Prawo spółek
e-Doręczenia – najważniejsze informacje
Od 1 stycznia 2025 r. weszły w życie przepisy o e-Doręczeniach. Poznajmy najważniejsze informacje w tym zakresie.

Obraz autorstwa rawpixel.com na Freepik
Od 1 stycznia 2025 r. urzędy miast i gmin, starostwa, urzędy skarbowe, ZUS, KRUS, NFZ, publiczne szpitale, przychodnie, uczelnie wyższe, szkoły, przedszkola, żłobki, instytucje pomocy społecznej, ministerstwa, przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) i przedstawiciele zawodów zaufania publicznego np. adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi mają obowiązek korzystania z rejestrowanych doręczeń elektronicznych, tj. e-Doręczeń.
Powyższa data wynika z Komunikatu Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniającego komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia e- Doręczeń (Dz. U. z 2024 r. poz. 1078) [1].
Podstawą prawną działania rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest:
- unijne rozporządzenie eIDAS [2],
- Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1045).
Istotne!
Osoby fizyczne mają nie mają obowiązku posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.
Czym są e-Doręczenia ?
Zgodnie z art. 3 pkt 36 rozporządzenia eIDAS rejestrowane doręczenie elektroniczne:
„(-) oznacza usługę umożliwiającą przesłanie danych między stronami trzecimi drogą elektroniczną i zapewniającą dowody związane z posługiwaniem się przesyłanymi danymi, w tym dowód wysłania i otrzymania danych, oraz chroniącą przesyłane dane przed ryzykiem utraty, kradzieży, uszkodzenia lub jakiejkolwiek nieupoważnionej zmiany”.
W polskim systemie prawnym stanowią one „(-) elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. (-) Są one równoważne prawnie tradycyjnej przesyłce poleconej za potwierdzeniem odbioru” [3]. W formie e- Doręczenia mogą być przesyłane wszelkie pisma urzędowe np. powiadomienia, decyzje administracyjne, pisma procesowe. Niniejsza korespondencja elektroniczna jest bezpłatna .
Czy po 1 stycznia 2025 r. obowiązek e- Doręczeń będzie dotyczył przedsiębiorców, którzy zakładają nowe firmy?
Tak, od 1 stycznia 2025 r. obowiązkiem e- Doręczeń zostają objęci przedsiębiorcy, którzy składają wniosek o wpis do CEiDG lub rejestrujący się do KRS. „Od 1 stycznia 2025 r. skrzynkę do e-Doręczeń muszą obowiązkowo posiadać nowi przedsiębiorcy i będzie to jednym z kroków w procesie rejestracji działalności gospodarczej” – wyjaśnia Ministerstwo Cyfryzacji [4] .
A jak jest w przypadku firm wpisanych do CEiDG przed dniem 1 stycznia 2025 r.?
Firmy wpisane do CEIDG do 31 grudnia 2024 mają obowiązek stosować adres do e-Doręczeń „(-) od 1 października 2026 roku. Istnieje jednak ważny wyjątek – jeśli po 30 czerwca 2025 r. przedsiębiorca będzie aktualizować swoje dane w CEIDG, to wtedy adres do e-Doręczeń musi posiadać w momencie składania wniosku o aktualizację” [5] .
Zobacz: Zmień dane firmy w CEIDG
Ważne!
Natomiast przedsiębiorcy zarejestrowani w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r. – „(-) są zobowiązani do stosowania e-Doręczeń już od 1 kwietnia 2025 roku” [6] .
Więcej informacji:
Ważne!
Od 1 października 2026 r. doręczenia elektroniczne muszą obowiązkowo stosować wszyscy przedsiębiorcy wpisani do CEiDG.
Sprawdź: Harmonogram
Objaśnienie:
[1] Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r.: Komunikat Ministra Cyfryzacji z dnia 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym (Dz.U z 2024 r. poz. 1078).
[3] Czym są e-Doręczenia (dostęp w dniu 3 stycznia 2025 r.).
[4] , [5], [6] e-Doręczenia obowiązkowe również dla przedsiębiorców (dostęp w dniu 3 stycznia 2025 roku).
Stan prawny na dzień 20 stycznia 2025 roku
Małgorzata Gach, Wanda Książek