Wydatki edukacyjne przedsiębiorcy w kosztach podatkowych – wybór interpretacji indywidualnych

Image by freepik

Informacyjnie

Z zasady ogólnej zawartej w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych (ustawa o CIT) wynika, że kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów z wyjątkiem kosztów wyłączonych w tychże ustawach.

W przypadku pozarolniczej działalności gospodarczej, przyjmuje się, że:

„Kosztami podatkowymi są zarówno koszty, które pozostają w bezpośrednim związku przyczynowo-skutkowym z przychodami podatkowymi, jak również koszty pośrednie, których powiązanie z konkretnym przychodem nie jest możliwe, jednak dla prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa poniesienie ich jest uzasadnione” – tak  Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w interpretacji indywidualnej z dnia 26 czerwca 2025 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.55.2025.2.WS).

Ważne!

Rozliczanie kosztów jest możliwe w przypadku, gdy podatnik stosuje opodatkowanie według skali podatkowej albo opodatkowanie podatkiem liniowym i prowadzi podatkową księgę przychodów i rozchodów [1].

Jakie wydatki na edukację przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów

Do kosztów można zaliczyć wydatki związane ze studiami np. licencjackimi, podyplomowymi, doktoranckimi, a także szkolenia specjalistyczne i kursy językowe.

„Do stwierdzenia, czy poniesione wydatki na studia licencjackie (czesne oraz wydatki związane z dojazdem, materiałami edukacyjnymi) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, istotnym jest ustalenie, czy są one potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej, mają związek z tą działalnością oraz czy też może służą one tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością gospodarczą, które co do zasady mają charakter osobisty.

Jako uzasadnione racjonalnie i gospodarczo koszty, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza, należy uznać wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej” – tak interpretacja indywidualna Dyrektora KIS  wydana w dniu 25 września 2024 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.587.2024.2.MC).

Opłaty związane ze studiami jako koszty podatkowe 

Opłaty związane z podjęciem studiów przez przedsiębiorcę mogą stanowić koszty firmowe, ponieważ ustawodawca nie wyłączył ich z możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów. Organ skarbowy docenia kształcenie  się przedsiębiorców, gdy zdobywanie wiedzy ma związek z zakresem ich działalności gospodarczej.

Zobaczmy przykłady:

Z  informacji podanych we wniosku wynika, że  podatniczka – doświadczona fizjoterapeuta z wieloletnią praktyką rozpoczęła studia na kierunku psychologia ze specjalnością psychoterapia:

„(…) Wiedza zdobyta podczas studiów pozwoliła na głębsze zrozumienie potrzeb pacjentów, co przełożyło się na polepszenie jakości świadczonych usług fizjoterapeutycznych”. Wydatki związane z opłatami za studia zostały przez nią prawidłowo udokumentowane, a opłaty za studia nie zostały jej zwrócone „(…) ani przez instytucję edukacyjną, ani przez jakiekolwiek inne źródła”.

Podatniczka  zapytała: „Czy wydatki na studia o specjalności psychoterapia i seksuologia, związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodu (KUP) od października 2023 roku, czyli od miesiąca rozpoczęcia działalności gospodarczej?”

W interpretacji indywidualnej wydanej w dniu  27 maja 2025 r. (sygn. 0114-KDWP.4011.30.2025.2.AS) organ skarbowy wyjaśnił, że:

„(…) wydatki na czesne za studia od października 2023 r. czyli od miesiąca rozpoczęcia działalności gospodarcze – poniesione przez Panią w związku z podjęciem nauki na studiach o kierunku psychologicznym – będą związane z zakresem prowadzonej przez Panią działalności, a zdobyta na studiach wiedza będzie miała odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodów z tego źródła bądź wpłynie na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodów. Ponadto wydatki te nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Z kolei w interpretacji indywidualnej z dnia 29 maja 2025 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.281.2025.2.MC) organ skarbowy uznał, że:

„Zdobywana wiedza (…) uczy Panią, jak postępować z różnymi klientami w różnych sytuacjach, jak dobrze sprzedać swoją usługę czy też towar, jak zachęcić do zakupu akurat od Pani usługi/towaru, w dobie bardzo dużej konkurencji na rynku w branży beauty i handlowej. Wydatki, jakie ponosi Pani w związku ze studiami, to wydatki na czesne za studia z (…) oraz wydatki na zakup niezbędnych do nauki podręczników. Posiada Pani dokumenty potwierdzające poniesienie tych wydatków, są to faktury VAT.

(…) Istotny w sprawie jest fakt, że wydatki te będzie ponosiła Pani w roku podatkowym, w którym istnieje już źródło przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza.

Podsumowanie: wydatki na czesne za studia z (…) oraz podręczniki może Pani zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej”.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor  KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 9 stycznia 2025 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.785.2024.2.DJD) oraz z dnia 7 listopada 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.653.2022.2.KP).

Ważne!

Podatniczka nie zaliczy do kosztów podatkowych wydatków ponoszonych w związku z podjęciem nauki w Szkole Psychoterapii i na studiach licencjackich na kierunku psychologia.

„Przedmiotowe wydatki mają charakter wydatków osobistych, związanych przede wszystkim z podnoszeniem ogólnego poziomu «wiedzy i kwalifikacji» z zakresu psychologii i psychoterapii, celem zdobycia przez Wnioskodawczynię kwalifikacji – niezwiązanych jednak z prowadzoną działalnością w zakresie telekomunikacji przewodowej” stwierdził Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej wydanej w dniu  16 września 2020 r.  (sygn. KDIPT2-1.4011.611.2020.1.RK).

Podobna sytuacja będzie w przypadku, gdy opłaty za studia licencjackie (czesne) zostały poniesione  „(…) przed rozszerzeniem działalności gospodarczej „(…) o świadczenie usług w zakresie wspierania również pracodawców (…)” (interpretacja indywidualna z dnia 9 października 2023 r. (sygn. 0112-KDWL.4011.66.2023.2.JK).

Studia podyplomowe w kosztach podatkowych – kiedy?

Zaliczenie wydatków poniesionych na studia podyplomowe do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej zależy od tego, czy przedmiotowe studia zostały podjęte po rozpoczęciu działalności gospodarczej i są związane z branżą w której działa podatnik.

Organ skarbowy uznał, że:

• „(…) poniesione przez Pana wydatki na czesne za studia podyplomowe są związane z zakresem prowadzonej przez Pana działalności, a zdobyta na studiach podyplomowych wiedza będzie miała odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodu z tego źródła bądź wpłynie na zachowanie lub zabezpieczenie tego źródła przychodu. Ponadto wydatki te nie są ujęte w katalogu zawartym w art. 23 cytowanej ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Podkreślamy przy tym, że kosztem uzyskania przychodów mogą być wydatki faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane” – interpretacja podatkowa Dyrektora KIS z dnia 7 października 2022 r. (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.674.2022.1.WS),
• „(…) jak wskazał Wnioskodawca – zdobyta przez Niego wiedza na studiach podyplomowych na kierunku Bazy danych będzie miała odzwierciedlenie w powstaniu lub wzroście przychodu (np. przez wpływ na zakres oraz jakość świadczonych usług), ewentualnie w zachowaniu źródła tego przychodu, nie ma przeszkód prawnych, aby zaliczyć wydatki na podjęte przez Wnioskodawcę ww. studia poniesione w okresie prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej do kosztów uzyskania przychodów. (…) Wobec powyższego, stanowisko Wnioskodawcy należało uznać za prawidłowe” – interpretacja podatkowa Dyrektora KIS z dnia 4 lutego 2019 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.597.2018.1.IF),
• „(…) studia podyplomowe podjęła Pani (…) przede wszystkim w celu pogłębienia wiedzy i umiejętności związanej ze świadczonymi usługami prawnymi na rzecz podmiotów, z którymi Pani współpracuje stale oraz w celu pozyskania nowych zleceń z zakresu obsługi prawnej ze wspominanego obszaru, w tym w celu skutecznego wykonywania usług compliance officera na zasadzie stałej współpracy z organizacjami lub poradnictwa doraźnego w zakresie compliance. (…) Z tego też względu, poniesiona przez Panią opłata za studia podyplomowe (…) mogą stanowić koszt uzyskania przychodów w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej” – interpretacja podatkowa z dnia 8 marca 2023 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.956.2022.2.MJ).

Ważne!

Jeżeli, podatnik ponosi:

„(…) opłaty za studia podyplomowe w zakresie wyceny i gospodarowania nieruchomościami, której to działalności nie prowadzi, to nie są to wydatki w celu uzyskania przychodów bądź zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, jakim jest działalność prawnicza. Powyższe wydatki na studia podyplomowe nie spełniają zatem przesłanek, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Mają one charakter wydatków typowo osobistych (związanych z podnoszeniem Pani kwalifikacji), dlatego nie można ich uznać za koszt uzyskania przychodów w rozumieniu powołanej regulacji” [2].

Czy wydatki na studia doktoranckie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Na to pytanie odpowiedział organ interpretacyjny w interpretacji podatkowej z dnia 21 listopada 2019 r. (sygn. 0115-KDIT2-3.4011.434.2019.1.KP). Zgodził się w niej ze stanowiskiem podatników – wspólników spółki jawnej prowadzącej aptekę w zakresie  możliwości  zaliczenia wydatków  wspólników na czesne poniesione za przeprowadzenie przewodów doktorskich do  firmowych kosztów podatkowych. Każdy ze wspólników rozpoczął studia doktoranckie w zakresie nauk farmaceutycznych. Zdaniem wspólników: „Podnoszenie kwalifikacji, doskonalenie zawodowe wpłynie pozytywnie na pozycję firmy na rynku i niewątpliwie rozszerzy krąg klientów, co w konsekwencji ma wpływ na zwiększenie przychodów. (…) W dzisiejszych czasach klienci zwracają szczególną uwagę na wykształcenie i umiejętności poparte dyplomami”.

Dyrektor  KIS uznał „kryterium celowości, wynikające z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, co oznacza, że wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu”.

Tożsame stanowisko zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS  z dnia 16 czerwca 2023 r. (sygn. 0114-KDIP3-2.4011.417.2023.2.JM) oraz w interpretacji indywidualnej  Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 26 stycznia 2011 r. (sygn. ITPB1/415-1053/10/AK).

Wydatki na szkolenia specjalistyczne przedsiębiorcy – czy to także koszty firmowe?

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłaty  ponoszone na szkolenia specjalistyczne. Tak będzie wówczas,  gdy wydatki ponoszone na szkolenia będą związane z zakresem prowadzonej działalności gospodarczej, a wiedza wyniesiona z tychże szkoleń znacząco wpłynie na wysokość przychodów uzyskiwanych w firmie.

Organ skarbowy zezwolił podatnikowi:

• świadczącemu usługi księgowe na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów opłat za przystąpienie do egzaminu oraz za odpłatne szkolenia przygotowujące do egzaminu na doradcę podatkowego (interpretacja indywidualna z dnia 10 lipca 2024 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.434.2024.2.MJ  https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/594419) ,
• który rozszerzył swoją działalność gospodarczą o usługi w zakresie transportu lotniczego towarów, transportu lotniczego osób oraz pozaszkolnych form edukacji z zakresu nauki jazdy i pilotażu na zaliczenie do kosztów firmowych wydatków na szkolenia w celu otrzymania wymaganych licencji pilota zawodowego oraz uprawnień  instruktorskich (interpretacja indywidualna z dnia 11 lipca  2023 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.356.2023.4.HJ https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/552470).

Wydatek na kurs językowy – co na to organ skarbowy

Znajomość języka obcego jest istotna dla przedsiębiorców, których firmy współpracują z zagranicznymi kontrahentami. Na temat możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej wydatków na kurs językowy wypowiedział się Dyrektor KIS w :

1. Interpretacji indywidualnej wydanej w dniu  29 stycznia 2025 r.  (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.943.2024.1.MM  https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/624495) : ” Skoro – chcąc świadczyć swoje usługi – musi Pan posługiwać się językiem angielskim na wyższym stopniu zaawansowania, z uwzględnieniem specyfiki języka bankowego, finansowego, a poniesione wydatki na naukę języka angielskiego, tj. kurs języka angielskiego, zakup materiałów dydaktycznych (książek, ćwiczeń, ebooków), pozwolą osiągnąć Panu przychód, jak również zachować źródło przychodów, to wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.
2. Interpretacji  indywidualnej  z dnia 17 lipca 2024 r. (sygn. 0114-KDWP.4011.108.2024.1.JCH https://eureka.mf.gov.pl/informacje/podglad/595542): Mając na uwadze powyższe przepisy oraz przedstawiony opis sprawy stwierdzić należy, że skoro chcąc świadczyć swoje usługi musi Pani posługiwać się językiem angielskim na najwyższym poziomie używając języka specjalistycznego tj. prawniczego i biznesowego, a poniesione wydatki na kształcenie językowe pozwolą osiągnąć przychód jak również zachować źródło przychodów, to wydatki te mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych”.

Podsumujmy

Na podstawie utrwalonej linii interpretacyjnej organu skarbowego należy stwierdzić, że w przypadku, gdy poniesiony wydatek na dokształcanie się przedsiębiorcy np. studia podyplomowe  jest:

„(…) przydatny do wykonywania działalności gospodarczej, faktycznie poniesiony i właściwie udokumentowany może stanowić koszty uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej. Jednakże (…) to na podatniku spoczywa ciężar wykazania związku przyczynowego pomiędzy ponoszonymi wydatkami, a osiąganymi przychodami oraz okoliczności, iż ich poniesienie ma wpływ na wysokość osiągniętych przychodów bądź na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu” – tak  interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z  dnia 13 marca 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.628.2019.3.MK1).

Podstawa prawna:

• Art. 22 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 163).
• Art. 15 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U z 2025 r. poz. 278).

Objaśnienie

[1] Sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2019 r. poz. 2544).

[2] Tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 28 grudnia 2022 r.  (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.826.2022.2.AG).

Stan prawny na dzień 6 sierpnia 2025 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek