Artykuły zewnętrzne
Wprowadzenie podpisu elektronicznego – jak to wpływa na efektywność Twojego biznesu
Z roku na rok na rynku pojawia się coraz więcej elektronicznych rozwiązań mających na celu ułatwienie obiegu dokumentów. Wśród nich wyróżnić można podpis elektroniczny. W artykule przyjrzymy się zasadom funkcjonowania podpisu elektronicznego. Odpowiemy także na pytania, w jaki sposób korzystanie z tego typu rozwiązania przyczynia się do zwiększenia efektywności i bezpieczeństwa w biznesie.
Artykuł zewnętrzny
Czym jest podpis elektroniczny?
Podpis elektroniczny służy do podpisywania dokumentów w formie elektronicznej. Jest narzędziem pozwalającym zidentyfikować tożsamość osoby podpisującej dane pismo.
Prawnie zasady korzystania z podpisu elektronicznego regulują Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014 z dnia 23 lipca 2014 r. w sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania w odniesieniu do transakcji elektronicznych na rynku wewnętrznym oraz uchylające dyrektywę 1999/93/WE (Rozporządzenie eIDAS) oraz ustawa z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej. Zgodnie z podaną w rozporządzeniu definicją podpis elektroniczny to: „dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny”.
E-podpis stanowi więc zbiór danych w formie elektronicznej umożliwiający identyfikację konkretnej osoby. Dzięki temu może być on wykorzystywany do uwierzytelniania dokumentów, na równi z popisem odręcznym.
Ważne!
Podpisu elektronicznego nie należy utożsamiać z podpisem zaufanym. Ten bowiem użyty może być wyłącznie w kontaktach z podmiotami administracji publicznej (Biznes.gov.pl, ePUAP lub na innych serwisach urzędowych).
Podpis elektroniczny jest bardziej uniwersalny, pozwala bowiem na podpisywanie dokumentów w szeroko rozumianej korespondencji biznesowej.
Jakie korzyści wynikają z wykorzystania podpisu elektronicznego w biznesie?
Wprowadzenie podpisu elektronicznego
- Wprowadzenie oszczędności – Rezygnacja z papierowego obiegu dokumentów, w tym konieczności ich drukowania oraz przesyłania, to jedna z łatwiejszych opcji redukcji kosztów ponoszonych przez firmę.
- Zwiększenie efektywności biznesu – Dzięki rezygnacji z odręcznego podpisywanie dokumentów możemy znacząco skrócić czas potrzebny na realizację wielu procesów. Podpis elektroniczny pozwala na szybkie i wygodne zatwierdzanie dokumentów z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie.
- Zwiększenie bezpieczeństwa transakcji – Specjalne zabezpieczenia i metody szyfrowania używane przy podpisach elektronicznych gwarantują bezpieczeństwo przesyłanych dokumentów. Kluczowa jest również autoryzacja tożsamości, która niweluje niebezpieczeństwo fałszerstwa i nieuprawnionego dostępu do dokumentów.
- Zadbanie o środowisko – Im mniej wykorzystanego papieru tym lepiej dla przyrody.
Do czego można użyć podpisu elektronicznego?
Podpis elektroniczny to idealne narzędzie, które można wykorzystać w sferze biznesowej. Może on zostać użyty m.in. do:
- podpisywania umów pracowniczych i kadrowych,
- podpisywanie i składanie sprawozdań finansowych,
- podpisywanie e-faktur, dokumentów bankowych i ofert handlowych,
- zawierania umów handlowych,
- wystawiania pełnomocnictw,
- zabezpieczenia korespondencji elektronicznej
W rzeczywistości jednak możliwości zastosowania podpisu elektronicznego jest o wiele więcej.
Podpis elektroniczny a podpis biometryczny
Obecnie mamy do czynienia z różnymi rodzajami podpisów elektronicznych. Jednym z nich jest podpis biometryczny. Składany jest on odręcznie na dedykowanym do tego urządzeniu, zwykle tablecie, który natychmiast przetwarza podpis na wersję elektroniczną. Co ważne, złożona w ten sposób sygnatura zostaje zapamiętana zarówno pod względem kształtu, jak i czasu jej wykonania, a nawet siły nacisku, który włożony został w nakreślanie liter. Taki podpis jest więc niemożliwy do podrobienia.
Dzięki najnowszej technologii, jaką jest elektroniczny podpis biometryczny możliwe jest całkowite wyeliminowanie dokumentów papierowych oraz zapewnienie najwyższego stopnia bezpieczeństwa podczas przesyłania dokumentów do podpisu. To stosunkowo nowe rozwiązanie zyskuje coraz większość popularność w kręgach biznesowych. Usługi wykorzystujące elektroniczne mechanizmy szyfrowania oraz dane biometryczne, taka jak ta dostępna na stronie https://inpost.pl/e-smartcourier innowacyjna usługa e-SmartCourier, pozwalają na bezpieczne wysłanie i odbiór dokumentów wymagających podpisu.
Na czym polega usługa eSmartCourier?
Firma InPost oferuje firmom ciekawe rozwiązanie, jakim jest wygodne przesyłanie dokumentów wymagających podpisu i weryfikacji odbiorcy. Jednym z dostępnych wariantów usługi jest eSmartCourier, polegający na doręczaniu dokumentów w formie elektronicznej. W opcji tej kurier umową przyjeżdża pod wskazany adres z urządzeniem mobilnym, za pomocą którego odbiorca złożyć może podpis biometryczny na dokumentach. Podpisanie dokumentów poprzedza weryfikacja tożsamości oraz kodu SMS do otwarcia przesyłki (wysyłanego do odbiorcy na jego telefon). Podpisane elektronicznie dokumenty zostają oznaczone specjalną, zabezpieczającą pieczęcią kwalifikowaną, po czym wracają do nadawcy, również w formie elektronicznej.
Więcej na temat usługi e-SmartCourier przeczytać można na https://inpost.pl/e-smartcourier
Podsumowanie
Wdrażanie rozwiązań cyfrowych w biznesie staje się domena coraz większej liczby polskich przedsiębiorców, zarówno małych jak i dużych. E-podpis to sposób na sprawne funkcjonowanie biznesu. Wystarczy zapoznać się z różnymi formami kodowania, wysyłania i odbierania dokumentów i wybrać najlepszą dla swojej firmy.
