Ulga na złe długi w VAT – kiedy i na jakich zasadach przysługuje?

Obraz autorstwa wayhomestudio na Freepik

Zgodnie bowiem z art. 19a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, obowiązek podatkowy powstaje co do zasady z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Innymi słowy – na gruncie ustawy o VAT, nie ma żadnego znaczenia, czy kontrahent faktycznie zapłacił fakturę czy też nie.

Ulga na złe długi

Dla tego typu przypadków ustawodawca wprowadził do ustawy o VAT regulacje, z których może skorzystać wierzyciel aby nie ponosić w całości ciężaru negatywnych działań dłużnika.

Mowa o wprowadzonej w art. 89a ustawy o VAT możliwości korekty podatku przy wierzytelności nieściągalnej, czyli tak zwanej „uldze na złe długi”. Jak wynika z powyższego przepisu, w przypadku gdy nieściągalność należności zostanie uprawdopodobniona, podatnik jest uprawniony do skorygowania podstawy opodatkowania oraz należnego podatku VAT.

Art. 89a ust. 1 ustawy o VAT stanowi bowiem, że:

„Podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona. Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona.”

Co oznacza jednak sformułowanie uprawdopodobnienie nieściągalności wierzytelności? Z pomocą przychodzi ust. 2 cytowanego artykułu, w którym ustawodawca wskazuje, że nieściągalność wierzytelności uważa się uprawdopodobnioną jeżeli nie została ona uregulowana lub zbyta w ciągu 90 dni od dnia upływu terminu płatności określonego na fakturze. Warto pamiętać, że w przeszłości termin ten był dłuższy  i początkowo wynosił aż 180 dni, po nowelizacji z 2013 roku było to 150 dni, zaś od 2019 roku termin ten wynosi 90 dni i wydaje się, że póki co nie zostanie skrócony.

Warunki skorzystania z ulgi na złe długi

Warunkiem skorzystania z ulgi na złe długi jest to, żeby wierzyciel był zarejestrowany jako podatnik VAT na dzień poprzedzający złożenie deklaracji podatkowej, w której dokonuje się tej korekty.

Jednocześnie trzeba pamiętać, że skorzystanie z ulgi na złe długi jest ograniczone czasowo. Zgodnie z ustawą taka możliwość istnieje, jeżeli od daty wystawienia faktury dokumentującej dokonanie sprzedaży lub świadczenia usługi, nie upłynęły 3 lata.

Co istotne, upływ tego terminu jest liczony od końca roku, w którym faktura została wystawiona.  Nie ma więc znaczenia to, czy  przedsiębiorca wystawił fakturę w marcu czy w lipcu. Termin zawsze będzie liczony od końca danego roku. W związku z tym, w sytuacji gdy przykładowo przedsiębiorca wystawił fakturę 1 lipca 2025 roku, termin na złożenie korekty deklaracji upłynie dopiero 31 grudnia 2028 roku.

Ulga na złe długi a zapłata faktury przez kontrahenta

Co jednak w sytuacji, gdy przedsiębiorca dokonał korekty podatku, skorzystał z przysługującej mu ulgi na złe długi, a kontrahent wreszcie postanowił zapłacić fakturę.

Zgodnie art. 89a ust. 4 ustawy o VAT, w takiej sytuacji przedsiębiorca będący wierzycielem będzie zobowiązany do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym ta wierzytelność została uregulowana. Analogiczna sytuacja dotyczy  zbycia należności, przy czym ustawa mówi o zbyciu w „jakiejkolwiek formie”

Art. 89a ust. 4 ustawy o VAT stanowi bowiem, że:

„W przypadku gdy po złożeniu deklaracji podatkowej, w której dokonano korekty, o której mowa w ust. 1, należność została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie, wierzyciel obowiązany jest do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub zbyta. W przypadku częściowego uregulowania należności, podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się w odniesieniu do tej części.”

Ulga na złe długi – obowiązki dłużnika

Warto pamiętać, że uregulowana w ustawie o VAT ulga na złe długi jest nie tylko pewnego rodzaju przywilejem po stronie wierzyciela, ale jednocześnie stanowi źródło obowiązku po stronie dłużnika.  Zgodnie z art. 89b ustawy o VAT dłużnik jest zobowiązany do dokonania korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z niezapłaconej faktury.

Art. 89 b ust. 1 ustawy o VAT wskazuje bowiem, że:

„W przypadku nieuregulowania należności wynikającej z faktury dokumentującej dostawę towarów lub świadczenie usług na terytorium kraju w terminie 90 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze, dłużnik jest obowiązany do korekty odliczonej kwoty podatku wynikającej z tej faktury, w rozliczeniu za okres, w którym upłynął 90 dzień od dnia upływu terminu płatności określonego w umowie lub na fakturze.”

Co istotne, w przypadku niedokonania korekty deklaracji, dłużnikowi grozi sankcja przewidziana w art. 112b ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem, w sytuacji, gdy w złożonej deklaracji podatkowej podatnik wykaże kwotę zobowiązania podatkowego niższą od kwoty należnej, naczelnik urzędu skarbowego określi odpowiednią wysokość tej kwoty, a także ustali dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 30% kwoty zaniżenia podatkowego.

Art. 112b ust. 1 pkt 1a ustawy o VAT wskazuje, że:

„W razie stwierdzenia, że podatnik: 1) w złożonej deklaracji podatkowej wykazał: a) kwotę zobowiązania podatkowego niższą od kwoty należnej (…)

Ust. 2) – naczelnik urzędu skarbowego lub naczelnik urzędu celno-skarbowego określa odpowiednio wysokość tych kwot w prawidłowej wysokości oraz ustala dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości do 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego, kwoty zawyżenia zwrotu różnicy podatku, zwrotu podatku naliczonego lub różnicy podatku do obniżenia podatku należnego za następne okresy rozliczeniowe.”

Podsumowanie

Podsumowując, art. 89a ustawy o VAT dotyczący ulgi na złe długi, pozwala wierzycielowi na korektę podstawy opodatkowania i podatku należnego, jeśli nieściągalność wierzytelności została uprawdopodobniona. Należy jednak pamiętać o tym, że skorzystanie z tej ulgi jest możliwe tylko dla czynnych podatników VAT. Warto również pilnować określonego w ustawie 3 letniego terminu na dokonanie korekty deklaracji.  Jednocześnie warto pamiętać o art. 89b tej ustawy, który w przypadku nieuregulowania przez dłużnika należności wynikającej z faktury, nakłada na niego obowiązek skorygowania deklaracji. Należy mieć  na uwadze fakt, że w razie braku dokonania takiej korekty, a co się z tym łączy – zaniżenia zobowiązania podatkowego, urząd skarbowy może określić prawidłową wysokość zobowiązania oraz nałożyć na dłużnika sankcję w wysokości 30% kwoty zaniżenia.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r., poz. 775. – dalej „ustawa o VAT”)

Katarzyna Surma-Winiarska

Stan prawny na  7 listopada 2025 r.