KSeF a podatnicy zwolnieni z VAT

Obraz autorstwa Drazen Zigic na Freepik

KseF- kto ma obowiązek wystawiania faktur?

Obowiązek wystawiania faktur dotyczy wszystkich podmiotów wykonujących działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i usług, niezależnie od statusu podatnika VAT. Obowiązek ten obejmuje zarówno podatników VAT czynnych, jak i podatników korzystających ze zwolnień od podatku, w tym zwolnień podmiotowych oraz przedmiotowych.

Faktura stanowi dokument potwierdzający wykonanie czynności podlegającej opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług i powinna zostać wystawiona również wówczas, gdy dana czynność korzysta ze zwolnienia z VAT, o ile przepisy przewidują obowiązek jej udokumentowania fakturą (art. 106b ust. 2 w zw. z art. 43 ustawy o VAT).

Zwolnienie z VAT a obowiązek dokumentowania sprzedaży przy pomocy KSeF

Z przedstawionego stanowiska Ministerstwa Finansów wynika, że podatnicy również korzystający ze zwolnień z VAT są zobowiązani do wystawienia faktury, jeżeli nabywca tego zażąda w terminie przewidzianym w ustawie o VAT, niezależnie od tego, czy korzystają ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego.

Zwolnienie z VAT oznacza wyłącznie brak obowiązku rozliczenia podatku, nie zwalnia natomiast z obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy.

Jednocześnie Ministerstwo Finansów wskazuje, że podatnicy zwolnieni z VAT nie mają obowiązku wystawiania faktur w każdej sytuacji. Jeżeli nabywca nie zgłosi żądania wystawienia faktury, a podatnik nie decyduje się na jej wystawienie z własnej inicjatywy, ustawa o VAT nie nakłada obowiązku dokumentowania sprzedaży.

Jednak w każdej sytuacji, w której faktura jest wystawiana czy to na żądanie nabywcy, czy dobrowolnie musi to być faktura wystawiona zgodnie z przepisami ustawy o VAT, a od 2026 r. co do zasady także przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Oznacza to, że podatnicy zwolnieni, jeżeli wystawiają faktury, muszą korzystać z KSeF na takich samych zasadach jak podatnicy VAT czynni, z wyjątkiem przypadków wyraźnie wyłączonych w przepisach (np. faktur konsumenckich).

W praktyce oznacza to, że zwolnienie z VAT nie chroni przed obowiązkiem korzystania z KSeF, jeżeli dochodzi do wystawienia faktury. KSeF staje się wspólnym standardem fakturowania zarówno dla podatników czynnych, jak i zwolnionych.

Co z podatnikami którzy do tej pory nie posiadali numeru NIP?

Konsekwencją przyjętego przez Ministerstwo Finansów podejścia jest istotna zmiana sytuacji podatników, którzy do tej pory nie posiadali numeru NIP.

Z uwagi na techniczne wymogi KSeF, faktura ustrukturyzowana musi zawierać numer, za pomocą którego podatnik jest identyfikowany na potrzeby podatku VAT.

Oznacza to, że osoby wykonujące czynności wyłącznie zwolnione z VAT, w tym m.in. osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną lub uzyskujące przychody z tzw. najmu prywatnego, jeżeli będą zobowiązane do wystawiania faktur w KSeF (np. na żądanie nabywcy), będą musiały uprzednio zarejestrować się jako podatnicy VAT zwolnieni i uzyskać numer NIP.

Podsumowanie:

• Zwolnienie z VAT nie wyłącza stosowania przepisów ustawy o VAT w zakresie fakturowania – podatnicy zwolnieni również podlegają zasadom dokumentowania sprzedaży.
• Podatnicy zwolnieni z VAT mają obowiązek wystawić fakturę na żądanie nabywcy; zwolnienie dotyczy wyłącznie braku obowiązku rozliczenia podatku, a nie braku fakturowania.
• Jeżeli faktura jest wystawiana (na żądanie nabywcy albo dobrowolnie), od 2026 r. powinna być co do zasady wystawiona przy użyciu Krajowy System e-Faktur, także przez podatników zwolnionych z VAT.
• Podatnicy, którzy dotychczas nie posiadali numeru NIP (np. działalność nierejestrowana, najem prywatny), w przypadku konieczności wystawienia faktury w KSeF będą musieli zarejestrować się jako podatnicy VAT zwolnieni i uzyskać NIP.

Stan prawny aktualny na 27 luty 2026 r.

Klaudia Sołtysik, aplikantka radcowska w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach