w poszczególnym projekcie,

 wykaz prac stworzonych w danym projekcie z imiennym przyporządkowaniem do

konkretnej osoby wykonującej daną pracę”.

Przykłady:

1. „W związku z realizowanymi projektami, Wnioskodawcy prowadzili dzienniki prac B+R, zawierające opis projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia, harmonogram prac wraz z imiennym przyporządkowaniem konkretnych osób do poszczególnych zadań. Dokumenty te prowadzone są w podziale na poszczególne miesiące wraz z imiennym przyporządkowaniem konkretnych osób do wyznaczonych zadań.

W ramach dzienników prac B+R prowadzona była również ewidencja czasu pracy pracowników, umożliwiająca ustalenie dokładnego czasu pracy poszczególnych pracowników poświęconego na prace badawczo-rozwojowe oraz na ewentualne inne zadania” – interpretacja podatkowa z dnia 18 lutego 2026 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.1052.2025.2.MT).

Zobacz także: interpretację  podatkową Dyrektora KIS wydaną  w dniu 2 lutego 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.469.2021.8.PC)

2. „Wyodrębnienie kosztów polega na wskazaniu z imienia i nazwiska pracowników wyznaczonych do pracy przy Projekcie, zaewidencjonowaniu liczby godzin jakie poświęcili na Projekt w skali miesiąca oraz wskazaniu kosztów pracownika oraz pracodawcy. Ewidencja pozwala na obliczenie w skali miesiąca liczby godzin poświęconych przez pracowników na Projekt oraz inne czynności, a przez to wyliczenia odrębnych kosztów pracowniczych oraz odpowiedniej proporcji składek na ubezpieczenie odprowadzanych od wynagrodzenia należnego na realizację Projektu”- interpretacja indywidualna  z dnia 18 kwietnia 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.2.2024.3.PC)

Podstawa prawna:

• Art. 12 ust. 1 , art. 24a ust. 1b , art. 26e ust. 2  pkt 1 , art. 26e ust. 8 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163).
• Art.  9 ust. 1b , art. 18d ust. 2 pkt 1  art. 18d ust. 8  Ustaawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278).
• Art. 149 § 1 Kodeksu pracy (t.j. Dz.U z 2025 r. poz. 277).
• Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej (t.j. Dz.U.z 2024 r. poz. 535).

Objaśnienia:

[1] Chodzi tutaj o należności z tytułów, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o PIT. (pracownicy).

[2] Z  Interpretacji Ogólnej Ministra Finansów wydanej w dniu 13 lutego 2024 r. (sygn. DD8.8203.1.2021) wynika, że do pracowniczych kosztów kwalifikowanych zaliczają się  „(…) również należności z tytułu usprawiedliwionej nieobecności pracownika, do których poniesienia pracodawca jest zobowiązany na podstawie odrębnych przepisów, m.in. te dotyczące urlopu oraz choroby”.

[3] Art. 26e ust. 8 ustawy o PIT , art. 18d ust. 8 ustawy o CIT.

[4] Objaśnienia podatkowe z 15 lipca 2019 r. dotyczące preferencyjnego opodatkowania dochodów wytwarzanych przez prawa własności intelektualnej – IP BOX

Stan prawny na dzień 28 lutego 2026 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek