Dyscyplinarne rozwiązanie umowy o pracę – część II: forma oświadczenia, procedura i prawa pracownika

Image by Drazen Zigic on Magnific

W tej części wyjaśniamy, jak przygotować i doręczyć oświadczenie o rozwiązaniu umowy, kiedy konieczna jest konsultacja związkowa oraz jakie znaczenie ma szczególna ochrona zatrudnienia. Przedstawiamy również skutki zwolnienia dla rozliczeń z pracownikiem, świadectwa pracy i prawa do zasiłku dla bezrobotnych, a także zasady dochodzenia roszczeń przed sądem pracy.

Oświadczenie pracodawcy i jego forma

Zwolnienie dyscyplinarne następuje przez jednostronne oświadczenie pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika. Taki sposób zakończenia zatrudnienia przewiduje art. 30 § 1 pkt 3 k.p. Przyczyna zwolnienia musi odpowiadać jednej z przesłanek określonych w art. 52 § 1 k.p. Natomiast zgoda pracownika na rozwiązanie umowy nie jest wymagana.[1]

Obowiązek zachowania formy pisemnej wynika z art. 30 § 3 k.p. zgodnie z którym:

„Oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie”.[3]

Dokument powinien podpisać pracodawca albo osoba uprawniona do dokonywania w jego imieniu czynności z zakresu prawa pracy.[4] W przypadku dokumentu papierowego wymagane jest złożenie własnoręcznego podpisu, zgodnie z art. 78 § 1 k.c.[5], o czym mowa  w odesłaniu zawartym w art. 300 k.p.[6]

Oświadczenie pracodawcy  może być także opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z art. 78¹ § 2 k.c, który stanowi, że:

„Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej”.[8]

Tak podpisany dokument można przesłać pracownikowi drogą elektroniczną. Samo wysłanie zwykłego e-maila lub skanu pisma z odwzorowaniem własnoręcznego podpisu nie zapewnia zachowania wymaganej formy.[7][8]

Treść pisma i konkretna przyczyna rozwiązania umowy

Z oświadczenia powinno jednoznacznie wynikać, jakiej umowy dotyczy i że pracodawca rozwiązuje ją bez wypowiedzenia. Obowiązek wskazania przyczyny uzasadniającej rozwiązanie wynika z art. 30 § 4 k.p.[9] Z kolei art. 30 § 5 k.p. wymaga zamieszczenia pouczenia o prawie odwołania do sądu pracy.[10]

Przyczyna musi być rzeczywista i dostatecznie konkretna. W wyroku z 14 grudnia 1999 r., I PKN 444/99, Sąd Najwyższy wyjaśnił, że opis powinien umożliwiać jednoznaczne ustalenie, na czym zdaniem pracodawcy polega zachowanie uzasadniające zwolnienie.[11]

Samo przytoczenie ustawowego określenia ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków może zatem nie wystarczyć. W praktyce warto wskazać zachowanie pracownika, jego czas i okoliczności oraz naruszony obowiązek. Przykładowo przy zarzucie ujawnienia poufnych danych należy opisać, jakie informacje przekazano, komu i kiedy.

Znaczenie uzasadnienia wykracza poza samo poinformowanie pracownika o decyzji. Wskazana przyczyna wyznacza granice późniejszej kontroli sądowej i pozwala pracownikowi przygotować obronę przed konkretnymi zarzutami.

W wyroku z 22 marca 2016 r., I PK 94/15, Sąd Najwyższy podkreślił, że wymóg wskazania przyczyny pełni funkcję gwarancyjną. Służy między innymi temu:

„[…] by pracodawca nie »dodawał« nowych przyczyn w toku postępowania bądź nie zastępował przyczyn podanych w oświadczeniu o rozwiązaniu umowy o pracę nowymi przyczynami”.[12]

Oznacza to, że pracodawca powinien już w oświadczeniu określić zachowanie, które uzasadnia jego decyzję. W procesie może przedstawiać dowody potwierdzające wskazany zarzut. Nie może jednak uzasadniać zwolnienia innym zdarzeniem, którego nie wskazał pracownikowi jako przyczyny rozwiązania umowy.

Przykładowo, jeżeli przyczyną dyscyplinarki było nieusprawiedliwione opuszczenie pracy w określonym dniu, pracodawca nie może dopiero przed sądem zastąpić tego zarzutu ujawnieniem poufnych informacji. Nawet jeżeli takie zdarzenie rzeczywiście wystąpiło, nie może ono służyć jako nowa podstawa uzasadniająca wcześniejszą decyzję.[12]

Kodeks pracy nie ustanawia ogólnego obowiązku wysłuchania pracownika przed dyscyplinarką. Odebranie wyjaśnień może jednak pomóc ustalić fakty i zweryfikować zarzuty, zwłaszcza gdy dowody są niejednoznaczne.

Miesięczny termin na rozwiązanie umowy

Przed doręczeniem oświadczenia trzeba sprawdzić termin z art. 52 § 2 k.p. Pracodawca ma miesiąc od uzyskania wiadomości o okoliczności uzasadniającej rozwiązanie umowy.[13]

W tym czasie musi przeprowadzić wymagane czynności i doprowadzić do złożenia oświadczenia pracownikowi. Oświadczenie powinno dotrzeć do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Samo sporządzenie pisma lub nadanie przesyłki przed upływem miesiąca nie wystarcza.[14][6]

Odrębnej oceny wymagają naruszenia ciągłe. W postanowieniu z 15 stycznia 2026 r., I PSK 10/26, dotyczącym długotrwałej nieusprawiedliwionej nieobecności, SN wskazał:

„każde następne zdarzenie w ciągu zwartych w czasie i jednorodnych zachowań pracownika powoduje ponowne rozpoczęcie jego biegu”.[15]

Pracodawca może więc rozwiązać umowę w czasie trwania takiego naruszenia, jeżeli spełnione są przesłanki dyscyplinarki. Nie musi czekać na jego zakończenie. Nie można jednak dowolnie łączyć niezależnych zdarzeń w jedno zachowanie ciągłe wyłącznie po to, aby uzasadnić zachowanie terminu.[15]

Konsultacja związkowa przed podjęciem decyzji

Jeżeli pracownika reprezentuje uprawniona zakładowa lub międzyzakładowa organizacja związkowa, pracodawca powinien zawiadomić ją o przyczynie zamierzonego rozwiązania umowy. Na podstawie art. 52 § 3 k.p. organizacja przedstawia zastrzeżenia niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni. Pracodawca podejmuje decyzję po otrzymaniu opinii albo po bezskutecznym upływie tego terminu.[16]

Znaczenie ma również ustalenie, od kiedy należy liczyć trzydniowy termin na przedstawienie opinii przez organizację związkową. W postanowieniu z 13 listopada 2018 r., III PK 5/18, Sąd Najwyższy wskazał:

„A zatem, bieg terminu z art. 52 § 3 k.p. rozpoczyna się z chwilą, gdy zawiadomienie doszło do zarządu organizacji związkowej w taki sposób, że możliwe było zapoznanie się z jego treścią”.[17]

Samo wysłanie zawiadomienia nie oznacza zatem rozpoczęcia biegu terminu. Istotne jest, kiedy dotarło ono do zarządu organizacji w sposób umożliwiający poznanie jego treści. Znaczenie ma możliwość zapoznania się z zawiadomieniem, a nie dopiero moment jego faktycznego przeczytania.

Pracodawca powinien więc zadbać o udokumentowanie zarówno treści przekazanego zawiadomienia, jak i daty jego doręczenia. Pozwala to ustalić, kiedy rozpoczął się termin na przedstawienie opinii oraz czy przed rozwiązaniem umowy zapewniono organizacji związkowej przewidziany prawem czas na zajęcie stanowiska.

Opinia związku co do zasady nie wiąże pracodawcy. Negatywne stanowisko w zwykłej konsultacji nie jest więc równoznaczne z zakazem zwolnienia. Inaczej jest wtedy, gdy przepis szczególny wymaga uzyskania zgody.

Przed konsultacją trzeba również ustalić, czy danej organizacji przysługują ustawowe uprawnienia.[18] Przy organizacji międzyzakładowej wymaganą liczebność ocenia się z uwzględnieniem członków zatrudnionych u wszystkich pracodawców objętych jej działaniem. Nie jest konieczne spełnienie minimum osobno u każdego z nich.[19]

Szczególna ochrona zatrudnienia

Urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie i ochrona przedemerytalna nie wykluczają same przez się rozwiązania umowy na podstawie art. 52 k.p. Ochrona przewidziana w art. 39 k.p. dotyczy wypowiedzenia umowy pracownikowi w wieku przedemerytalnym.[20] Również zakaz z art. 41 k.p., odnoszący się między innymi do urlopu i usprawiedliwionej nieobecności, dotyczy wypowiedzenia.[21]

Możliwość zastosowania dyscyplinarki wobec pracownika w wieku przedemerytalnym SN potwierdził w wyroku z 4 listopada 2015 r., II PK 283/14. Nadal jednak konieczne jest wykazanie ustawowej przyczyny i zachowanie właściwej procedury.[22]

Odrębne zasady dotyczą ciąży i uprawnień rodzicielskich objętych art. 177 k.p. Jeżeli zachodzą przyczyny uzasadniające rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownicy lub pracownika, a reprezentuje ich zakładowa organizacja związkowa, konieczne jest uzyskanie jej zgody. Samo zasięgnięcie opinii nie wystarcza.[23]

Zgody wymaga również rozwiązanie umowy z działaczem objętym szczególną ochroną na podstawie art. 32 ust. 1 ustawy o związkach zawodowych.[24] Przy zamiarze rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia zarząd organizacji ma siedem dni roboczych od złożenia pisemnego zawiadomienia zawierającego przyczynę. Termin ten określa art. 32 ust. 1¹ pkt 2 tej ustawy.[25] Bezskuteczny upływ terminu jest równoznaczny z wyrażeniem zgody, zgodnie z art. 32 ust. 1².[26]

Trzydniowej konsultacji z art. 52 § 3 k.p. nie można zatem utożsamiać z procedurą uzyskiwania zgody na zwolnienie szczególnie chronionego działacza.[16]

Inny przykład stanowią radni gminy. Art. 25 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wymaga uprzedniej zgody właściwej rady na rozwiązanie stosunku pracy z radnym. Przed wręczeniem pisma trzeba więc zweryfikować nie tylko Kodeks pracy, lecz także przepisy dotyczące statusu konkretnej osoby.[27]

Doręczenie i skuteczność oświadczenia

Oświadczenie musi dotrzeć do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. Zasada ta wynika z art. 61 k.c., stosowanego w sprawach pracowniczych na podstawie art. 300 k.p. Samo podpisanie dokumentu lub pozostawienie go w aktach osobowych nie wystarcza.[14][6]

Przy osobistym wręczeniu pisma warto uzyskać potwierdzenie odbioru. Podpis pracownika potwierdza otrzymanie dokumentu, a nie zgodę na zwolnienie. Odmowa podpisania potwierdzenia nie przekreśla skuteczności oświadczenia, jeżeli pracownik miał możliwość poznania jego treści.

Trzeba przy tym odróżnić skuteczność rozwiązania umowy od jego zgodności z prawem. W wyroku z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98, SN wskazał:

„Ustne oświadczenie woli pracodawcy o rozwiązaniu umowy o pracę przekazane pracownikowi przez bezpośredniego przełożonego jest skuteczne”.[28]

Niezachowanie formy pisemnej może zatem prowadzić do ustania zatrudnienia, mimo że rozwiązanie umowy jest wadliwe. Pracownik powinien zakwestionować je w odpowiednim terminie przed sądem pracy.

Wynagrodzenie, urlop i świadectwo pracy

Zwolnienie dyscyplinarne nie pozbawia pracownika prawa do wynagrodzenia za wykonaną pracę, o którym mowa w art. 80 k.p.[29] Pracownikowi co do zasady przysługuje również ekwiwalent za niewykorzystany urlop na podstawie art. 171 § 1 k.p.[30]

Art. 171 § 4 k.p. wiąże wypłatę ekwiwalentu z ustalonym terminem wypłaty wynagrodzenia.[31] Jeżeli termin ten przypada przed dniem ustania zatrudnienia, ekwiwalent należy wypłacić w ciągu dziesięciu dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Gdy tak ustalony termin jest dniem wolnym od pracy, wypłata powinna nastąpić w dniu poprzedzającym. Wyjątek ten przewiduje art. 171 § 5 k.p.[32]

W świadectwie pracy wskazuje się tryb i podstawę prawną rozwiązania stosunku pracy. Dokument nie służy szczegółowemu przedstawianiu zarzutów ani ocenianiu pracownika.[33]

Jeżeli z orzeczenia sądu pracy wynika, że rozwiązanie umowy bez wypowiedzenia z winy pracownika naruszało przepisy, art. 97 § 3 k.p. zobowiązuje pracodawcę do zamieszczenia w świadectwie informacji o rozwiązaniu umowy za wypowiedzeniem dokonanym przez pracodawcę.[34]

Odwołanie do sądu pracy i ugoda

Pracownik może żądać przywrócenia do pracy albo odszkodowania na podstawie art. 56 § 1 k.p.[37] Termin na wystąpienie do sądu wynosi 21 dni od doręczenia zawiadomienia o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, zgodnie z art. 264 § 2 k.p.[38]

Odszkodowanie z art. 58 k.p. odpowiada wynagrodzeniu za okres wypowiedzenia. Przy umowie na czas określony nie może przewyższać wynagrodzenia za czas, do którego umowa miała trwać.[39]

Sąd bada zarówno zasadność wskazanej przyczyny, jak i zachowanie procedury. W wyroku z 15 stycznia 2025 r., III PSKP 20/24, SN podkreślił:

„Obowiązek udowodnienia przyczyn rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika spoczywa na pracodawcy”.[40]

Przy zarzucie ciężkiego naruszenia obowiązków pracodawca musi wykazać także wymagany stopień winy. Nie może zastąpić przyczyny wskazanej pracownikowi innym zdarzeniem, ujawnionym dopiero na potrzeby procesu.[12][40]

Jeżeli pracownik uchybił terminowi bez swojej winy, może wystąpić o jego przywrócenie na podstawie art. 265 § 1 k.p.[41] Wniosek składa się w ciągu siedmiu dni od ustania przyczyny uchybienia, uprawdopodabniając okoliczności uzasadniające przywrócenie. Wymagania te wynikają z art. 265 § 2 k.p.[42]

Strony mogą również zawrzeć ugodę, ustalając rozliczenia oraz ewentualną zmianę sposobu zakończenia zatrudnienia. Same prywatne negocjacje nie zatrzymują jednak biegu terminu na wniesienie pozwu. Treść ugody powinna uwzględniać jej skutki dla świadectwa pracy oraz świadczeń dla bezrobotnych.

Podsumowanie

1. Oświadczenie wymaga odpowiedniej formy. Powinno być podpisane własnoręcznie przez pracodawcę lub osobę uprawnioną albo opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Zwykły e-mail lub skan pisma nie zapewnia zachowania wymaganej formy.
2. Przyczyna zwolnienia musi być rzeczywista i konkretna. Pracownik powinien wiedzieć, jakie zachowanie mu zarzucono. Pracodawca nie może dopiero przed sądem zastępować wskazanej przyczyny innym zdarzeniem.
3. Pracodawca musi zachować miesięczny termin. Przed jego upływem oświadczenie powinno dotrzeć do pracownika w sposób umożliwiający zapoznanie się z treścią. Samo sporządzenie lub wysłanie pisma nie wystarcza.
4. Konsultacja związkowa nie zawsze wystarcza. W niektórych przypadkach szczególnej ochrony zatrudnienia konieczne jest uzyskanie zgody właściwego podmiotu. Trzeba odróżnić taką zgodę od niewiążącej opinii związku.
5. Pracownik zachowuje prawo do rozliczenia i zakwestionowania zwolnienia. Dyscyplinarka nie odbiera należnego wynagrodzenia ani co do zasady ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Na żądanie przywrócenia do pracy lub odszkodowania pracownik ma 21 dni od doręczenia zawiadomienia, również gdy rozwiązanie umowy jest wadliwe.

Objaśnienia

[1] Art. 52 § 1 Kodeksu pracy.

[2] Art. 30 § 1 pkt 3 Kodeksu pracy.

[3] Art. 30 § 3 Kodeksu pracy.

[4] Art. 3¹ Kodeksu pracy.

[5] Art. 78 § 1 Kodeksu cywilnego.

[6] Art. 300 Kodeksu pracy.

[7] Art. 78¹ § 1 Kodeksu cywilnego.

[8] Art. 78¹ § 2 Kodeksu cywilnego.

[9] Art. 30 § 4 Kodeksu pracy.

[10] Art. 30 § 5 Kodeksu pracy.

[11] Wyrok Sądu Najwyższego z 14 grudnia 1999 r., I PKN 444/99,

[12] Wyrok Sądu Najwyższego z 22 marca 2016 r., I PK 94/15,

[13] Art. 52 § 2 Kodeksu pracy.

[14] Art. 61 Kodeksu cywilnego.

[15] Postanowienie Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2026 r., I PSK 10/26,

[16] Art. 52 § 3 Kodeksu pracy.

[17] Postanowienie Sądu Najwyższego z 13 listopada 2018 r., III PK 5/18,

[18] Art. 25¹ ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych,

[19] Art. 34 ust. 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

[20] Art. 39 Kodeksu pracy.

[21] Art. 41 Kodeksu pracy.

[22] Wyrok Sądu Najwyższego z 4 listopada 2015 r., II PK 283/14,

[23] Art. 177 § 1 Kodeksu pracy.

[24] Art. 32 ust. 1 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

[25] Art. 32 ust. 1¹ pkt 2 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

[26] Art. 32 ust. 1² ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych.

[27] Art. 25 ust. 2 ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym, tekst jednolity: Dz.U. z 2026 r. poz. 662.

[28] Wyrok Sądu Najwyższego z 24 marca 1999 r., I PKN 631/98,

[29] Art. 80 Kodeksu pracy.

[30] Art. 171 § 1 Kodeksu pracy.

[31] Art. 171 § 4 Kodeksu pracy.

[32] Art. 171 § 5 Kodeksu pracy.

[33] Art. 97 § 2 Kodeksu pracy.

[34] Art. 97 § 3 Kodeksu pracy.

[37] Art. 56 § 1 Kodeksu pracy.

[38] Art. 264 § 2 Kodeksu pracy.

[39] Art. 58 Kodeksu pracy.

[40] Wyrok Sądu Najwyższego z 15 stycznia 2025 r., III PSKP 20/24,

[41] Art. 265 § 1 Kodeksu pracy.

[42] Art. 265 § 2 Kodeksu pracy.

Podstawy prawne:

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 1245).
2. Ustawa z dnia 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 549).
3. Ustawa z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2026 r. poz. 662 z późn. zm.).

Stan prawny aktualny na dzień 4 listopada 2026 r.

Klaudia Sołtysik – aplikantka radcowska w Kancelarii Radcy Prawnego Małgorzaty Gach