W jaki sposób powinny być oznaczone pisma spółek handlowych ?

Jakie ogólne dane w zakresie swojej działalności ujawniają spółki handlowe ?

Na podstawie art. 34 Ustawy o Krajowym Rejestrze sądowym spółki handlowe wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego mają obowiązek podawania w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujących danych:

1. firmę lub nazwę,
2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności,
3. siedzibę i adres,
4. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer KRS.

Jakie szczególne dane w zakresie swojej działalności handlowe ujawniają spółki handlowe?

Zgodnie z dyspozycją art. 127 § 5, oraz art. 374 § 1 Kodeksu spółek handlowych (k.s.h.) pisma i zamówienia handlowe składane przez spółkę komandytowo akcyjna oraz akcyjną w formie papierowej i elektronicznej, a także informacje na stronach internetowych spółki powinny zawierać:

1. firmę spółki, jej siedzibę i adres,
2. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywana jest dokumentacja spółki oraz numer pod którym spółka jest wpisana do rejestru,
3. numer identyfikacji podatkowej (NIP),
4. wysokość kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego.

Spółka z o.o. podaje zakres informacji podanej pkt 1-3 jw. oraz wysokość kapitału zakładowego, a dla spółki, której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca umowy, do czasu pokrycia kapitału zakładowego, także informację, że wymagane wkłady na kapitał zakładowy nie zostały wniesione (art. 206 § 1 k.s.h.).

Natomiast w przypadku pism i zamówień składanych przez prostą spółkę akcyjną oprócz wymaganych elementów podanych w pkt 1-3 jw. zamiast wysokości kapitału zakładowego i kapitału wpłaconego należy podać wysokość kapitału akcyjnego (art. 300(61) § 1 k.s.h.).

Istotne!

W pismach i zamówieniach handlowych składanych przez spółkę w formie papierowej zamiast wysokości kapitału akcyjnego z dnia sporządzenia pisma albo zamówienia handlowego spółka może wykazać kapitał akcyjny według stanu na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego ze wskazaniem tego dnia. Jeżeli spółka nie była zobowiązana do sporządzenia sprawozdania finansowego na ostatni dzień poprzedniego roku obrotowego, wykazuje wysokość kapitału akcyjnego na dzień wpisu spółki do rejestru (art. 300(61) § 2 k.s.h.).

Będą zmiany…

Od 13 października 2022 r. wejdzie w życie Ustawa o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (ustawa nowelizująca k.s.h.) Wprowadza ona do polskiego porządku prawnego tzw. prawo holdingowe (grupy spółek).W związku z tym spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, prosta spółka akcyjna i spółka akcyjna będą miały obowiązek umieszczania w swoich pismach w wersji papierowej i elektronicznej oznaczenia grupy spółek, jeżeli spółka do niej należy (art. 1 pkt 7, pkt 21, pkt 30 ustawy nowelizującej k.s.h.).

Ważne!

Za niezgodność pism i zamówień handlowych przedsiębiorcy z przepisami k.s.h. sąd rejestrowy nałoży grzywnę. Stanowi o tym art. 595 § 1 k.s.h.:

„Kto, będąc członkiem zarządu spółki kapitałowej, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 206 § 1, art. 30061 § 1 i art. 374 § 1, nie zawierają danych określonych w tych przepisach albo, będąc komplementariuszem spółki komandytowo-akcyjnej uprawnionym do reprezentowania spółki, dopuszcza do tego, że pisma i zamówienia handlowe oraz informacje, o których mowa w art. 127 § 5, nie zawierają danych określonych w tym przepisie – podlega grzywnie do 5 000 złotych.”

Podstawa prawna:

• Art. 127 § 5, art. 206 § 1 , art. 300(61) § 1 – 2, art. 374 § 1, art. 595 § 1 Kodeksu spółek handlowych ( t.j. Dz.U. 2020.1526)

• Art. 34 Ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U.2021.112)

• Art. 1 pkt 7, pkt 21, pkt 30 Ustawy z dnia 9 lutego 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks spółek handlowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2022.807)

Stan prawny na dzień 20 czerwca 2022 roku

Małgorzata Gach

Wanda Książek