Krajowy System e-Faktur (KSeF) – praktyczne kompendium dla podatników od 2026 r.

Obraz autorstwa rawpixel.com na Freepik

KSeF – nowe regulacje

Celem niniejszego artykułu jest wskazanie na najistotniejsze kwestie dotyczące KseF w oparciu o nie tylko o przepisy ustawy o VAT, lecz także na podstawie najnowszych interpretacji indywidualnych Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej oraz oficjalnych wyjaśnieniach Ministerstwa Finansów (FAQ KSeF 2.0).

Od kiedy obowiązuje KSeF?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany stopniowo. Termin jego wdrożenia zależy od skali działalności podatnika oraz wartości wystawianych faktur.

• Od 1 lutego 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie podatników, których obrót w poprzednim roku kalendarzowym przekroczył 200 mln zł.
• Od 1 kwietnia 2026 r. z KSeF będą zobowiązani korzystać pozostali podatnicy – zarówno czynni podatnicy VAT, jak i podatnicy zwolnieni z VAT – jeżeli od tego dnia wystawią choć jedną fakturę o wartości przekraczającej 10 000 zł
• Podatnicy, którzy wystawiają wyłącznie faktury o wartości do 10 000 zł, będą mogli odroczyć obowiązek korzystania z KSeF do stycznia 2027 r.

W praktyce oznacza to stopniowe wdrażanie KSeF, uzależnione od wielkości działalności i wartości wystawianych faktur, przy czym najpóźniej od stycznia 2027 r. system obejmie wszystkich podatników.

Podstawą prawną tego obowiązku jest zasada ogólna wyrażona w ustawie o VAT, zgodnie z którą:

„Podatnicy są obowiązani wystawiać faktury ustrukturyzowane przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.”(art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT)

Oznacza to, że od momentu objęcia podatnika obowiązkiem KSeF faktura funkcjonująca w obrocie gospodarczym będzie co do zasady fakturą ustrukturyzowaną.

Kogo obejmuje obowiązek KSeF i jak działa limit 10 000 zł?

Zasada ogólna

Obowiązek stosowania KSeF analizuje się po stronie wystawcy faktury, a nie nabywcy. Dotyczy on podatników VAT dokonujących sprzedaży na rzecz innych podatników (B2B).

Okres przejściowy i limit 10 000 zł

Do końca 2026 r. ustawodawca wprowadził mechanizm ochronny dla najmniejszych przedsiębiorców. Podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł brutto, mogą wystawiać faktury poza KSeF.

Limit ten:

• jest liczony miesięcznie,
• obejmuje kwoty brutto (z VAT),
• dotyczy sumy faktur wystawionych w danym miesiącu, niezależnie od ich liczby.

Jednocześnie należy podkreślić, że:

• faktury konsumenckie (B2C) nie są objęte obowiązkowym KSeF i nie wliczają się do limitu,
• do limitu nie wlicza się wartości faktur wystawionych przy użyciu kas rejestrujących,
• nie uwzględnia się również paragonów fiskalnych do 450 zł, uznawanych za faktury uproszczone.

Praktyczne przykłady

• przedsiębiorca np. lekarz świadczący usługi na rzecz firm i wystawiający jedną fakturę miesięcznie na 20 000 zł – musi stosować KSeF od 1 kwietnia 2026 r.;
• producent rolny – podatnik VAT czynny, sprzedający towary na rzecz innych podatników na wysokie kwoty, czyli na ponad 10 000 zł wchodzi do KSeF od 1 kwietnia 2026 r.;
• drobny usługodawca, który nie przekracza limitu jednej faktury na min. 10 000 zł miesięcznie – może wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 r..

Od 1 stycznia 2027 r. limit 10 000 zł przestaje obowiązywać – KSeF obejmie wszystkich podatników objętych systemem, niezależnie od skali działalności.

KSeF a podmioty zagraniczne – kluczowe wyjątki

Ustawa o VAT przewiduje istotne wyłączenia dla podatników zagranicznych. Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT, obowiązek KSeF nie dotyczy wystawiania faktur m.in.:

„przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju.” (art. 106ga ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT)

oraz:

„przez podatnika nieposiadającego siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług.” (art. 106ga ust. 2 pkt 2 ustawy o VAT)

Potwierdzenie w interpretacjach podatkowych

W interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 5 stycznia 2026 r.
sygn. 0114-KDIP1-2.4012.698.2025.2.JO, organ jednoznacznie potwierdził, że:

• sama rejestracja do VAT w Polsce nie oznacza posiadania stałego miejsca prowadzenia działalności,
• korzystanie z polskich podwykonawców (produkcja, logistyka, magazyn) nie tworzy stałego miejsca prowadzenia działalności, jeżeli podatnik nie ma faktycznej kontroli nad personelem i zapleczem technicznym,

w takiej sytuacji nie powstaje obowiązek wystawiania faktur w KSeF.

Jak i kiedy faktura trafia do KSeF?

KSeF nie jest systemem raportowania – faktura uzyskuje walor faktury dopiero po nadaniu numeru KSeF.

Tryb online

faktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym, za datę wystawienia uznaje się dzień jej przesłania do systemu (o ile jest zgodny z polem P_1).

Tryby szczególne

KSeF co do zasady działa online, jednak ustawodawca przewidział sytuacje wyjątkowe, w których podatnik nie ma możliwości wystawienia faktury bezpośrednio w systemie. W takich przypadkach dopuszczalne jest wystawienie faktury poza KSeF i dosłanie jej do systemu po usunięciu problemów technicznych.

Jeżeli brak połączenia z internetem występuje po stronie podatnika (tzw. tryb „offline 24”), fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.

Gdy natomiast niedostępny jest sam system KSeF, faktury trzeba dosłać następnego dnia roboczego po przywróceniu jego działania.

W przypadku poważnej, ogłoszonej awarii systemowej obowiązuje tzw. tryb awaryjny, który daje podatnikowi 7 dni roboczych od zakończenia awarii na przesłanie faktur do KSeF.

Należy pamiętać, że po zakończeniu okresu przejściowego niedotrzymanie tych terminów może skutkować nałożeniem sankcji, dlatego tryby szczególne powinny być traktowane wyłącznie jako rozwiązanie wyjątkowe, a nie standardowy sposób wystawiania faktur.

Błędy w danych kontrahenta i korekty w KSeF

KSeF nie weryfikuje poprawności danych kontrahenta, w tym numeru NIP. Faktura z błędnym NIP zostanie przyjęta przez system.

Jeżeli faktura została wystawiona na błędnego nabywcę:

• należy wystawić fakturę korygującą do zera,
• następnie wystawić nową fakturę pierwotną z prawidłowym NIP.

Przepisy nie limitują liczby korekt, a faktury korygujące zbiorcze muszą wskazywać wszystkie faktury pierwotne (numery własne, numery KSeF, daty wystawienia).

Czy brak faktury w KSeF blokuje odliczenie VAT?

Nie. Organy podatkowe konsekwentnie potwierdzają, że brak faktury w KSeF nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT, sankcje dotyczą wyłącznie sprzedawcy.

Stanowisko to potwierdzono m.in. w interpretacji z dnia 9 stycznia 2026 r. o sygn.  0111-KDIB3-1.4012.876.2025.2.KO, a także w szeregu wcześniejszych rozstrzygnięć.

Kary za brak KSeF – na co trzeba uważać?

Do końca 2026 r. obowiązuje okres przejściowy, w którym organy mają stosować podejście edukacyjne. Od 1 stycznia 2027 r. możliwe są kary pieniężne, m.in. za:

• niewystawienie faktury w KSeF,
• wystawienie jej poza systemem,
• nieterminowe przesłanie faktury po awarii.

Wysokość sankcji może wynieść:

• do 100% VAT z faktury,

albo

• 18,7% wartości brutto, gdy VAT nie wykazano.

Podsumowanie – najważniejsze wnioski

KSeF zacznie obowiązywać od 1 lutego 2026 r., ale z istotnymi wyjątkami. Kluczowe znaczenie ma siedziba i stałe miejsce prowadzenia działalności. Limit 10 000 zł chroni najmniejszych podatników tylko do końca 2026 r. Podatnicy zagraniczni często nie podlegają KseF. B brak faktury w KSeF nie blokuje prawa do odliczenia VAT. Sankcje mogą objąć sprzedawcę, nie dotyczą nabywcy.

Stan prawny aktualny na 6 lutego 2026 r.

Klaudia Sołtysik