Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (1)

Obraz autorstwa freepik

Przypomnijmy

Ulga badawczo – rozwojowa (B+R) jest uregulowana w przepisach ustawy o PIT i o CIT. Z tej preferencji podatkowej może skorzystać:

    1) osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą,

    2) spółka niemająca osobowości prawnej (np. spółka jawna lub komandytowa),

    3) osoba prawna (np. spółka prawa handlowego),

    4) podmiot będący Centrum Badawczo-Rozwojowym.

Na czym polega ulga B+R

W uproszczeniu:

„(…) ulga badawczo-rozwojowa polega na możliwości odliczenia od podstawy opodatkowania określonej kwoty kosztów podatkowych poniesionych przez podatnika na działalność badawczo-rozwojową, czyli tzw. «kosztów kwalifikowanych». Oznacza to, że koszty związane z działalnością badawczo-rozwojową dwukrotnie wpływają na wysokość podstawy obliczenia podatku dochodowego u przedsiębiorcy inwestującego w taką działalność (raz jako koszty uzyskania przychodu, a drugi raz jako koszty kwalifikowane) i w efekcie znacznie pomniejszają wysokość opłacanego podatku dochodowego” – tak interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) z dnia 28 października 2025 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.741.2025.1.EC).

Jakie warunki musi spełnić podatnik w celu skorzystania z ulgi na badania i rozwój?

Zgodnie z dyspozycją zawartą w art. 26e ust. 1 ustawy o PIT oraz art. 18d ust. 1 ustawy o CIT z ulgi badawczo-rozwojowej może skorzystać podatnik, który:

• uzyskuje przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej,
• prowadzi działalność badawczo-rozwojową oraz
• ponosi koszty kwalifikowane związane z tą działalnością.

Kryteria uznania danej działalności przedsiębiorcy za działalność badawczo-rozwojową

Definicję działalności badawczo – rozwojowej zawiera art. 5a pkt 38 ustawy PIT oraz art. 4a pkt 26 ustawy o CIT. Stosownie do regulacji w nich zawartych, działalność badawczo rozwojowa powinna być:

• twórcza, obejmująca badania naukowe lub prace rozwojowe. Przykładowo  „(…) może przejawiać się opracowywaniem nowych koncepcji, narzędzi, rozwiązań niewystępujących dotychczas w praktyce gospodarczej podatnika lub na tyle innowacyjnych, że w znacznym stopniu odróżniają się od rozwiązań już funkcjonujących u podatnika”,
• systematyczna, czyli prowadzona „(…) w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. „(…) Wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby”,
• zwiększająca zasoby posiadanej wiedzy i wykorzystująca je do tworzenia nowych zastosowań. „Prowadząc działalność badawczo-rozwojową, przedsiębiorca rozwija specjalistyczną wiedzę oraz umiejętności, które może wykorzystać w ramach bieżących albo przyszłych projektów” – tak interpretacja  Dyrektora KIS z dnia 4 listopada 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.596.2025.2.JG).

Powyższe kryteria powinny być przez przedsiębiorcę spełnione łącznie.

Koszty kwalifikowane, czyli jakie

Podatnik prowadzący działalność badawczo-rozwojową, który planuje  skorzystać z  niniejszej preferencji podatkowej zobowiązany do wyodrębnienia w ewidencji rachunkowej kosztów kwalifikowanych związanych z  działalnością badawczo-rozwojową. Z art. 26e ust. 2 – 3 ustawy o PIT oraz z art.18d ust. 2 – 3 ustawy o CIT wynika, że koszty kwalifikowane stanowią m.in.:

1) poniesione w danym miesiącu wydatki na wynagrodzenia dla pracowników oraz umów zlecenia lub z umów dzieło osobom wykonujących prace badawczo- rozwojowe  łącznie z opłaconymi  przez płatników składek  na ubezpieczenia społeczne od tych  wynagrodzeń w takiej części, w jakiej czas przeznaczony na realizację działalności badawczo-rozwojowej pozostaje w ogólnym czasie pracy pracownika w danym miesiącu.

Przykład:

„Zatem, w przypadku gdy pracownik w ramach świadczonej pracy wykonuje obowiązki nie tylko związane z działalnością badawczo-rozwojową, zasadnym jest wyodrębnienie (wyłączenie z ulgi badawczo-rozwojowej) tej części wynagrodzenia oraz świadczeń wypłaconych pracownikom zajmującym się działalnością badawczo-rozwojową, a także składek od tych przychodów, określonych w ustawie z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, która nie jest związana z realizacją działalności badawczo-rozwojowej”  – tak interpretacja indywidualna  z dnia 26 lutego 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.813.2024.2.JMS)

2) nabycie materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością badawczo-rozwojową.

Przykład:

„(…) Wnioskodawca do kosztów kwalifikowanych wymienionych rodzajowo w art. 18d ust. 2 pkt 2 uCIT, może zaliczyć poniesione w 2018 r. koszty materiałów i surowców (w tym energii elektrycznej, wody, gazu) zużytych na wytworzenie prototypu lub serii pilotażowej, jeżeli prototypy lub serie pilotażowe zostają następnie sprzedane (…)” – tak interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 4 września 2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.186.2019.7.APO).

3) ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne oraz nabycie wyników badań naukowych na potrzeby prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej,

4) odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności badawczo-rozwojowej.

Zobacz nasz e- book: Ulga badawczo-rozwojowa – koszty kwalifikowane – interpretacje podatkowe

Koszty kwalifikowane – warunki

W świetle indywidualnych interpretacji podatkowych organu skarbowego:

„(…) aby podatnikowi podatku dochodowego od osób fizycznych przysługiwało prawo odliczenia w zeznaniu podatkowym kosztów kwalifikowanych poniesionych w danym roku podatkowym, powinny być łącznie spełnione następujące warunki:

1)  podatnik poniósł koszty na działalność badawczo-rozwojową,

2)  koszty na działalność badawczo-rozwojową stanowiły dla podatnika koszty uzyskania przychodów (…),

Advertisement

3)  koszty na działalność badawczo-rozwojową mieszczą się w zamkniętym katalogu kosztów kwalifikowanych (…),

4)  podatnik nie uwzględnił kosztów kwalifikowanych w kalkulacji dochodu zwolnionego z podatku (…),

5)  w ewidencji(…) , podatnik wyodrębnił koszty działalności badawczo-rozwojowej,

6)  podatnik wykazał w zeznaniu podatkowym koszty kwalifikowane podlegające odliczeniu,

7)  kwota odliczonych kosztów kwalifikowanych nie przekroczyła limitów określonych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych,

8)  koszty kwalifikowane nie zostały zwrócone podatnikowi w jakiejkolwiek formie lub nie zostały przez niego odliczone od podstawy obliczenia podatku”.

Tak przykładowo interpretacja indywidualna  wydana w dniu 10 października 2025 r. (sygn.. 0113-KDIPT2-3.4011.658.2025.2.SJ) i z dnia  23 września 2025 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.597.2025.2.PS).

Ulga B+R  jest limitowana . Na temat limitów kosztów kwalifikowanych i sposobu rozliczenia ulgi napiszemy w drugiej części artykułu.

Podstawa prawna:

• Art. 5a pkt 38,  art. 26e ust. 1 – 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
• Art. 4a pkt 26, art. 18d ust. 1 – 3 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Stan prawny na dzień 18 listopada 2025 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek