Prawo pracy
Od 17 stycznia 2023 r. obowiązuje wyższa „kilometrówka”
Od dnia 17 stycznia 2023 r. obowiązują wyższe stawki tzw. kilometrówki. Chodzi tutaj o podwyższenie stawek za 1 kilometr przebiegu prywatnego pojazdu (samochód, motocykl, motorower) wykorzystywanego przez osoby zatrudnione w ramach swoich obowiązków służbowych.
Komu należy się kilometrówka ?
Do zwrotu kosztów używania prywatnego samochodu w celach służbowych ma prawo pracownik oraz osoba zatrudniona na podstawie umowy cywilnoprawnej (np. umowa zlecenia).
W świetle art. 34a Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. 2022. 2201) na podstawie umów cywilnoprawnych mogą być używane, do celów służbowych, samochody osobowe, motocykle i motorowery niebędące własnością pracodawcy. Minister właściwy do spraw transportu w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw finansów publicznych określa, w drodze rozporządzenia, warunki ustalania oraz sposób dokonywania zwrotu kosztów używania pojazdów, o których mowa w ust. 1, uwzględniając rodzaj pojazdu mechanicznego, jego pojemność oraz limit kilometrów w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, właściwych ze względu na miejsce zatrudnienia pracownika.
Przykład z interpretacji indywidualnej:
„Do zakresu obowiązków Wnioskodawcy należy: kontrola układów pomiarowych i odczyty wskazań liczników. W ramach obowiązków Wnioskodawca ma przydzielone do kontroli liczniki indywidualnych odbiorców, liczniki firmowe, liczniki z innego obrotu energią, liczniki na mikroinstalacje usytuowane w różnych miejscowościach, położnych od kilkunastu do kilkudziesięciu km od miejsca zatrudnienia. Odczyty wykonywane są praktycznie każdego dnia miesiąca. Wnioskodawca zawarł z Pracodawcą w dniu ….. r. Umowę o używanie samochodu prywatnego (samochód marki ….. nr rej. …. o pojemności silnika ….. cm3 do celów służbowych w ramach jazd lokalnych)” – interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w dniu 30 grudnia 2022 r, sygnatura: 0113-KDIPT2-3.4011.777.2022.2.GG.
Zmiana wysokości tzw. kilometrówki – jest już nowelizacja rozporządzenia
Od 17 stycznia 2023 r. stawka tzw. kilometrówki ustalana jest na podstawie Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniającego rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U.2023.5) (dalej: rozporządzenie zmieniające z dnia 22 grudnia 2022 r.) .
W obowiązującym Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. 2002.271) ustawodawca zmienił treść § 2:
„§ 2. Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:
1) dla samochodu osobowego:
a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,89 zł,
b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 1,15 zł,
2) dla motocykla – 0,69 zł,
3) dla motoroweru – 0,42 zł.”.
Na jakiej podstawie są zwracane koszty wykorzystania prywatnego pojazdu do celów służbowych ?
Pracodawca /zleceniodawca raz w miesiącu zwraca pracownikowi/ zleceniobiorcy koszty używania prywatnego pojazdu do celów służbowych, wtedy gdy:
pomiędzy pracodawcą/zleceniodawcą a pracownikiem /zleceniobiorcą została zawarta umowa cywilnoprawna o używanie prywatnego pojazdu do celów służbowych,
pracownik/zleceniobiorca prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu według stawek określonych w znowelizowanym rozporządzeniu zmieniającym z dnia 22 grudnia 2022 r.
Istotne!
W celu wyliczenia powyższych kosztów należy pomnożyć liczbę przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 kilometr przebiegu pojazdu.
Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu?
W świetle art. 23 ust. 7 ustawy o PIT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:
„co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane”.
Ewidencję przebiegu pojazdu należy prowadzić na bieżąco.
Podstawa prawna:
- Art. 34a Ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (t.j. Dz.U. 2022. 2201),
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 22 grudnia 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2023.5),
- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. 2002.27.71),
- Art. 27 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Stan prawny na dzień 31 stycznia 2023 roku
Małgorzata Gach
Wanda Książek
