Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (2)

Zdjęcia z Freepik

Informacyjnie

Ulga badawczo-rozwojowa (B+R) ma na celu wsparcie innowacyjności [1] polskich przedsiębiorców działających w różnych sektorach gospodarki, niezależnie od wielkości firmy.

Z prawa do ulgi na badania i rozwój (ulga B+R) mogą skorzystać :

• podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), którzy uzyskują przychody inne niż przychody z zysków kapitałowych oraz
• podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), którzy uzyskują przychody z pozarolniczej działalności gospodarczej i są opodatkowani według skali podatkowej 12% i 32% lub 19% podatkiem liniowym.

Wymienieni wyżej podatnicy odliczają wtedy od podstawy opodatkowania, koszty uzyskania przychodów poniesione na działalność badawczo-rozwojową, tzw. koszty kwalifikowane.

Dla podatników CIT kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego przez podatnika z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych [2]. Natomiast w przypadku podatników PIT kwota odliczenia nie może w roku podatkowym przekroczyć kwoty dochodu uzyskanego z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej [3].

Odliczenie kosztów kwalifikowanych

Ulga na działalność badawczo-rozwojową  polega na odliczeniu od podstawy opodatkowania niektórych kosztów uzyskania przychodów ponoszonych przez podatnika na działalność badawczo – rozwojową tzw. kosztów kwalifikowanych. Ich  zamknięty katalog zawiera w art. 18d ust. 2 – 3 ustawy o CIT oraz art. 26e ust. 2 – 3 ustawy o PIT.

Odliczane są one dwukrotnie:

• po raz pierwszy są zaliczane do kosztów uzyskania przychodów na zasadach ogólnych,
• po raz drugi odliczane zostają od podstawy opodatkowania w zeznaniu rocznym PIT lub CIT .

W ten sposób wydatek poniesiony na działalność badawczo-rozwojową zwiększa koszty podatkowe oraz pomniejsza podstawę opodatkowania.

Pisałyśmy o tym w artykule: Rozliczenie ulgi B+R za rok 2025 – najważniejsze informacje (1)

Dopuszczalne limity odliczeń kosztów kwalifikowanych ulgi B+R

Odliczenie kosztów kwalifikowanych ulgi badawczo-rozwojowej jest limitowane. Wymagane limity określone zostały w art. 18d ust. 7 ustawy o CIT oraz art. 26e ust. 7 ustawy o PIT.

„Od 2022 roku kwota przysługującego odliczenia kosztów kwalifikowanych zwiększyła się do 200% dla wszystkich podatników, w przypadku kosztów kwalifikowanych związanych z wynagrodzeniami pracowników zatrudnionych do działalności badawczo-rozwojowej. Dla podatników mających status Centrum Badawczo-Rozwojowego dodatkowy odpis w wysokości 200% kosztów kwalifikowanych obejmuje wszystkie rodzaje kosztów kwalifikowanych, z wyjątkiem kosztów związanych z ochroną patentową dla dużych podatników (tu pozostanie 100% dodatkowego odpisu)” –  wyjaśnia Ministerstwo Rozwoju i Technologii.

Odliczenie kosztów kwalifikowanych w zeznaniu podatkowym

Odliczenie kosztów kwalifikowanych powiązanych z ulgą B+R następuje w rocznym zeznaniu CIT  lub PIT składanym za rok podatkowy, w którym zostały one poniesione [4].

„Podatnik nie ma możliwości skorzystania z tej preferencji w trakcie roku podatkowego, przez pomniejszenie zaliczek na podatek dochodowy” – wyjaśnia Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 30 grudnia 2019 r. (sygn. 0115-KDIT3.4011.353.2019.2.WM).

Za rok 2025 podatnicy CIT składają zeznanie podatkowe CIT – 8 do dnia 31 marca 2026 r.  Z kolei podatnicy PIT zeznanie podatkowe np. PIT-36, lub PIT-36L składają  do  dnia 30 kwietnia 2026 r.

Do powyższych zeznań podatkowych dołączyć należy informację o odliczeniach od podstawy opodatkowania kosztów uzyskania przychodów poniesionych na działalność badawczo-rozwojową. Jest to formularz CIT/BR lub PIT/BR .

Istotne!

W przypadku, gdy podatnik poniósł za rok podatkowy stratę albo wielkość dochodu podatnika jest niższa od kwoty przysługujących mu odliczeń, odliczenia – odpowiednio w całej kwocie lub w pozostałej części – dokonuje się w zeznaniach za kolejno następujące po sobie sześć lat podatkowych następujących bezpośrednio po roku, w którym podatnik skorzystał lub miał prawo skorzystać z odliczenia (art. 18d ust. 8 zd. drugie ustawy o CIT oraz art. 26e ust. 8 zd. drugie ustawy o PIT).

Identyfikacja działalności badawczo-rozwojowej firmy

Chodzi tutaj o to, czy prowadzona działalność przedsiębiorcy w zakresie badan i rozwoju mieści się w definicji działalności badawczo – rozwojowej (art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT, art. 5a pkt 38 ustawy o PIT). Na temat możliwości skorzystania przez przedsiębiorcę z ulgi B+R wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji  Skarbowej (KIS) w interpretacji indywidualnej wydanej w dniu 18 września 2025 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.493.2025.2.JG).

We wniosku podatnik podał, że:

„W ramach prowadzonej działalności, poza dominującą działalnością operacyjną Spółki obejmującą produkcję masową i sprzedaż (…)  prowadzone są również regularnie działania mające na celu zaprojektowanie i wytworzenie nowych produktów lub istotnie zmodyfikowanych, ulepszonych produktów. Działania te obejmują również wprowadzanie ulepszeń i modyfikacji w procesach wewnętrznych, które przekładają się na nowe lub ulepszone produkty (dalej jako «Działalność Innowacyjna»).

Dyrektor KIS uznał, iż „(…) opisana we wniosku Działalność Innowacyjna Spółki może zostać zakwalifikowana jako prace rozwojowe w rozumieniu art. 4a pkt 28 PDOPrU, (…)”.

Zobacz także interpretację podatkową  z dnia 21 listopada 2025 r (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.561.2025.2.PC).

Wyodrębnienie kosztów kwalifikowanych  ponoszonych na działalność  badawczo – rozwojową 

Podatnicy CIT prowadzący działalność badawczo-rozwojową, którzy planują skorzystać z odliczenia  kosztów kwalifikowanych, są zobowiązani w swojej ewidencji rachunkowej wyodrębnić koszty powiązane z prowadzoną działalnością B+R  (art. 9 ust. 1 ustawy o CIT).

Natomiast podatnicy PIT rozliczają je w prowadzonej księdze przychodów i rozchodów [5] albo w księgach rachunkowych (art. 24a ust. 1 ustawy o PIT).

Jak wyjaśnia organ skarbowy:

„(…) ustawy o podatkach dochodowych nie precyzują, w jaki sposób podatnicy mają prowadzić ewidencję rachunkową na potrzeby ulgi na działalność badawczo-rozwojową. Jednakże podatnik ma obowiązek dokonać wyodrębnienia kosztów w taki sposób, aby możliwe było zidentyfikowanie kosztów kwalifikowanych, dających prawo do skorzystania z ulgi w kwocie odpowiedniej dla danej kategorii kosztów” [6].

W tym celu: „Na wyodrębnionym koncie, określanym zwykle jako „Koszty prac badawczo-rozwojowych”, należy stworzyć szczegółową analitykę według kategorii ponoszonych kosztów. W szczególności powinny zostać wyróżnione:

1) wynagrodzenia brutto pracowników wraz z narzutami,

2) koszty zakupu materiałów i surowców,

3) odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz WNiP,

4) koszty ekspertyz, opinii i usług doradczych,

5) koszty związane z uzyskaniem i utrzymaniem patentów oraz praw ochronnych na wzory użytkowe” – tak Hołda A. (red.), Podatkowe i bilansowe zamknięcie roku 2025, Warszawa 2025, publikacja Legalis .

Przykładowo w interpretacji indywidualnej z dnia 27 czerwca  2023 r. (sygn. 0111-KDIB1-3.4010.240.2023.2.ZK) Dyrektor KIS uznał za prawidłowy:

„(…) zdaniem Wnioskodawcy, sposób wyodrębniania kwalifikowanych projektów w formie ewidencji pomocniczej tj. w formie zapisów informatycznych programu komputerowego (dotyczy: kosztów osobowych pracowników fizycznych oraz kosztów/materiałów) oraz w tabeli excel (dotyczy: kosztów osobowych części pracowników umysłowych) spełnia wymagania, o których mowa w art. 9 ust. 1b Ustawy CIT”.

Ważne!

Przy rozliczeniach kosztów kwalifikowanych za rok 2025 pomocny będzie nasz e-book: Ulga badawczo-rozwojowa – koszty kwalifikowane – interpretacje podatkowe

Rozliczenie ulgi B+R podatnik powinien odpowiednio udokumentować. Na ten temat napiszemy  już w kolejnym artykule.

Podstawa prawna:

• Art. 4a pkt 26-28, art. 9 ust. 1 , art. 18d ust. 1- 3 , art. 18d ust. 7- 8 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych
• Art. 5a pkt 38, art. 24a ust. 1, art. 26e ust. 1- 3 , art. 26e ust. 7- 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Objaśnienie

[1] W Podręczniku Oslo 2018 ( str. 22 ) OECD podaje: „Termin  «innowacja» może oznaczać zarówno działanie, jak i wynik działania. (…) . Innowacja to nowy lub ulepszony produkt lub proces (lub ich połączenie), który różni się znacząco od poprzednich produktów lub procesów danej jednostki i który został udostępniony potencjalnym użytkownikom (produkt) lub wprowadzony do użytku przez jednostkę (proces)” – dostęp w dniu 4 grudnia 2025 r.

[2] Art. 18d ust. 1 ustawy o CIT.

[3] Art. 26e ust. 1 ustawy o PIT.

[4] Art 18d ust 8 zd. pierwsze ustawy o CIT oraz art 26e ust 8 zd. pierwsze ustawy o PIT.

[5] Zgodnie z  § 2 ust. 1 Rozporządzenia  Ministra Finansów z dnia 23 grudnia 2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów osoby fizyczne, przedsiębiorstwa w spadku, spółki cywilne osób fizycznych, spółki cywilne osób fizycznych i przedsiębiorstwa w spadku, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w art. 24a ust. 1 i 2 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, są obowiązane prowadzić księgę, z zastrzeżeniem ust. 2, według wzoru ustalonego w załączniku nr 1 do rozporządzenia, w sposób określony w rozdziale 2.

[6] Tak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 1 września 2025 r. (sygn.  0111-KDIB1-3.4010.354.2025.1.JMS).

Stan prawny na dzień 26 grudnia 2025 roku  Małgorzata Gach, Wanda Książek