Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (3)

Obraz autorstwa rawpixel.com na Freepik

Przypomnijmy

Ulga badawczo- rozwojowa pozwala obniżyć podatek w firmie. Jest to roczna preferencja podatkowa. Podatnik wykazuje ją w rocznej deklaracji  podatkowej PIT lub CIT w załączniku  PIT/BR  lub CIT/BR.

W celu skorzystania z ulgi B+R podatnik powinien:

• w ramach wykonywanej działalności gospodarczej prowadzić działalność badawczo – rozwojową, która najbezpieczniej wcześniej powinna być potwierdzona  przez organ skarbowy  (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS),
• ponosić wydatki, które są bezpośrednio związane z jej prowadzeniem (koszty kwalifikowane) oraz mieszczą się w zamkniętym katalogu podanym w art. 26e ust. 2- 3 ustawy o PIT i 18d ust. 2 – 3 ustawy o CIT,
• wyodrębnić je w prowadzonej ewidencji rachunkowej,
• posiadać odpowiednią dokumentację badawczo- rozwojową.

Sprawdź:

• Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (1)
• Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (2)

Zobacz nasz e- book: Ulga badawczo-rozwojowa – koszty kwalifikowane – interpretacje podatkowe

Obowiązki ewidencyjne podatników – regulacja prawna

W celu skorzystania z ulgi B+R podatnicy PIT ewidencjonują koszty kwalifikowane w podatkowej  księdze przychodów i rozchodów albo w księgach rachunkowych (art. 24a ust. 1 i ust. 1b ustawy o PIT). Z kolei podatnicy CIT wyodrębniają je w prowadzonej ewidencji rachunkowej (art. 9 ust. 1 i ust. 1b ustawy o CIT).

W świetle art. 13 ust. 1 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów (sum zapisów) i sald, które tworzą:

1) dziennik,

2) księgę główną,

3) księgi pomocnicze,

4) zestawienia: obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,

5) wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz).

Z art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości wynika, że konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Prowadzi się je w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej.

Podatnik wybiera sposób udokumentowania kosztów kwalifikowanych

W obowiązujących ustawach podatkowych prawodawca nie podaje w jakiej formie przy uldze B+R  podatnik powinien wyodrębnić poniesione koszty kwalifikowane.

W wydawanych interpretacjach indywidualnych organ skarbowy wskazuje że „(…) podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii”. Tak przykładowo wynika z interpretacji podatkowej wydanej w dniu  13 stycznia 2026 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.853.2025.3.PS), a także z dnia 2 czerwca 2025 r. (sygn..0111-KDIB1-3.4010.204.2025.2.JG) i z dnia 13 grudnia 2024 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.613.2024.2.JMS).

Przykłady  z interpretacji podatkowych:

1. „Z opisu Pana sprawy wynika zatem, że spełniał Pan obowiązki ewidencyjne. W 2018 r. prowadził Pan księgi rachunkowe oraz wyodrębniał w ewidencji, o której mowa w art. 24a ust. lb ustawy o PIT koszty działalności B+R poprzez prowadzenie ewidencji pomocniczej, tj. w formie zapisów informatycznych programu komputerowego (dotyczy: kosztów materiałów) oraz w tabeli excel (dotyczy: kosztów osobowych) – interpretacja indywidualna wydana w dniu 6 grudnia 2024 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.778.2024.1.AK).

2. „W związku z powyższym zdaniem Spółki koszty będące kosztami kwalifikowanymi dla celów ulgi badawczo-rozwojowej wystarczy ująć w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych tj. tak jak w przypadku Spółki przykładowo w formie arkuszy kalkulacyjnych” – interpretacja podatkowa z dnia 10 października 2024 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.488.2024.1.PK).

Projekt badawczo-rozwojowy, co to takiego?

Projekt badawczo – rozwojowy (projekt B+R) jest to zaplanowane twórcze działanie przedsiębiorcy mające na celu opracowanie nowego  produktu  usługi  albo  technologii w firmie lub ich ulepszenie. Każdy Projekt posiada swoją Kartę projektu.

Przykłady z interpretacji indywidualnych :

1. „Wnioskodawca w odniesieniu do prowadzonych projektów, (…) posiadał, posiada i będzie posiadać karty projektów (…), która zawierają poniższe dane:

1)  Informacja o projekcie (nazwa projektu, identyfikator projektu, data rozpoczęcia projektu, data zakończenia projektu)

2)  Opis projektu oraz wyniki działalności (opis projektu, cele projektu, zakres projektu, oczekiwane rezultaty projektu, opracowane funkcjonalności

3)  Kryteria identyfikacji działalności B+R (twórczość, niepewności technologiczne / naukowe, nie rutynowość, rozwój zasobów wiedzy i ich wykorzystanie do tworzenia nowych zastosowań, systematyczność, budżet i harmonogram) – interpretacja indywidualna z dnia 23 stycznia 2026 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.635.2025.2.PP).

Advertisement

Podobnie interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 13 czerwca 2023 r. (sygn.0111-KDIB1-3.4010.549.2019.7.MBD).

2. „Z opisu sprawy wynika, że integralną częścią każdego projektu jest karta projektu oraz matryca, w których szczegółowo opisany zostaje pełny przebieg procesu technologicznego – od przyjęcia i weryfikacji materiałów, poprzez (…)), aż po kontrolę jakości i przygotowanie wyrobu do wysyłki. Dokumenty te zawierają zestawienia użytych materiałów, parametry technologiczne, listy osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy, czas pracy i przypisane koszty, a także rysunki techniczne oraz schematy (…). Rysunki techniczne oraz matryce projektowe różnią się między sobą pod względem parametrów technicznych, funkcjonalnych i estetycznych, co świadczy o indywidualnym, twórczym charakterze każdego projektu. Dzięki temu matryca i karta projektu pełnią rolę nie tylko dokumentacji wykonawczej, ale również dowodu na metodyczne i twórcze prowadzenie procesu badawczo-rozwojowego.

Należy zgodzić się z Państwa stanowiskiem, zgodnie z którym system ewidencji oparty na kartach projektów, matrycach i rysunkach technicznych który umożliwia wyodrębnienie kosztów związanych z działalnością B+R oraz pozwala na jednoznaczną identyfikację efektów tych działań, stanowi dokumentację pozwalającą na zastosowanie ulgi badawczo-rozwojowej” –  interpretacja indywidualna wydana w dniu 2 stycznia 2026 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.700.2025.2.ZK).

Zobacz także: Interpretację indywidualną Dyrektora KIS z dnia 8 września 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.477.2025.2.JG).

W następnym artykule napiszemy na temat ewidencji czasu pracy pracowników zatrudnionych przy pracach badawczo- rozwojowych.

Podstawa prawna:

• Art. 24a ust. 1 i ust. 1b Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163).
• Art. 9 ust. 1 i ust. 1b Ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278).
• Art. 13 ust. 1 , art. 16 ust. 1  Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 120).

Stan prawny na dzień  26 lutego 2026 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek