Zakup odzieży przez przedsiębiorcę – kiedy może być kosztem uzyskania przychodów.

Zdjęcie z Freepik

Przypomnijmy …

W świetle art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) oraz art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych (ustawa o CIT) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią koszty wymienione w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT oraz w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT .

Poniesiony przez podatnika wydatek będzie kosztem uzyskania przychodów, jeżeli:

„(…) spełnia łącznie następujące warunki: został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika; jest definitywny (rzeczywisty), czyli wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona; pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą; poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów; został właściwie udokumentowany i nie może znajdować się w grupie wydatków, których (…) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów”.

Tak WSA w Łodzi w uzasadnieniu wyroku z dnia 19 listopada 2019 r. (sygn. akt I SA/Łd 454/19, Legalis nr 2256601).

Sprawdź:

• Wydatek na zakup i utrzymanie psa a koszty podatkowe – wątpliwości przedsiębiorców (1)
• Wydatek na zakup i utrzymanie psa a koszty podatkowe – wątpliwości przedsiębiorców (2) 

Wydatki na cele osobiste, czyli jakie

Wydatkami na cele osobiste będą koszty zakupionych towarów lub usług z których przedsiębiorca korzysta w swojej działalności gospodarczej i poza nią.

W przypadku wydatków na ubiór przedsiębiorcy:

„Garnitur podobnie jak koszula i inne elementy garderoby są ze swej natury rzeczami osobistymi, których zakup nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodu, bez względu na to czy i w jakim stopniu są używane w trakcie wykonywanej działalności. Wydatki na ten cel są wydatkami ściśle osobistymi, związanymi z realizacją osobistych potrzeb, niezależnie od prowadzonej działalności, bądź wykonywanej pracy”.

Tak, przykładowo NSA w uzasadnieniu wyroku z dnia 25 listopada 2015 r. (sygn. akt  II FSK 2213/13, Legalis nr 1395180) oraz WSA w Warszawie w uzasadnieniu wyroku z dnia 17 marca 2021 r. (sygn. akt III SA/Wa 2222/20, Legalis nr 2616688).

Wyjątek będzie stanowił zakup odzieży z naszytym na niej logo firmy. W uzasadnieniu wyroku z dnia 25 kwietnia 2018 r. (sygn. akt  III SA/Wa 1649/17 ,Legalis nr 1837855) WSA w Warszawie zgodził się z organem podatkowym, że:

  „Nie można (-) garnituru (nieoznaczonego logo firmy) traktować jako pozostający w bezpośrednim związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, skoro zaspokaja on również potrzeby codziennego życia Strony”.

Zobacz także: Przedsiębiorca nie zawsze zaliczy wydatki poniesione na rehabilitację do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej (1) 

Podatnicy pytają, organ skarbowy wyjaśnia ich wątpliwości

Na temat wydatków na odzież dla przedsiębiorcy wielokrotnie wypowiadał się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w wydawanych przez siebie interpretacjach indywidualnych przepisów prawa podatkowego.

Zobaczmy przykład:

Wnioskodawca jest adwokatem. Koszule i garnitury kupuje „w celu wykorzystania wyłącznie przy wykonywaniu obowiązków zawodowych. Wnioskodawca nie ma możliwości robienia naszywek (na butach i garniturach) ponieważ wygląda to nieestetycznie oraz klienci niejednokrotnie nie życzą sobie aby Wnioskodawca przy wykonywaniu zlecenia występował z logiem swojej firmy”.

Podatnik chciał wiedzieć „Czy koszty odzieży i obuwia są kosztem uzyskania przychodu z prowadzenia Kancelarii Adwokackiej w formie jednoosobowej działalności gospodarczej i jako takie mogą być odliczane od uzyskanego przychodu, celem ustalenia wysokości należnego podatku dochodowego?”

W interpretacji indywidualnej wydanej 25 września 2020 r. (sygn. 0114-KDIP3-1.4011.540.2020.1.MK1) organ skarbowy uznał, że:

„Wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zakup odzieży (ubrań oraz obuwia) nie mogą być również uznane za wydatki poniesione na zakup stroju służbowego. (…) Poprawa wizerunku dzięki odpowiedniej odzieży, tj. eleganckich ubrań, butów, nie może stanowić przesłanki pozwalającej uznać przedmiotowe wydatki za koszty uzyskania przychodu.

(…) W związku z powyższym stwierdzić należy, że wydatki związane z zakupem odzieży i obuwia mają charakter wydatków osobistych i w konsekwencji nie można ich uznać za ściśle związane z działalnością gospodarczą i nie mogą one stanowić kosztów uzyskania przychodów. Brak jest bowiem związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem a uzyskiwaniem przychodów”.

Co na to NSA?

Powyższą interpretację indywidualną podatnik zaskarżył do WSA w Warszawie. Wyrokiem z dnia 17 marca 2021 r. (sygn. akt III SA/Wa 2222/20) skargę oddalono. Następnie została złożona  skarga kasacyjna. W wyroku z dnia 5 czerwca 2024 r. (sygn. akt  II FSK 1116/21) NSA również ją oddalił jako niezasadną.

W uzasadnieniu orzeczenia czytamy:

„W przypadku osoby wykonującej zawód adwokata takim niezbędnym do jego wykonywania elementem garderoby jest toga, (…) adwokat obowiązany jest używać występując przed sądem; jest to odzież specjalna, noszona tylko w związku z wykonywaną pracą, której charakter uniemożliwia wykorzystywanie jej dla celów osobistych. Wydatek na nabycie togi adwokackiej może być zatem kwalifikowany jako koszt uzyskania przychodów, poniesiony w celu zabezpieczenia źródła przychodów. Do tej kategorii nie należą jednak garnitury lub obuwie, które zaspokajają potrzeby indywidualne, nie związane z wykonywanym zawodem, a wynikające z przyjętej obyczajowości w kontaktach społecznych”.

Kiedy zatem odzież przedsiębiorcy nie będzie miała tzw. „charakteru osobistego”?

Odpowiedź na to pytanie przynosi  interpretacja indywidualna  wydanej w dniu 16 października 2023 (sygn. 0112-KDIL2-2.4011.565.2023.3.IM). Dyrektor KIS wskazał w niej, że:

„(…) aby wydatki na zakup ubrań wymaganych przez Kancelarię można było uznać za koszty uzyskania przychodów prowadzonej (…)  działalności gospodarczej, to ubiór ten musi utracić charakter osobisty, np. przez trwałe opatrzenie zakupionej odzieży cechami charakterystycznymi logo reprezentowanej przez Pana firmy”.

Tożsame stanowisko wynika z interpretacji indywidualnej z dnia 28 października 2024 r. (sygn. 0111-KDIB2-1.4010.493.2024.1.AG) w której organ skarbowy stwierdził, iż  „wydatki na zakup garniturów i garsonek dla pracowników, opatrzonych logo firmy – jako koszty reklamy – można uznać za koszty uzyskania przychodów”.

Jak zostało wyjaśnione w interpretacji indywidualnej z dnia 21 lutego 2019 r. (sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.41.2019.1.RK):

„Logo stanowi graficzne przedstawienie inicjałów osoby Wnioskodawcy, jest stałym oznaczeniem firmy. Logo będzie trwale zamieszczone na zakupionej odzieży w widocznym miejscu i z tego też powodu ww. odzież, tj. koszule, garnitury, odzież wierzchnia, utraci charakter odzieży osobistej”.

Podsumujmy

Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się według skali podatkowej lub podatkiem liniowym mają możliwość zaliczenia wydatków poniesionych na zakup odzieży dla siebie do kosztów uzyskania przychodów.

Nie zawsze takie wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów podatkowych w prowadzonej działalności gospodarczej. W tym celu przedsiębiorca musi wziąć pod uwagę w jaki to ma związek z powstaniem przychodu lub zabezpieczeniem jego źródła w prowadzonej działalności gospodarczej. Jak wynika z uzasadnienia wyroku NSA z dnia 27 października 2016 r. w sprawie o sygn. akt II FSK 2747/14, Legalis nr 1534732 „(…) kryterium uznania danego wydatku za koszt uzyskania przychodu jest to, czy mógł się on potencjalnie przyczynić do osiągnięcia przychodów, bez względu na to, czy skutek ten się ziści”.

W interpretacji podatkowej wydanej w zakresie możliwości zaliczenia wydatku na zakup odzieży służbowej do kosztów uzyskania przychodu z dnia 4 października 2018 r. (sygn. 0111-KDIB2-3.4010.212.2018.4.PB) czytamy:  

„(…) w ramach prowadzonej działalności gospodarczej wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reklamę pod warunkiem jednak wykazania, że odzież utraciła charakter odzieży osobistej z uwagi na opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (logo, krój, kolor). W przeciwnym wypadku są to wydatki typowo osobiste”.

Podstawa prawna:

Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1  Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych

Art. 15 ust. 1 , art. 16 ust. 1 Ustawy o podatku dochodowym od  osób prawnych

Stan prawny na dzień 13 maja 2025 roku

Małgorzata Gach, Wanda Książek