Od przyszłego roku obowiązkowe e-faktury w Polsce?

Przypomnijmy

Od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą dokumentować sprzedaż swoich towarów i usług za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Jest to nowy system teleinformatyczny, za pomocą którego tworzy się tzw. e-faktury ustrukturyzowane, oparte na opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorcu faktury. Po wystawieniu e-faktura zostaje przesłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.

Prowadzenie rozliczeń za pomocą e-faktur ustrukturyzowanych jest obecnie dobrowolne. Równie dobrze przedsiębiorcy mogą wybrać rozliczanie się za pomocą faktur tradycyjnych (papierowych) lub faktur elektronicznych. Należy jednak pamiętać, że na chwilę obecną wybierając formę e-faktury ustrukturyzowanej konieczna jest akceptacja odbiorcy faktury co do wyboru takiej formy, zgodnie z art. 106n ust. 2 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. 2022 r. poz. 196).

Powstanie nowego systemu teleinformatycznego, jakim jest KSeF stanowi kolejny krok we wprowadzaniu przez rząd tzw. e-usług administracji. Internetowy system e-faktur ma z jednej strony usprawnić dokonywanie rozliczeń między firmami, a z drugiej zapewnić im większe bezpieczeństwo. Szczególnie istotna jest druga z ww. kwestii. Jak podaje Ministerstwo Finansów, przeniesienie rozliczeń do KSeF umożliwi szybszą i efektywniejszą identyfikację oszustw podatkowych, zwłaszcza karuzel VAT.

Zasady związane z wystawianiem e-faktur i obsługą KSeF reguluje Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 27 grudnia 2021 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U.2021.2481).

Więcej na ten temat przeczytasz w: Krajowy System e-Faktur – co to takiego?

E-faktury – od kiedy obowiązkowe

Obecnie wybór opcji jaką jest rozliczanie się za pomocą systemu KSeF jest dobrowolny. Jednak już na początku 2021 roku Ministerstwo Finansów deklarowało zamiar wprowadzenia obowiązkowych e-faktur. 2 sierpnia 2021 r. Polska przekazała Komisji Europejskiej wniosek o derogację (odstępstwo) na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Pozytywne rozpatrzenie wniosku oznaczałoby zgodę Unii Europejskiej na odstępstwo jakim byłoby wdrożenie w Polsce obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego.

W dniu 30 marca 2022 r. Komisja Europejska w oparciu o wniosek przygotowała i skierowała do Rady UE projekt decyzji o przyznaniu Polsce zgody na odstępstwo. Zdaniem Ministerstwa Finansów decyzja Rady UE w tej sprawie powinna zapaść w ciągu kilku tygodni. Dlatego też rozpoczęto prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF.

Docelowo KSeF stanie się jednym z najbardziej zaawansowanych technologicznie narzędzi w Europie w zakresie wymiany informacji o zdarzeniach gospodarczych.

Nie znamy dokładnego terminu wprowadzenie obowiązkowego systemu e-faktur. Zgodnie z wcześniejszymi zapowiedziami Ministerstwa Finansów, KSeF miałby stać się rozwiązaniem obligatoryjnym w 2023 r. W najnowszym komunikacie informującym o przekazaniu wniosku do Rady UE nie podano jednak konkretnej daty wprowadzenia zmian. MF zapowiedziało jedynie, że da przedsiębiorcom odpowiedni czas na dostosowanie się do nowych rozwiązań.

E-faktura – korzyści dla przedsiębiorców

Ministerstwo Finansów wskazało szereg korzyści wynikających ze stosowania e-faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem KSeF. Są to:

• Zmniejszenie kosztów – faktury są przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat, nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców.
• Usprawnienie obrotu gospodarczego – wprowadzenie jednego standardu faktury, a w związku z tym cyfryzacja dokumentów papierowych i elektronicznych oraz automatyzacja ich obiegu między podatnikami oraz księgowania u podatników.
• Zwiększenie szybkości wymiany danych w kontaktach między kontrahentami oraz wzajemnych rozliczeń – wystawiona faktura będzie udostępniona odbiorcy praktycznie w czasie rzeczywistym, co wpłynie na automatyzację procesów księgowych.
• Brak duplikatu faktur – nie ma możliwość zagubienia lub zniszczenia faktury.
• Wgląd w ścieżkę obiegu faktury – można będzie mieć pewność, że faktura dotarła do kontrahenta,
• Zwiększenie bezpieczeństwa podatkowego nabywców towarów lub usług.
• Jeden stały format faktury z danymi ułożonymi w porządku określonym we wzorze faktury – zredukowanie pomyłek przy ręcznym wprowadzaniu danych oraz oszczędność czasu pracowników firm.
• Wystawianie faktur ustrukturyzowanych uprawnia podatnika do zwrotu VAT w skróconym o 1/3 terminie – z 60 do 40 dni.
• Uproszczenie rozliczania faktur ustrukturyzowanych korygujących in minus: u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF.
• Przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA) – dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.

[AKTUALIZACJA]

W Komunikacie wydanym w dniu 17 czerwca 2022 r. Ministerstwo Finansów poinformowało, że Rada Unii Europejskiej wyraziła zgodę wprowadzenie w Polsce obowiązkowych e- Faktur od 1 stycznia 2024 r.

Decyzja Rady UE znajduje się TUTAJ.

Resort  finansów podkreślił iż, od 1 stycznia 2022 r. podatnicy mogą wystawiać faktury ustrukturyzowane (e-faktury) z wykorzystaniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Wystawianie faktur ustrukturyzowanych w KSeF jest dobrowolne, dostępne na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej. Więcej informacji znajdziesz TUTAJ.

[AKTUALIZACJA 15.02.2024]

Dla czynnych podatników VAT obligatoryjny KSeF miał wejść w życie 1 lipca 2024 r. , natomiast dla podatników zwolnionych z VAT – od 1 stycznia 2025 r.

W dniu 19 styczna 2024 r. na konferencji prasowej dotyczącej KSeF  Minister Finansów Andrzej Domański poinformował o kolejnym przesunięciu terminu jego wejścia w życie. Powodem jest wystąpienie błędów  technicznych w systemie KSeF. Dotyczą one „kodu systemu jego funkcjonalności oraz wydajności”. „Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której polskie firmy nie mogą wystawiać faktur. Nie możemy dopuścić do sytuacji, w której stabilność obrotu gospodarczego jest zagrożona” – podkreślił Minister.

W celu poprawienia wydajności systemu zostanie  przeprowadzony jego zewnętrzny audyt. Od wyników  audytu będzie uzależniony nowy termin wdrożenia obligatoryjnego e- fakturowania przy użyciu KSeF

W sprawie  KSeF został wydany także Komunikat .

Źródła:

• Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (j. Dz.U. 2022 r. poz. 196),
• Ministerstwo Finansów, Jest zgoda Komisji Europejskiej na obowiązkową e-fakturę w Polsce,

Stan prawny na dzień 05.04.2022 r.

Agnieszka Gach